University Transportation Committee  August 20, 2012 | 11:30 a.m. | Gerberding 142 

  Present:  Josh Kavanagh, Transportation Services  Ron Kahler, Fleet Services  Mark Stanley, Student Life and HFS  Patricia Riley, UWMC  Matt Weatherford, PSO Representative  Peter Dewey, Transportation Services  Bob Ennes, Health Sciences Academic Services & Facilities  John Vinson, UWPD  Colin Morgan‐Cross, GPSS Representative  Melanie Mayock, GPSS Representative  Austin R. Bell, ASUW Representative  Alicia Halberg, Transportation Services  Steve Kennard, Real Estate Office  Evan Smith, ASUW Representative  Celeste Gilman, Transportation Services  Miranda Leidich, SLU  Mariann Woodland, Transportation Services 

  Absent:  Miles Fernandez, ASUW Representative  Sean Wilson, ASUW Representative  Scot Rastelli, GPSS Representative  John Schaufelberger, Faculty Representative  Chuck Treser, Faculty Representative  TBA, Faculty Representative  Luther Martin, WFSE  April Millar, WSNA  Laura Davenport, SEIU 925  Dan Erickson, ICA  Rebecca Barnes, Planning and Budgeting  Kristin Francisco, Disability Services Office  Jean Garber, Dentistry  TBA, Labor Relations  1. Meeting called to order at 11:33 a.m. ‐ Josh Kavanagh  a. Adjustments to the agenda  i. Josh Kavanagh would like to add a “committee processes” item between  items two and three.  ii. Celeste Gilman has an update about Montlake bridge openings, which she  can present as item 12. 

iii. Dan Erickson, the ICA representative, is not here, therefore the Husky  Stadium TIP update will be tabled until the September meeting.  b. Approval of July’s meeting minutes  i. All approved, none opposed, no abstentions.    2. Committee processes ‐ Josh Kavanagh  a. UTC will be officially rechartered under the auspices of Facilities Services  i. There will be no changes to the UTC’s charge as it is listed on the meeting  agendas.   ii. Voting members will receive official appointment letters in the mail.   iii. In the coming months the UTC will formalize bylaws and have a more official  outline in its duties as a committee.    3. Fleet rates ‐ Ron Kahler  a. Fleet has seen its costs increase by $105k due to risk management liability charges.   i. There are new understandings about the origin and understanding of liability  costs within the fleet.  1. The liability costs are significantly skewed between vehicle types;  this impacts the 12‐ passenger vans the most.  a. These vehicles are prone to accidents, more so than others in  the fleet, and the consequences of these accidents are  usually significant.  b. Fleet’s analytical staff brought these new costs, as well as the costs for the driver  training program, into the rate structure. The staff distributed the costs in a way  that was more rational and equitable than flatly rationing it across all vehicles.  i. They used Fleet’s five‐year liability claim history to model which classes  within the fleet drove up liability claims and then applied these charges on a  by‐class basis.  1. A number of vehicle classes did not experience any significant  liability changes and may even see a rate decrease.  2. Passenger vans and police vehicles had a disproportionate amount of  claims.  3. This new methodology is accurate and fairer for Fleet’s customers;  it’s a more equitable approach than past practices.  ii. Fleet’s proposal is to return with a mid‐year update of rates to deal with this  new $105k charge from risk management as well as the added costs of the  training program, which was not included in the original rate package.  1. Josh Kavanagh hopes the UTC will recommend moving these  proposed Fleet rates forward.  c. Comment (John Vinson): This new cost distribution would result in a $9k increase in  costs for UWPD, which is already on a very tight budget.  i. Comment (Josh Kavanagh): The new charge is associated with the propensity  for police vehicles to have claims. This liability distribution looks specifically  at the last five years and allocating a cost that Fleet had previously covered.  While it’s an increase, it’s a fair increase because Fleet looked at where  these charges originated. 

d. Question (John Vinson): What would happen if UWPD traded in its older vehicles?  i. Comment (Josh Kavanagh): These charges are backward‐looking and these  charges would be reallocated to the new vehicles.  e. Question (Josh Kavanagh): Is there an endorsement to distribute liability costs in the  Fleet based on where liability charges originate? Endorsement of this rate package  will be taken forward for more accounting and analysis.  i. Peter Dewey moves this item, Patricia Riley seconds. Josh Kavanagh, Mark  Stanley, Patricia Riley, Matt Weatherford, Peter Dewey, Bob Ennes, Colin  Morgan‐Cross, Melanie Mayock (carrying two votes), Austin Bell, Steve  Kennard, Evan Smith (carrying two votes), Celeste Gilman and Miranda  Leidich vote in favor; John Vinson opposes; no abstentions.    4. 12‐ passenger van training ‐ Ron Kahler  a. So far, 99 people have been trained by UWPD’s team. Only two have not passed,  and seven people have not showed up for training. There are 140 people signed up  through the end of August and another eight classes in September. The training has  utilized all six officers that SWERVE trained for this course.  b. Training costs are near what Fleet had anticipated, though not all charges have been  received yet.  c. Fleet would like to thank UWPD for their partnership on this training program.    5. Managed fleet program ‐ Ron Kahler  a. Executive Order 0501 came out from Gov. Gregoire several years ago, but only  recently has been enforced by general services in Olympia on the state’s motor pool.   i. This directive states that all state‐owned vehicles must be in a managed  fleet.  ii. There are only about 62 University‐owned vehicles that are not currently in  the managed fleet. About 23 different groups own those 62 vehicles. Several  of these vehicles are located in other states, or even in other countries.  1. Fleet is working with those different departments to bring them into  the managed fleet.  2. This will cost those departments about $4.80/day, or about  $150/month per vehicle.  iii. This directive states that all state‐owned vehicles must be in a managed  fleet.  b. Question (Melanie Mayock): What does the term “managed fleet” entail?  i. Comment (Ron Kahler): The departments can own vehicles, but the managed  fleet takes care of the paperwork, reporting to the state on vehicle mileage,  fuel use, costs and inventory. There are additional components listed in the  executive order, but a mainstay includes verifying that vehicles comply with  state and federal vehicle standards and other requirements.   ii. There are only about 62 University‐owned vehicles that are not currently in  the managed fleet.  c. Question (Melanie Mayock): What was the purpose of the executive order?  i. Comment (Ron Kahler): I speculate that it was to resolve issues with  unknown state‐owned vehicles that needed to be replaced. 

ii. Comment (Josh Kavanagh): The purpose of the executive order is to support  efficiency and to enable implementation of other executive orders or rules  governing state vehicles that already exist. Unless there’s some sort of  centralized management, other orders or rules can be very difficult to  enforce or ensure compliance. Fleet managers are now in a better position  to track vehicles and ensure agency compliance.  d. Comment (John Vinson): The police department has 15 other vehicles that aren’t  managed by Fleet; we see this move as a money‐making strategy on TS’ part  because UWPD already does these requirements on its own.  i. Comment (Josh Kavanagh): TS would be happy to spend more time offline to  talk about this issue further. There are significant questions about the ability  of a standalone department to handle issues such as recall management, to  name one. Beyond state compliance, we work to make sure institutional  reporting is efficient and complete and that the same standard is used to  aggregate that information.  1. It is TS’ interpretation of the governor’s order, briefed at Charles  Kennedy’s level, that this will be compulsory in the near future.  ii. Comment (John Vinson): One of the challenges UWPD faces is cost. The  department’s budget is only about $50k for the year. Out of the roughly 23  cars in UWPD’s own fleet, only seven or eight of them are a part of TS’ fleet.  Having fewer vehicles in TS’ fleet saves UWPD about $30k in estimated costs  over the course of six years.  1. UWPD feels that they are paying Fleet $3k to manage cars for them,  when they feel they would be capable of managing the cars on their  own.  2. UWPD has its own fleet manager who already works closely with Ron  Kahler and the TS Fleet shop.  3. These price increases are very significant in terms of UWPD’s overall  budget. These issues have significant financial impacts on UWPD that  could be tough to bear in this economy.  a. Comment (Bob Ennes): Chief Vinson has a fair point; UWPD  has a large number of vehicles, and if they can meet the  same reporting requirements at a lower cost that would be  more beneficial for them.  i. Comment (Josh Kavanagh): I will certainly entertain  that possibility, although, there is, in general, and not  specifically at UWPD, a lack of understanding about  the compliance and reporting process and best  practices in fleet management.  ii. Comment (Peter Dewey): The cost, $4.85 per day per  vehicle‐‐any vehicle that spends at least 12 hours in  the shop each year will recoup all of those costs.  iii. Comment (Josh Kavanagh): Additionally,  transparency is important to TS and the department  is in the process of accounting out these costs so that 

6.

7.

8.

9.

customers can see exactly where their dollars are  going.  iii. Comment (Josh Kavanagh): The previous vote was for a liability insurance  that is backward looking and is not associated with the managed fleet.  e. Question: When does this managed fleet executive order take effect?  i. Comment (Josh Kavanagh): The executive order came into place in January  2005 ‐ it was an unfunded mandate that came before both Josh and Ron  joined TS.   f. Josh Kavanagh and John Vinson will discuss this issue more separately.    Faculty/Staff U‐PASS subcommittee update ‐ Matt Weatherford  a. At the last subcommittee meeting members met with UW’s legal counsel to more  closely examine the different funding options for making the faculty/staff U‐PASS  program more sustainable.   b. An agenda has not been set for the next meeting.    South Campus Transportation Committee update ‐ Bob Ennes  a. The full committee has not met since the last UTC meeting, but the subcommittee  looking at allocations has met.   b. The allocation subcommittee is looking at imposing a freeze on new allocations.  i. A freeze began in 2009, but many schools have asked for exceptions. TS is  seeking to put a stop to these exception requests, but wants to have a plan  in place to allow for some flexibility for individual units.  c. Once the freeze is in place, the full committee will be able to look towards a more  final allocation system.    Universal Student U‐PASS Advisory Board update ‐ Austin R. Bell  a. The Advisory Board has been discussing and re‐evaluating the NightRide program.  NightRide and UWPD’s NightWalk program have been working together in an effort  to make both programs better for students.  b. The board continues in its committment to shared governance policies as the  student employee’s arbitration is sorted out by the administration.  i. Currently, the Advisory Board’s position is that the ASUW and GPSS created  the Universal U‐PASS program and that there are state laws outlining the  governance and creation of this fee. The Memorandum of Understanding  regarding the fee says that any change or deletions of the program needs  both ASUW and GPSS’ consent.  1. Conversations are ongoing at this point.    Arbitration ‐ Josh Kavanagh  a. The situation is currently difficult to predict, but Josh Kavanagh gets the impression  that the administration is looking at redefining the population that is a part of the  universal program to exclude some or all academic student employees (ASEs).  i. There are significant logistical issues surrounding this issue. This population  is not defined at the time in the quarter when the student fee is applied.  

b. There is an agreement with UW Human Resources about the concept of, regardless  of funding source, if a population were to be defined out that it would be structured  as a rebate, rather than a refund or exclusion.  c. The issue continues to be dramatic and Josh Kavanagh will keep the UTC informed,  though there may not be any closure by next month’s meeting.    10. Boot program overview ‐ Mariann Woodland  a. On September 17 parking enforcement will begin a booting program that everyone  will love to hate.  b. Currently when a registered owner compiles fines for $195 or more they receive a  notice followed by a default notice. After that, they are put on a list and parking  enforcement officers will impound (tow) them.  c. Booting will cost less, $75 v. $160, and is easier to take care of. The customer can  come into the office, take care of their citations, and have the boot removed in a  timely manner. They will no longer need to make arrangements to get to a tow yard  and deal with a third party ‐ the entire transaction will be handled in hour.  d. The booting program will result in improved customer service for students and their  parents. Transportation Services can get people back into their vehicles and on the  road more quickly, and they will still have access to personal effects such as laptops  and books.  i. Tow yards are difficult for some students as many cars are still registered in  a parent’s name and the tow yards sometimes wanted the registered owner  present in order to return the car.  e. Transportation Services expects this will affect approximately 450 customers, but  they would be towed otherwise. They will be notified of this change.  f. Comment (Peter Dewey): Seattle instituted a booting program last year, so TS is  following their lead on this program. Currently there are something like 10 tows  each month.  g. Question (Bob Ennes): How long does the car stay there, booted?  i. Comment (Mariann Woodland): Cars will stay booted for 72 hours, after that  they will be impounded for up to 24 days.  h. Customers will only be booted during regular business hours, and booting will end at  noon on Fridays, which is consistent with towing hours.   i. If someone receives a boot at noon on a Friday TS will try to send them some  type of communication.   ii. Question (John Vinson): What will happen after 9 p.m. when the gatehouses  close?  1. Comment (Mariann Woodland): Currently customers tend to call  UWPD at 9:30 p.m. or afterhours for towed vehicles, so it wouldn’t  be any different. Though seeing your car and not being able to drive  it may have a different psychological impact.  a. UWPD and TS will have more discussions about after‐hours  customer service in regards to the booting program.    11. Pacific Street HOV/transit‐only lane update – Celeste Gilman 

a. Celeste Gilman conveyed to SDOT the UTC’s support for making the current HOV  lane on Pacific Street a transit‐only lane. It will be converted to a standard BAT lane  (business access and transit) so that customers can still make right lanes into  UWMC.  b. Transportation Services is considering making a request that Vanpool vehicles be  allowed to use the BAT lane—this is not something that is standard in the city, but it  is something that the city’s traffic engineer could do to support our Vanpool  program.  c. Celeste is still waiting to hear more information about the queue jump timing for the  intersection of Pacific and Montlake.  12. Montlake bridge operation – Celeste Gilman  a. The bridge operates 24 hours a day. It is a federal law that U.S. Coast Guard marine  traffic has the right of way over vehicular traffic.  i. Vessels can be held for up to 10 minutes and there are peak hour  restrictions.  1. April 31 through August 31 there are no bridge openings between 7‐ 9 a.m. and 3:30‐6:30 p.m.  2. September 1 through April 30 there are no bridge openings between  7‐10 a.m. and 3:30‐7 p.m.  b. About 400 vessels pass through each month, about 2,500 each year. The Montlake  bridge has much more traffic than any of the other bridges across the ship canal.    13. Parking system replacement and business rules – Peter Dewey  a. Transportation Services is currently in the process of articulating what its current  products and services are, and what it will want to change in the future.  i. TS has a very complicated set of products and services and it is looking at  potentially keeping them the same, changing them, or discontinuing them.  1. If there are products that UTC members think should be saved,  changed or removed then they ought to notify Peter Dewey  ([email protected])  ii. Currently there are many complex systems, services and products serving  small populations. TS wants to simplify the system and align it with the  values identified by the UTC at previous meetings.  b. When the department looked at implementing new computer systems, it felt it  would be more deliberate to identify the reasons why products and services are the  way that they currently are.  c. The desire is to go out to proposal this fall, select a company in the winter, and start  implementing the new system in phases in spring through fall 2013.  d. We’ve also been talking to other universities about their systems.   i. For example, as UTC members might know, the plan is to change from a  physical permit system to a virtual permit system that would be based on  license plate numbers.  1. University of Maryland has this system with 19k parking stalls. They  are not 100% virtual, but they’ve implemented their system using  mobile recognition vehicles.   

14. Agenda for next meeting – Josh Kavanagh  a. Husky Stadium TIP update – Dan Erickson  b. Parking System Replacement and Business Rules – Peter Dewey