PASCASARJANA STAIN KUDUS
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi
Sti..11/PASCA0/PP.00.9/04.a./2013 11 Maret 2013
Tanggal Efektif
1 April – 26 Juli 2013
Disahkan Oleh
Ketua STAIN KUDUS
SOP
PENDAFTARAN MAHASISWA BARU (PMB) & UJIAN MASUK PASCASARJANA MAGISTER (S.2) Dasar Hukum :
1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan; 5. Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1997 tentang Pendirian Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; 6. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 115/KMK.106/2001 tentang Tata Cara Penggunaan PNBP Pada Perguruan Tinggi Negeri; 7. Keputusan Menteri Agama Nomor 156 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengawasan , Pengendalian Dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana pada Perguruan Tinggi Agama Islam; 8. Keputusan Menteri Agama Nomor 353 Tahun 2004 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Perguruan Tinggi Agama Islam; 9. Keputusan Menteri Agama Nomor 88 Tahun 2008 tentang Statuta Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus: 10. Keputusan Menteri Agama Nomor 295 Tahun 1997 tentang Organisasi dan Tata
Kualifikasi Pelaksanaan : 1. Pelaksanaan Pendaftaran Mahasiswa Baru : a. Calon Mahasiswa datang mengisi formulir pendaftaran PMB; b. Menyerahkan formulir PMB ke petugas dengan melampirkan persyaratan yang telah ditetapkan di dalam pengumuman pendaftaran PMB; c. Calon mahasiswa membayar uang pendaftaran sebesar Rp. 200.000,- (Dua ratus ribu rupiah) kepada petugas Bank BRI yang bertugas sebagai penerima pembayaran uang pendaftaran; d. Calon mahasiswa menerima kwitansi bukti pembayaran pendaftaran MB dari petugas BRI. e. Calon mahasiswa baru menerima bukti peserta ujian/seleksi (Kartu Ujian) yang berisi tentang jadwal materi ujian, tanggal, hari dan tempat ujian serta pengumuman; 2. Pelaksanaan Seleksi/Ujian Calon Mahasiswa Baru a. Peserta ujian datang ke kampus menuju ruangan dengan membawa Bukti Peserta Ujian; b. Peserta Ujian menduduki kursi ujian sesuai dengan nomor ujian yang tertulis pada Bukti Peserta Ujian; c. Peserta Ujian menerima lembar soal dan Lembar Jawab Komputer (LJK); d. Peserta dapat mengerjakan soal sesuai dengan bunyi sirine yang telah ditetapkan dalam tata tertib ujian/seleksi; e. Peserta ujian harus mematuhi tata tertib ujian yang telah ditetapkan oleh ketua panitia ujian; f. Peserta ujian yang tidak membawa Bukti Peserta Ujian dapat meminta Surat Keterangan Pengganti ke petugas bagian sekeretariat; 3. Pengumuman Hasil Seleksi/Ujian a. Peserta seleksi calon mahasiswa baru dapat mengambil tanda lulus seleksi dengan menunjukkan Bukti Peserta Ujian b. Peserta seleksi calon mahasiswa baru dapat menunjukkan Tanda Lulus Seleksi ke petugas pengambilan tanda lulus seleksi. .
1
Kerja Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus: 11. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 37/PMK.02/2012 tentang Standar Biaya Tahun Anggaran 2013; 12. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Pendapatan Dan Belanja Negara; 13. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Petikan Tahun Anggaran 2013 Nomor : DIPA 025.04.2423636/2013 Tanggal 5 Desember 2012.
Keterkaitan : 1. Ketua STAIN; 2. Para Unsur Pimpinan; 3. Panitia PMB 4. Calon Mahasiswa Baru yang terdaftar; 5. Para dosen Pascasarjana 6. Para Tenaga Securety; 7. KPPN; 10.Bank BRI Cabang Kudus 11. Tenaga Medis & perawat
Peralatan/Perlengkapan : 1. Software dan hardware; 2. Komputer; 3. Printer; 4. Ruang Laboratorium tempat pendaftaran; 5. Jaringan; 6. Almari dokumen; 7. Alat tulis kantor (ATK); 8. Kursi dan meja; 9. Ruangan ujian/seleksi; 10. Papan Pengumuman 11. Tempat parkir; 12. Obat-obatan; 13. Pembatas pengamanan kendaraan; 14. Program SIA
Peringatan : 1. Jika peserta ujian tidak membawa bukti, maka peserta dibuatkan surat keterangan pengganti dapat mengikuti ujian yang ditandatangani ketua panitia; 2. Jika ada peserta yang melakukan pejokian, maka penitia dengan tegas menggugurkan atau tidak meluluskan; 3. Jika peserta ada yang mengalami sakit, maka diberi kesempatan untuk mengerjakan satu hari berikutnya, apabila masih belum sembuh maka dianggap tidak mengikuti ujian/seleksi
Pencatatan dan Pendataan : 1. Disediakan buku expedisi untuk mencatat seluruh surat keluar yang dibuat untuk dipublikasikan atau didistribusikan kepada yang berhak; 2.Disediakan buku inventaris untuk mendokumentasi surat yang yang masuk terkait dengan proses kegiatan PMB; 3.Disediakan buku Cheklist untuk mengecek atau mengoreksi seluruh rangkaian kegiatan dari awal hingga akhir/selesai kegiatan; 4.Disediakan Buku Dokumen kegiatan untuk mendokumentasikan seluruh kegiatan dari awal sampai akhir. Sebagai hasil kegiatan yang telah dilaksanakan dengan baik dan lancar.
2
4. Jika pada hari seleksi terjadi pemadaman listrik, maka genset siap dipergunakan. Definisi : 1. Pendaftaran mahasiswa baru adalah proses terjadinya transaksi antara calon pendaftar dengan petugas penerima mahasiswa baru dalam waktu tertentu dengan menggunakan program Sistem Informasi Akademik (SIA) yang dimiliki oleh STAIN Kudus dengan persyaratan tertentu; 2. Seleksi/ujian adalah proses evaluasi akademik yang dilakukan oleh calon mahasiswa baru yang telah lulus Sarjana Strata Satu dari berbagai jurusan di Perguruan Tinggi Swasta dan Negeri; 3. Hasil seleksi ujian penerimaan mahasiswa baru adalah proses penilaian hasil evaluasi akademik calon mahasiswa baru yang telah dilakukan dalam seleksi akademik.
Prosedur Pelaksana No
Aktivitas 1
2
Mutu Baku 3
Persyaratan/ Perlngkapan
Waktu
Kursi, meja , ATK, Mix, camera, LCD ,komputer dan materi rapat Kursi, meja ATK
45 menit
Daftar hadir rapat, hasil (kebijakan) dalam rapat panitia PMB
2 menit
Dokumen persyaratan yang masuk
Kursi, meja dan ATK
5 menit
Calon mhs baru mengisi data akademik yang dibutuhkan Formulir & kwitansi pembayaran lembar 2 & 3 (untuk pascasarjana & BRI ) Dokumen Bukti peserta ujian lembar ke 2 untuk pascasarjana & persyaratan yang telah lengkap & sah
A
Pendaftaran Mahasiswa Baru
1.
Rapat persiapan pendafataran PMB
Panitia PMB
2.
Penerimaan dokumen yang dipersyaratkan
Ptgs Pnrm Penfatara n CMB
3.
Pemberian formulir pendaftaran
Ptgs pnr pendaftar an CMB
4.
Penyerahan formulir yang telah diisi & pembayaran uang pendaftaran
Calon MB
Ptgs Pnr pndft n CMB
Ptgs BRI Cb. Kds
ATK; Komputer, Aplikasi SIA
3 menit
5.
Penyerahan kwitansi & bukti peserta Ujian/Seleksi
Ptgs Pnr pndftn CMB
Petug as BRI
Calon MB
ATK; Komputer, Aplikasi SIA
5 menit
B.
Seleksi/Ujian Masuk Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)
Calon Maha siswa Baru CMB
Output
Ket
3
1.
Rapat seleksi/ujian masuk PMB
Pnt.PMB
Peng mt & Kore ktor
2.
Pengamat & peserta ujian masuk ruang ujian 15 menit sebelum waktu ujian dimulai
Peserta ujian
Peng amat ujian
C.
Hasil Seleksi Ujian/Pengumuman & pengambilan Surat Tanda Kelulusan
1
Pengumuman hasil sekeksi ujian PMB
2
Pengambilan surat tanda kelulusan
Pnt bidang pengumu man CBM
Kursi, meja , ATK, Mix, camera, LCD dan komputer
45 menit
Daftar hadir rapat, hasil rapat ujian/selek si PMB
Ruang ujiantelah terisi psrt & pengmt
Peser ta ujian
Papan pengumuman & webside
2 hari
Hasil seleksi ujian PMB
Ptgs bid. peng umu man
Ruang Laboratorium
2 hari
Tanda Kelulusan menjadi CMB
4
FLOWCHART SOP PENDAFTARAN MAHASISWA BARU PASCASARJANA MAGISTER (S.2) START PENYERAHAN FORMULIR PENDAFTARAN KEPADA PENDAFTAR
PENDAFTAR MENGISI FORMULIR PENDAFTATAN PEMILIHAN PROGRAM STUDI MENYERAHAN FORMULIR YANG TELAH DIISI KE PETUGAS PENDAFTARAN DENGAN DISERTAI DOKUMEN PERSYARATAN PENDAFTARAN
MENYERAHKAN BIAYA PENDAFTARAN
MENERIMA BUKTI PESERTA UJIAN SELEKSI
MENGIKUTI UJIAN SELEKSI
PENYERAHAN TANDA KELULUSAN
FINISH
5
PASCASARJANA STAIN KUDUS
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
Sti.11./PASCA0/PP.00.9/04.b/2013 11 Maret 2013 15 – 21 Agustus 2013 & 20 – 30 Januari 2014 Ketua STAIN Kudus
SOP HER REGESTRASI MAHASISWA BARU/LAMA PASCASARJANA MAGISTER (S.2) Dasar Hukum : 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan; 5. Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1997 tentang Pendirian Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; 6. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 115/KMK.106/2001 tentang Tata Cara Penggunaan PNBP Pada Perguruan Tinggi Negeri; 7. Keputusan Menteri Agama Nomor 156 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengawasan , Pengendalian Dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana pada Perguruan Tinggi Agama Islam; 8. Keputusan Menteri Agama Nomor 353 Tahun 2004 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Perguruan Tinggi Agama Islam; 9. Keputusan Menteri Agama Nomor 88 Tahun 2008 tentang Statuta Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus: 10. Keputusan Menteri Agama Nomor 295 Tahun 1997 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus: 11. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 37/PMK.02/2012 tentang Standar Biaya Tahun Anggaran 2013; 12. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Pendapatan Dan Belanja Negara; 13. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Petikan Tahun Anggaran 2013 Nomor :
Kualifikasi Pelaksanaan : 1. Perolehan status para pendaftar yang lulus seleksi; 2. Penetapan sebagai mahasiswa baru STAIN; 3. Penetapan kembali sebagai mahasiswa STAIN bagi mahasiswa lama.
6
DIPA -025.04.2423636/2013 Tanggal 5 Desember 2012.
Keterkaitan : 1. Pimpinan STAIN 2. Petugas registrasi dan Her Registrasi 3. Petugas Bank/LOKET Pembayaran 4. Calon Mahasiswa/Mahasiswa lama
Peralatan/Perlengkapan : 1. Sistem Aplikasi Program Her Registrasi; 2. Sistem pembayaran SPP; 3. Komputer; 4. Printer; 5. ATK; 6. Ruang pembayaran dan jaringan; 7. Slip pembayaran SPP Pencatatan dan Pendataan : 1. Data jumlah mahasiswa aktif secara keseluruhan; 2. Data jumlah penerimaan realisasi dana SPP yang diterima.
Peringatan : 1. Agar selektif di dalam meneliti kartu peserta tes dengan tanda kelulusan bagi mahasiswa baru; 2. Agar selektif di dalam menerima uang pembayaran SPP; 3. Agar selektif di dalam menerima mahasiswa yang telah mengambil cuti kuliah bagi mahasiswa lama.
Definisi : Registrasi mahasiswa adalah proses pendaftaran ulang setiap calon mahasiswa baru yang dinyatakan lulus dalam ujian seleksi PMB; Her Registrasi adalah proses pendaftaran ulang setiap mahasiswa lama untuk dapat mengikuti kegiatan perkuliahan dan memperoleh hak-hak akademik sebagaimana ketentuan yang berlaku pada semester berjalan. Pelaksana
N o
Aktivitas
1
2
A a .
Daftar Ulang Mahasiswa Baru Menunjukkan Srt. Calon Ptgs Tanda Kelulusan maha pasca bagi mhs baru siswa yang dinyatak an diterima sebagai maha siswa baru
b .
Membayar SPP semester I
Calon maha Siswa Baru
c.
Menyerahkan Uang pmbyrn SPP
Calon maha Siswa Baru
d
Srt Pernyataan
Calon
Ptgs BRI di loket pemb yrn Ptgs BRI di loket pemb yrn Ptgs
3
Mutu Baku Persyaratan / Waktu Perlengkapa n
Output
STK
1 menit
Ptgs pasca meneri ma & memerik sa STK
Uang SPP
1 menit
SPP smt I
Transaksi pembayaran
2 menit
Srt
1 menit
Ptgs BRI memeriksa & menerima pembaya ran SPP CMB
Ket
7
sanggup menjadi mhs Pascasarjana lengkap dengan tanda tangan di atas materai 6000 rp
B 1 a . b. c.
maha Siswa Baru
Pasca sarja na
Daftar Ulang Mahasiswa Lama Untuk mahasiswa aktif : Menunjukkan MahaPtgs Kartu Mahasiswa siswa Pasca Semester lama sarja Akhir/lalu na Membayar SPP smt MahaPtsg berjalan siswa BRI lama Proses transaksi MahaPtgs pembayaran siswa Pasca lama sarja na
d. Pengambilan HSS
pernyataan kesanggupan sbg mhs
KTM
0,5 menit
Terperik sanya KTM
Uang SPP
0,5 menit
Slip pembyrn SPP
0,5 menit
Terbyrn ya biaya SPP mhs Diterima nya bukti (Slip) pembayra n SPP Dierima nya HSS yang lalu
Ptgs Dokumen HSS Pasca sarja na 2. Untuk mahasiswa yang aktif kembali dari cuti kuliah : a. Menyerahkan foto Maha Ptgs Foto copy srt copy srt ket. Cuti siswa Pasca cuti kuliah & smtr yang lalu cuti . KTM kuliah
b.
meneri ma srt pernyata an yang isinya ttng peraturan menjadi mhs
Mahasiswa lama
0,5 menit
Diterima nya srt cuti kuliah mhs smt lalu & diperiksa nya KTM SPP Smt kini terbayar kan
Maha Ptsg Uang SPP & Siswa BRI Slip pembyrn cuti SPP kuliah Pengunduran diri sebagai mahasiswa baru/lama Mengajukan surat Calon Ptgs Formulir permohonan MahaPasca pengunduran pengunduran diri siswa diri kepada Ketua Baru & STAIN Kudus Cq. lama Direktur Pascasarjaan
0,5 menit
0,5 menit
Diterima nya srt prmhn pengundu ran diri
b.
Srt pengunduran diri sbg CMB & mhs lama
c.
Pengambilan Surat
C
a .
Membayar SPP semester berjalan
0,5 menit
Calon MahaBaru siswa/l ama Mhs yang mengaj ukan
Ptgs Pasca
Proses pembuatan srt
1 menit
Proses transaksi
Ptgs Pasca
Proses penyerahan
1 menit
Mahasiswa menerima srt pengundur an diri 8
FLOWCHART SOP HER REGISTRASI A.
MAHASISWA BARU START MENYERAHKAN SURAT TANDA KELULUSAN
MEMBAYAR SPP SEMESTER I
MENERIMA SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN SBG MAHASISWA BERMATERAI 6000 & MENYERAHKAN PAS FOTO BERWARNA DENGAN BEGROUND WARNA MERAH
FINISH
9
FLOWCHART SOP HER REGISTRASI B.
MAHASISWA LAMA 1. Untuk mahasiswa yang aktif kuliah START MENUNJUKKAN KTM
MEMBAYAR SPP SEMESTER KINI
PENERIMAAN/PENGAMBILAN HASIL STUDI SEMESTER (HSS) YANG LALU
FINISH
10
FLOWCHART SOP HER REGISTRASI 2. Untuk mahasiswa yang aktif kembali dari cuti kuliah: START MENYERAHKAN FOTO COPY SK. IZIN CUTI SEMESTER YANG LALU
MEMBAYAR SPP SEMESTER KINI
FINISH
11
3. Pengunduran diri sebagai mahasiswa baru/lama START MENGAJUKAN SURAT PERMOHONAN MENGUNDURKAN DIRI
PROSES SK. PENGUNDURAN DIRI PENGAMBILAN SK. PENGUNDURAN DIRI
FINISH
12
PASCASARJANA STAIN KUDUS
Nomor SOP Tanggal Pembuatan
Sti.11/PASCA0/PP.00.9/4.c./2013 11 Maret 2013
Tanggal Revisi Tanggal Efektif
23 Juni 2014
Disahkan Oleh
Ketua STAIN Kudus
SOP
PERMOHONAN CUTI KULIAH BAGI MAHASISWA LAMA PASCASARJANA MAGISTER (S.2) Dasar hukum : 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan; 5. Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1997 tentang Pendirian Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; 6. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 115/KMK.106/2001 tentang Tata Cara Penggunaan PNBP Pada Perguruan Tinggi Negeri; 7. Keputusan Menteri Agama Nomor 156 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengawasan , Pengendalian Dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana pada Perguruan Tinggi Agama Islam; 8. Keputusan Menteri Agama Nomor 353 Tahun 2004 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Perguruan Tinggi Agama Islam; 9. Keputusan Menteri Agama Nomor 88 Tahun 2008 tentang Statuta Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus: 10. Keputusan Menteri Agama Nomor 295 Tahun 1997 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus: 11. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 37/PMK.02/2012 tentang Standar Biaya Tahun Anggaran 2013; 12. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Pendapatan Dan Belanja Negara; 13. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Petikan Tahun Anggaran 2013 Nomor : DIPA 025.04.2423636/2013 Tanggal 5 Desember 2012.
Keterkaitan : 1. Pimpinan STAIN
Kualifikasi Pelaksanaan : 1. Persiapan dan alasan akademis mengajukan cuti kuliah 2. Persyaratan Waktu Semester mengajukan cuti kuliah 3. Proses pelaksanaan mengajukan cuti kuliah
Peralatan/Perlengkapan : 1. Komputer; 13
2. Direktur Pascasarjana 2. Printer; 3. Bendahara Penerima PNPB 3. ATK; 4. Bagian pelayanan administrasi 4. KTM; pasacsarjana 5. Hasil Studi Semester (HSS) yang sudah 5. Mahasiswa diperoleh Peringatan : Pencatatan dan Pendataan : 1. Cuti studi dapat diberikan kepada 1. HSS yang lalu; mahasiswa sekurang-kurangnya pada 2. KTM; semester ketiga; 3. Daftar ulang/Her Regestrasi setelah cuti 2. Hak cuti mahasiswa sebanyak-banyaknya berakhir; 4 semester; 4. Disetujui oleh pembimbing Akademik 3. Cuti studi tidak boleh lebih dari 2 (dua) mahasiswa. semester secara berturut-turut; 4. Masa cuti diperhitungkan dalam masa studi kumulatif; 5. Permohonan izin cuti harus diajukan minimal 15 (lima belas) hari sebelum masa regestrasi/pembayaran SPP terakhir dan maksimal 15 hari setelah masa regestrasi/pembayaran SPP berakhir; 6. Permohonan izin cuti diajukan oleh yang bersangkutan dengan diketahui Dosen Pembimbing Akademik kepada Ketua melalui TU Pasacsarjana; 7. Mahasiswa yang mengambil cuti dibebaskan dari pembayaran SPP Definisi : Pengajuan cuti kuliah adalah pengajuan untuk tidak mengikuti kuliah selama satu semester atau sebanyak-banyaknya 2 semester selama masa studi 1
2
3
Persyaratan / Perlengkapa n
Waktu
Output Terwujud nya surat permoho nan izin cuti kuliah Diterima nya Surat permoho nan izin cuti kuliah Tersedian ya dokumen yang dipersyara tkan Diterima nya SK izin cuti kuliah Smt kini
1.
Membuat surat permohonan izin cuti kuliah
Maha siswa
Ptgs pasca
1 menit
2.
Menyerahkan surat permohonan kepada Ketua STAIN Cq, Direktur/TU Pascasarjana Melampirkan dokumen KTM & HSS terakhir
Maha siswa
Ptgs pasca
1 menit
Maha siswa
Ptgs pasca
Mengeluarkan surat Keputusan Ketua ttg izin kuliah
Ketua STAIN Kudus
Ptgs pasca
3.
5.
HSS yang lalu
1 menit
1 hari
14
FLOWCHART SOP PERMOHONAN CUTI KULIAH BAGI MAHASISWA LAMA PASCASARJANA MAGISTER (S.2) START MENGAJUKAN SURAT PERMOHONAN IZIN CUTI KULIAH KEPADA KETUA STAIN KUDUS Cq. DIREKTUR & DISETUJUI OLEH PEMBIMBING AKADEMIK
PROSES PEMBUATAN SK. CUTI KULIAH
PENGAMBILAN SK. KETUA TTG CUTI KULIAH.
FINISH
15
PASCASARJANA STAIN KUDUS
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi
Sti..11/PASCA0/PP.00.9/04.d./2013 11 Maret 2013
Tanggal Efektif
22 Agustus 2013
Disahkan Oleh
Ketua STAIN Kudus
SOP
PENYUSUNAN KARTU STUDI TETAP (KST) Dasar hukum : 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang
Pendidikan Tinggi; Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan; Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1997 tentang Pendirian Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; Peraturan Menteri Keuangan Nomor 115/KMK.106/2001 tentang Tata Cara Penggunaan PNBP Pada Perguruan Tinggi Negeri; Keputusan Menteri Agama Nomor 156 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengawasan , Pengendalian Dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana pada Perguruan Tinggi Agama Islam; Keputusan Menteri Agama Nomor 353 Tahun 2004 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Perguruan Tinggi Agama Islam; Keputusan Menteri Agama Nomor 88 Tahun 2008 tentang Statuta Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus: Keputusan Menteri Agama Nomor 295 Tahun 1997 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus: Peraturan Menteri Keuangan Nomor 37/PMK.02/2012 tentang Standar Biaya Tahun Anggaran 2013; Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Pendapatan Dan Belanja Negara; Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Petikan Tahun Anggaran 2013 Nomor : DIPA 025.04.2423636/2013 Tanggal 5 Desember 2012.
3. Peraturan 4. 5. 6. 7.
8. 9. 10. 11. 12.
13.
Keterkaitan : 1. Direktur; 2. Pusat Data dan Sistem Informasi Akademik Pascasarjana;
Kualifikasi Pelaksanaan : 1. Mahasiswa terdaftar sebagai mahasiswa aktif pada semester berjalan; 2. Entri matakuliah yang ditawarkan pada semester berjalan; 3. Penanda tanganan KST oleh Direktur & Pembimbing Akademik.
Peralatan/Perlengkapan : 1. Form KST; 2. Program SIA Pascasarjana; 3. Komputer; 16
3. Mahasiswa. Peringatan : 1. Pastikan program SIA tidak trouble; 2. Persiapkan kertas Contineous form; 3. Pastikan penandatanganan Pembimbing Akademik; 4. Pastikan kebenaran mata kuliah yang diambil sesuai dengan semesternya.
4. ATK; 5. Listrik; 6. Printer. Pencatatan dan Pendataan : 1. Mata Kuliah yang ditawarkan pada semester berjalan; 2. Mahasiswa tercatat sebagai mahasiswa aktif; 3. Program SIA Pascasrjana siap untuk dioperasikan;
Definisi : 1. Penyusunan KS adalah proses penentuan kegiatan pendidikan yang akan dilaksanakan Mahasiswa pada semester yang akan datang. 2. Mata Kuliah meliputi mata kuliah dan Tugas akhir 3. KST adalah Kartu Studi Tetap berisi daftar mata kuliah yang akan diambil mahasiswa pada semester yang akan datang Pelaksana No
Aktivitas
1
A 1.
Kartu Studi Tetap (KST) Menetapkan jadwal Mata Kuliah
2.
Menginput Mata Kuliah yang di tawarkan kedalam KST Menyiapkan kertas kontineous form & mencetak KST Mengambil KST
3.
4.
Mahasis wa Mahasis wa
2
Mutu Baku 3
Persyaratan / Perlngkapan
Waktu
Ket
Output
Ka. Prodi ES & MPI Ptgs. Plyn. Adm. Prodi
Kaldik Pascasarjana
1 minggu
Terwujudnya Jadwal Mata Kuliah Semester
Jadwal Kuliah Semester
2 minggu Tertuangnya mata kuliah pada KST mahasiswa
Ptgs. Plyn. Adm. Prodi
Daftar kode MK, sks, dan dosen pengampu
1 minggu
Tercetaknya mahasiswa
Ptgs. Plyn. Adm. Prodi Dosen Pemb . Akd.
1 minggu
Diterimanya KST ke tangan mahasiswa
2 hari
Disahkannya KST dengan ttd Pemb. Akd,
KST
5.
Melakukan konsultasi dengan dosen Pembimbing Akademik untuk meminta ttd
6.
Melakukan Mahasis pengesahan wa untuk distempel Pascasarjana
Ptgs. Plyn. Adm. Prodi
2 minggu
Disahkannya KST dengan stempel pascasarjana
7.
Menyerahkan lembar terakhir ke TU Pascasarjana
Ptgs. Plyn. Adm. Prodi
2 minggu
Terhimpunnya dokumen KST di arsip pascasarjana
Mahasis wa
17
10.
11.
12.
Mengolah KST menjadi daftar hadir Kuliah .Daftar hadir ujian (DHU), Daftar Nilai Ujian (DNU) Mengirim daftar hadir mhs Ke Dosen pengajar Mendistribusika n daftar hadir Ujian (DHU), daftar Nilai Ujian (DNU) kepada dosen dan mahasiswa
Dosen Pascasar jana Dosen Pascasar jana
Ptgs. Plyn. Adm. Prodi
2 minggu
Terwujudnya dok. DH, Kuliah, DHU, DNU
Ptgs. Plyn. Adm. Prodi Ptgs. Plyn. Adm. Prodi /pen ga mat ujian
1 minggu
Terkirimnya DH mahasiswa mengikuti kuliah
1 minggu
Terkirimnya DHU dan DNU kepada dosen pascasarjana
18
FLOWCHART SOP PENYUSUNAN KARTU STUDI TETAP (KST), DAFTAR HADIR MAHASISWA (DHM), DAFTAR HADIR UJIAN (DHU) & DAFTAR NILAI UJIAN (DNU) START MENETAPKAN JADWAL PELAYANAN REGISTRASI MENGINPUT MATA KULIAH YANG DITAWARKAN MENCETAK KARTU STUDI TETAP (KST)
MENGAMBIL KARTU STUDI TETAP (KST) MELAKUKAN KONSULTASI DENGAN DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK MELAKUKAN PENGESAHAN (PENYETEMPELAN) DAN MENYERAHKAN LEMBAR TERAKHIR PENGOLAHAN KST KE DHM,DHU & DNU PENYERAHAN DAFTAR HADIR MAHASISWA MENGIKUTI KULIAH KEPADA DOSEN
PENYERAHAN DHU DAN DNU KEPADA MAHASSIWA DAN DOSEN
FINISH
19
PASCASARJANA STAIN KUDUS
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi
Sti..11/PASCA0/PP.00.9/04.e/2013 11 Maret 2013
Tanggal Efektif
5 September 2013
Disahkan Oleh
Ketua STAIN Kudus
SOP
PERKULIAHAN PASCASARJANA MAGISTER (S.2) Dasar hukum : 1. Undang –Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 3. Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1997 tentang Pendirian Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; 4. Keputusan Mengeri Agama Nomor 295 Tahun 1997 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; 5. Keputusan Menteri Agama Nomor 407 Tahun 2000 tentang Pengangkatan dan Pemberhentian dalam dan atau dari Jabatan pada Perguruan Tinggi Agama Negeri di Lingkungan Departemen Agama; 6. Keputusan Menteri Agama Nomor 156 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengawasan , Pengendalian Dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana pada Perguruan Tinggi Agama Islam; 7. Keputusan Menteri Agama Nomor 353 Tahun 2004 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Perguruan Tinggi Agama Islam; 8. Keputusan Menteri Agama Nomor 88 Tahun 2008 tentang STATUTA STAIN Kudus. 9. Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan STAIN Kudus;
Keterkaitan : 1. Ka. Program Studi; 2. Bagian Pelayanan administrasi akademik & kemahasiswaan; 3. Dosen/tenaga pengajar; 4. Mahasiswa Peringatan : 1. Mahasiswa wajib mengikuti kuliah 75 % dari mata kuliah yang diberikan; 2. Mahasiswa wajib menandatangani daftar hadir kuliah;
Kualifikasi Pelaksanaan : 1. 2. 3. 4. 5.
Jenis kegiatan perkuliahan; Pelaksanaan perkuliahan; Kelembagaan perkuliahan; Tata cara perkuliahan; Sarana dan prasarana perkuliahan
Peralatan/Perlengkapan : 1. Kartu Studi Tetap (KST) 2. Daftar hadir Kuliah; 3. Daftar hadir dosen; 4. Jadwal mata kuliah; 5. Hasil Studi Semester (HSS); 6. Ruang kuliah ber AC & multi media; 7. Listrik, dll. Pencatatan dan Pendataan : 1. Perkuliahan dilaksanakan 2 semester dalam 1 tahun; 2. Ujian dilaKsanakan 2 kali setiap semester; 20
3. Perkuliahn dapat dilaksanakan, apabila 3. HSS dapat diambil setelah proses mahasiswa pada program tersebut mencapai penilaian dari dosen masuk ke 20 orang; pascasarjana; 4. Setiap mata kuliah yang dipilih dalam KST, 4. Perkuliahan yang tidak dapat mahasiswa wajib mengikuti kuliah, diselenggarakan karena sesuatu alasan menyelesaikan tugas, mengikuti ujian & terganggu dengan hari libur, maka kegiatan akademik lainnya; ditetapkan hari penggantinya oleh 5. Mahasiswa diizinkan mengikuti ujian tengah dosen dengan mengkonfirmasikannya & akhir semester, apabila telah mengikuti dengan PPs. paling sedikit 75 % dari keseluruhan perkuliahan pada semester berjalan & menyelesaikan tugas tertulis dari dosen. 6. Dosen dapat melakukan penilaian terhadap aspek: kehadiran mengikuti kuliah, kemampuan membahas bahan bacaan melalui penyusunan laporan; kemampuan mencurahkan gagasan ilmiah secara tertulis berkenaan dengan suatu masalah dalam mata kuliah yang ditempuh melalui penyusunan makalah; kemampuan berdiskusi; penguasaan bahan kuliah dan penerapannya melalui ujian tengah & akhr semester; 7. Mahasiswa yang tidak lulus dalam ujian ulang satu mata kuliah harus mengikuti kembali secara penuh perkuliahan tersebut; 8. Mahasiswa yang sudah lulus dan ingin memperbaiki nilai mata kuliah yang telah ditempuhnya, wajib melakukan kontrak kredit pada semester berikutnya; 9. Untuk dapat mengikuti perkuliahan tertentu yang diselenggarakan di luar PPs STAIN Kudus, mahasiswa yang bersangkutan mengajukan permohonan tertulis kepada PPs. 10. Pada pertengahan semester diadakan ujian tengah semester, pada akhir perkuliahan diadakan ujian akhir semester; 11. Program ekstra kurikuler diisi dengan kuliah tamu, pertemuan kunjungan studi, out bound atau lainnya. Definisi : 1. Perkuliahan adalah kegiatan belajar-mengajar secara tatap muka dengan metode tertentu antara dosen dengan mahasiswa secara terjadwal sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan; 2. Dosen adalah seseorang yang berdasarkan persyaratan pendidikan, keahlian, dan kemampuannya diangkat oleh Ketua STAIN untuk melaksanakan tugas pokok pendidikan; 3. Dosen terdiri dari dosen tetap dan dosen tidak tetap 4. Mahasiswa adalah seseorang yang terdaftar secara sah pada program pascasarjana untuk mengikuti perkuliahan; 5. Jenis kegiatan perkuliahan terdiri dari : Perkuliahan yang dilaksanakan pada akhir pekan (Jum’at dan Sabtu) dari pagi hingga sore/ malam hari. Perkuliahan ini diperuntukkan bagi mahasiswa yang sudah bekerja atau terikat dengan jadwal pekerjaan. No
Aktivitas
Pelaksana
Mutu Baku
Ket 21
2
3
Tim penga jar
Unsur pimpi nan STA IN Kudus
Peng elola pasca sarja na
Jadwal mata Maksima kuliah per l 1 bulan semester sebelum perkulia han
Terselengga ranya pertemuan dosen setiap awal perkuliahan
Peng elola pasca sarja na
KST yang sah Selambat DH Kuliah lambat nya hari pertama perkuliah an
Dosen menerima daftar peserta
A 1.
Persiapan Mengadakan pertemuan/rapat koordinasi persiapan perkuliahan yang meliputi pembahasan outline mata kuliah, kontrak perkuliahan dan bahan ajar
2.
Menerima daftar Tim peserta kuliah pengajar
B
Persyaratan / Perlngkapan
1
Waktu
Output
Pelaksanaan
1.
Melaksanakan kegiatan perkuliahan sesuai dengan jadwal
Dosen Maha siswa
1 semester: Minimal 12 kali pertemuan maksimal 16 kali untuk MK dengan bobot 3 SKS
11 bulan 2 semes ter
Terlaksana nya perkuli ahan dengan baik dan lancar
2.
Memfasilitasi satu kesepakatan kontrak perkuliahan guna mengkondisikan kelas; menawarkan satu outline matakuliah dan bahan ajar
Dosen Maha siswa
Ruang kuliah multimedia yang representatif
Pada awal pertem uan kuliah
Terjadinya kesepakatan kontrak belajar
3.
Menyampaikan materi kuliah sesuai dengan outline matakuliah dan bahan ajar Menandatangani daftar hadir
Dosen Maha siswa
Satu pertem uan
Mahasiswa menerima materi sesuai outline
Maha siswa
Daftar Hadir kuliah
Mengisi berita acara pelaksanaan perkuliahan dan melakukan verifikasi daftar hadir Menandatangani
Dosen
Setelah memfasilitasi perkuliahan
Setiap perkuli ahan Setiap perkuli ahan
Daftar hadir terisi Berita Acara
Dosen 1
Daftar
Setiap
DH dosen
4. 5.
6.
hadir
22
& mengisi materi perkuliahan 7.
8.
Menyerahkan daftar hadir perkuliahan dan materi perkuliahan ke tata usaha pasacasarjana Menyerahkan surat izin tidak mengikuti perkuliahan dari program studi kepada dosen jika tidak hadir karena alasan yang dibenarkan menurut peraturan
wakil maha siswa Dosen Pengel ola pascas arjana
dosen & materi kuliah
Maha siswa yang absen
Surat Keterangan Sakit/Izin
9.
Mengikuti Maha perkuliahan untuk siswa dapat mengikuti ujian akhir semester (UAS)
10.
Melapor kepada Dosen ka.program studi yang absen
Pengel ola pascas arjana
Minimal 75 % dari kuliah yg diselenggarakan
perkuli ahan
ditanda tangani
Setiap selesai perkuli ahan
Bagian TU menerima DH perkuliah an
Kondisio nal (selamba t lambatnya satu minggu setelah perkulia han dimulai
Dosen menerima surat izin dari Mhs
Terselengga -ranya perkuliahan yang efektif & efisien Kondisi- laporan onal
23
FLOWCHART SOP PERKULIAHAN PASCASARJANA MAGISTER (S.2) START MENGADAKAN PERTEMUAN PERSIAPAN PERKULIAHAN DENGAN DOSEN
MENERIMA DAFTAR PESERTA KULIAH MELAKSANAKAN KEGIATAN PERKULIAHAN SESUAI JADWAL MENYAMPAIKAN MATERI KULIAH SESUAI SILLABI & SAP MENGISI DAN MENANDATANGANI DAFTAR HADIR DOSEN/PELAKSANAAN PERKULIAHAN DAN MENGISI MATERI KULIAH MENYERAHKAN DAFTAR HADIR DOSEN & MAHASISWA MENYERAHKAN SURAT IZIN TIDAK MENGIKUTI PERKULIAHAN (MAHASISWA), MELAPOR KEPADA KETUA PROGRAM STUDI (DOSEN)
MENGIKUTI PERKULIAHAN UNTUK DAPAT MENGIKUTI UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS)
FINISH
24
PASCASARJANA STAIN KUDUS
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
Sti..11/PASCA0/PP.00.9/04.f/2013 11 Maret 2013 31 Oktober 2013 Ketua STAIN Kudus
SOP
EVALUASI PROSES PERKULIAHAN Dasar hukum : 1. Undang –Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 3. Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1997 tentang Pendirian Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; 4. Keputusan Menteri Agama Nomor 295 Tahun 1997 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; 5. Keputusan Menteri Agama Nomor 407 Tahun 2000 tentang Pengangkatan dan Pemberhentian dalam dan atau dari Jabatan pada Perguruan Tinggi Agama Negeri di Lingkungan Departemen Agama; 6. Keputusan Menteri Agama Nomor 156 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengawasan , Pengendalian Dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana pada Perguruan Tinggi Agama Islam; 7. Keputusan Menteri Agama Nomor 353 Tahun 2004 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Perguruan Tinggi Agama Islam; 8. Keputusan Menteri Agama Nomor 88 Tahun 2008 tentang STATUTA STAIN Kudus. 9. Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan STAIN Kudus;
Keterkaitan : 1. Pimpinan STAIN Kudus 2. Pengelola Pascasarjaan 3. Ka. Program Studi 4. Dosen 5. Mahasiswa
Peringatan : 1. Pastikan tenaga pengajar yang memilki kridibilitas tinggi & profesionalisme; 2. Pastikan peralatan pendidikan yang dipergunakan siap pakai; 3. Pastikan jam kuliah selalu terisi dengan kedisiplinan dosen memberikan kuliah.
Kualifikasi Pelaksanaan : 1. Evaluasi program pembelajaran; 2. Evaluasi proses pembelajaran; 3. Evaluasi hasil pembelajaran
Peralatan/Perlengkapan : 1. Ruang kuliah multi media yang representatif; 2. Daftar hadir Kuliah & dosen; 3. Daya arus listrik yang stabil. 4. Komputer; 5. Printer; 6. ATK; 7. Program SIA Pascasarjana. Pencatatan dan Pendataan : 1. Evaluasi dilakukan untuk mengetahui efektifitas program yang telah dibuat dalam rangka memenuhi sumber daya manusia ahli yang dibutuhkan masyarakat; 2. Kebutuhan masyarakat dapat terpenuhi dengan adanya pendidikan 25
tinggi, baik di lingkungan guru agama, karyawan dan alumni UIN, IAIN & PTAIS, instansi lain maupun lembagalembaga lain. Definisi : 1. Evaluasi program pembelajaran adalah untuk mengetahui efektifitas program yang telah dibuat dalam rangka memenuhi sumber daya manusia ahli yang dibutuhkan oleh masyarakat. Yang dimaksud kebutuhan masyarakat ialah kebutuhan pendidikan tinggi di lingkungan guru agama, karyawan Kemenag, dan Alumni UIN, IAIN dan PTAIS, serta instansi lain baik yang bernaung di Kemenag maupun lembaga-lembaga lain dalam masyarakat; 2. Evaluasi proses pembelajaran adalah untuk mengetahui efektifitas serta efisiensi kegiatan dalam melaksanakan program; 3. Evaluasi hasil pembelajaran adalah untuk mengetahui hasil belajar yang meliputi : tingkat penguasaan ilmu (yang dinyatakan dengan IPK), waktu untuk menyelesaikan studi, kehadiran kuliah, jumlah SKS yang telah ditempuh dan ujian penyelesaian studi. Pelaksana No
Aktivitas
1
2
Pimpinan STAIN
Peng elola Pasca sarja na
A 1.
Persiapan Membentuk Panitia/Tim Evaluasi
2.
Menyiapkan Unit instrumen evaluasi AUAKA perkuliahan (untuk mahasiswa dan dosen)
Peng elola Pasca sarja na
3.
Mensyahkan instrumen evaluasi
Pimpinan STAIN
4.
Mengadakan rapat /pertemuan untuk menyiapkan panitia/tim yang akan melakukan evaluasi proses perkuliahan
5.
Menentukan apakah evaluasi proses perkuliahan akan dilakukan untuk seluruh mahasiswa atau secara sampel
6.
Untuk
Mutu Baku 3
Persyaratan / Perlngkapan
Output
1 hari
SK Panitia/Tim
1 hari
Tersedianya instrumen yang dibutuhkan
Peng elola Pasca sarja na
1 hari
Instrumen disyahkan
Pihak Pascasarja -na melalui Waket I Bidang Akademik
Peng elola Pasca sarja na
1 hari
Terselenggara nya pertemuan
Tim Evaluasi perkuliahan
Peng elola Pasca sarja na
1 hari
Keputusan penentuan responden
1 hari
Seluruh
evaluasi Dosen
Peng
SDM Alat pendidikan Peralatan kantor lainnya DHU DNU BAS Ujian SK. Panitia/Tim
Waktu
Maha siswa
Sampel per kelas : 20 orang
Ket
26
yang dilakukan oleh dosen, maka instrumen diberikan pada seluruh dosen disesuaikan dengan jumlah mata kuliah yang disediakan untuk semester yang dievaluasi 7.
Mendistribusikan instrumen evaluasi perkuliahan
8.
elola Pasca sarja na
Kuliah terakhi r setiap MK
Instrumen terdistribusi
Menyiapkan Panitia/ instrumen Tim perkuliahan sesuai evaluasi dengan jumlah yang direncanakan
1 hari
Instrumen siap didistribusi kan
9.
Menyiapkan daftar nama mata kuliah dan nama dosennya
Panitia/ Tim evaluasi
1 hari
Daftar nama mata-kuliah dan dosen pengampu
10.
Menyiapkan Panitia/ amplop untuk Tim memasukkan evaluasi instrument perkuliahan yang sudah diisi dengan diberi label nama mata kuliah dan dosen pengampu mata kuliah tersebut
1 hari
Instrumen yang telah diisi telah dimasukka n ke dalam amplop
B
Panitia/ Tm Evaluasi
Diba n tu oleh Ketua Kelas
dosen menerima form instrumen
Pelaksanaan Evaluasi
1.
Mendistribusikan instrumen ke mahasiswa untuk diisi saat itu (tim menunggu sampai instrumen terisi semua)
2.
Mengisi Evaluasi
3.
Panitia/T im evaluasi
1 hari
Mahasiswa menerima instrumen
form Mahasiswa dan dosen
1 hari
Mahasiswa mengisi instru-men
Mengumpulkan Panitia/Ti kembali instrumen m evaluasi perkuliahan yang sudah diisi oleh
1 hari
Terkumpul nya instrumen yang telah 27
mahasiswa
diisi
4.
Memasukkan Panitia/Ti seluruh instrumen m evaluasi yang telah diisi ke amplop untuk masing-masing mata kuliah
1 hari
Instrumen tersimpan dalam amplop
5.
Menganalisis hasil Panitia/Ti penilaian m evaluasi mahasiswa dan dosen tentang perkuliahan untuk masing-masing mata kuliah
3 hari
Hasil analisa
6.
Membuat rekap Panitia/Ti laporan evaluasi m evaluasi perkuliahan
3 hari
Rekap laporan evaluasi
7.
Melaporkan hasil evaluasi perkuliahan pada pimpinan STAIN Sosialisasi hasil evaluasi perkuliahan pada dosen
Tim Evaluasi
1 hari
Fakultas menerima laporan
Pimpinan STAIN
Pada rapat dosen sebelum kuliah semester berikutnya SelAma 1 bulan
Dosen menerima sosialisasi
8.
9.
Sosialisasi kepada Tim mahasiswa secara Evaluasi tertulis (dapat berbentuk brosur) yg ditempel di papan pengumuman
Bagian Akademik
Mahasiswa melihat pengumuman
28
FLOWCHART SOP EVALUASI PROSES PERKULIAHAN A. PERSIAPAN START MEMBENTUK TIM EVALUASI MENYIAPKAN DAN MENSYAHKAN INSTRUMEN EVALUASI PERTEMUAN UNTUK MENYIAPKAN TIM EVALUASI PERKULIAHAN MENENTUKAN METODE EVALUASI PROSES EVALUASI YANG DILAKUKAN DOSEN DISESUAIKAN DENGAN JUMLAH MATA KULIAH
MENYIAPKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN INSTRUMEN EVALUASI PERKULIAHAN
MENYIAPKAN DAFTAR MATA KULIAH DAN DOSEN SERTA AMPLOP UNTUK INSTRUMENT PERKULIAHAN YANG SUDAH DIISI DAN DIBERI LABEL
FINISH
29
B. PELAKSANAAN EVALUASI START MENDISTRIBUSIKAN INSTRUMEN KE MAHASISWA MENGISI FORM EVALUASI MENGUMPULKAN INSTRUMENT PERKULIAHAN YANG SUDAH DIISI MEMASUKKAN INSTRUMEN YANG TELAH DIISI KE AMPLOP SESUAI MATA KULIAH
MENGANALISIS HASIL PENILAIAN MAHASISWA DAN DOSEN
MEMBUAT REKAP LAPORAN EVALUASI PERKULIAHAN
MELAPORKAN HASIL EVALUASI PADA PIMPINAN STAIN
SOSIALISASI HASIL EVALUASI PERKULIAHAN PADA DOSEN, PADA MAHASISWA SECARA TERTULIS (BROSUR) DI PAPAN PENGUMUMAN
FINISH
30
PASCASARJANA STAIN KUDUS
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
Sti..11/PASCA0/PP.00.9/04.g/2013 11 Maret 2013 31 Oktober 2013 Ketua STAIN Kudus
SOP
PELAKSANAAN UJIAN (TENGAH DAN AKHIR) SEMESTER Dasar hukum :
1. Undang –Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 3. Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1997 tentang Pendirian Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; 4. Keputusan Mengeri Agama Nomor 295 Tahun 1997 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; 5. Keputusan Menteri Agama Nomor 407 Tahun 2000 tentang Pengangkatan dan Pemberhentian dalam dan atau dari Jabatan pada Perguruan Tinggi Agama Negeri di Lingkungan Departemen Agama; 6. Keputusan Menteri Agama Nomor 88 Tahun 2008 tentang STATUTA STAIN KUudus. 7. Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Kemenag;; 8. Buku Pedoman Akademik & Tesis Pascasarjana STAIN Kudus; 9. SK. Ketua STAIN Kudus tentang Pembentukan dan Pengangkatan Panitia, Pengamat, dan Korektor; Keterkaitan : 1. Pimpinan STAIN; 2. Panitia Ujian (UTS) & (UAS); 3. Dosen; 4. Mahasiswa
Kualifikasi Pelaksanaan : 1. 2. 3.
Persiapan; Pelaksanaan ujian; Pengumuman hasi studi semester.
Peralatan/Perlengkapan : 1. Lembar jawab, daftar hadir, berita acara’ 2. Kertas Lembar Jawab; 3. Berkas soal ujian;’ 4. Amplop soal & lembar jawab; 5. Anggaran ujian. Pencatatan dan Pendataan: 1. Mahassiwa terdaftar di dalam Daftar hadir ujian; 2. Membawa Kartu Studi Tetap (KST) yang sah (telah ditandatanagni) dosen pembimbing aakdemik; 3. Memakai pakain yang sopan dan rapi; 4. Tidak diperbolehkan menyontek dan kerjasama dengan temannya; 5. Hadir tepat padxa waktu ujian ditentukan; 6. Keterlambatan hadir masih dapat ditoleransi, namun tidak ada penambahan waktu lagi dalam ujian.
Peringatan : 1. Mata kuliah dapat diujikan adalah yang telah dipilih didalam KRS; 2. Mahasiswa dapat mengikuti UTS & UAS telah mengikuti kuliah minimal 75 % dari kese;luruhan perkuliahan setiap semester; 3. Menyelesaikan tugas dan menyerahkan tugas dari seluruh doesn yang memberikan tugas; 4. Ketidak hadiran karena sakit (dengan keterangan dokter) atau karena force major dapat dipertimbangkan apabila mahasiswa yang bersangkutan telah mengikuti kuliah lebih dari 50 % dari seluruh perkuliahan pada mata kuliah yang diikutinya dari setiap semester. 5. Pengamat dimohon waspada terhadao foto peserta ujian, untuk menghindari perjokian. Definisi : 1. Ujian mata kuliah dimaksudkan adalah untuk menilai apakah mahasiswa memahami atau menguasai bahan
31
yang disajikan dalam suatu mata kuliah; 2. Ujian dapat dilasanakan melalui berbagai macam cara, seperti ujian tertulis, ujian lisan, ujian dalam bentuk penulisan karangan, dalam bentuk seminar, pemberian tugas dan kombinasi dari berbagai cara tersebut. Pelaksana Mutu Baku No
Aktivitas
1
2
Dosen
3
Persyartn / Perlgkpn
Waktu
Output
Ket
Ujian tertulis, take home assesment, ujian lisan
1.
Menetap-kan syarat target tatap muka & jenis utk UTS dan UAS
Direktur & Ka. Pro-di
Terpenuh 1 hari i jumlah tatap muka
Jenis UTS dan UAS telah ditentukan
2.
Memasti-kan Ka.Prodi Dosen bahwa setiap mata kuliah sekurangkurangnya diselenggarakan 2 kali ujian, (UTS dan UAS) Menetapkan Direktur Wa-ket I Panitia Ujian, Bid. Akd pengmt & korektor
Format 1 hari ujian tulis mata kuliah
UTS dan UAS Ujian terlaksana siap dengan terstruktur dilaksanakan
SK. Ketua ttg pnt, pengmt & korektor
3 hari
Menyiapkan tata tertib peserta & pengamat ujian Menyiapkan jadwal ujian dan waktu ujian yang dibuat berdasarkan kalender akademik
Terben Panitia, pengamat tuknya & korektor siap panitia, melaksanakan pengamt & tugas masingkorektor masing ujian Tata tertib Tata tertib akan terwujud dipatuhi dengan baik
3.
4.
5.
Panitia ujian
Waket I Bid. Akd
Tataterbi t psrt & pengamat ujian
1 hari
Panitia Ujian
Unit AUAKA
Jadwal ujian berpedo man pada kalender akademik
1 hari
Jadwal dan waktu ujian telah tersusun
Ujian akan dilaksanakan sesuai dengan jadwal
6.
Menyiapkan Panitia ruangan dan ujian tempat duduk yang sesuai dengan dengan standar jumlah peserta ujian dalam 1 ruang
Ka. Prodi
Ruang & jumlah kursi kuliah maksimal 20 buah
1 hari
Tertatanya ruang dan kursi ujian dengan rapi
Ruang beserta kursi ujian siap dipakai
7.
Menyiapkan Panitia berita acara ujian ujian dan absen mahasiswa setiap matkul Memastikan Panitia
Ka. Prodi
Jarak antar kursi diatur sekurangkurangnya 60 cm Kehadiran
3 hari Berita sebelum Acara Ujian ujian
Berita acara ujian disiapkan, disajikan serta disusun dengan baik
2 hari
Dosen hadir tepat
8.
Do-sen
Dosen
32
kehadiran ujian dosen pada saat ujian diselenggarakan
dosen sesuai dengan jadwal
sebelum ujian
pengampu datang saat ujian
wamtu
9.
Melaksanakn rapat pengawas ujian
Panitia ujian
Tng kepe didi-kan
Memiliki kemampu an sebagai pengamat
2 hari sebelum ujian
Pengawas Menyamaan Ujian siap persepsi mlaksanaknt pengawasan ujian ugas
10.
Mensosialisasi Panitia kan tata tertib, ujian jadwal dan ruangan
Tng kependi dikan
Mudah diakses dimana saja
11.
Memastikan Dosen soal ujian telah disiapkan
Pani-tia
Soal ujian disetor ke Umum
Selambatlambatny a 3 hari sebelum ujian Selambatlambatnya 3 hari sebelum ujian
Panitia, dosen, dan mahasiswa menerima sosialisasi Kepastian soal siap diujikan
12.
Menyiapkan Dosen soal ujian yang akan dibagikan dengan disertai 2 lembar berita acara ujian dan absen ujian
Pani-tia
Soal ujian siap dibagikan kepada peserta ujian
Saat ujian akan dilaksanakan
Soal siap
B 1.
Pelaksanaan (untuk ujian tertulis) Menyiapkan Dosen Pani-tia soal ujian mata kuliah
3 hari
Naskah soal terwujud
Kerahasiaan soal terjamin
2.
Menyerahkan Dosen soal ke panitia mata ujian kuliah
Soal ujian telah disetor ke unit umum Kop soal sebagaimana contoh
Panitia menerima soal
Soal diamankan panitia
3.
Memastikan Panitia bahwa soal ujian sudah diperbanyak sesuai dengan jumlah mahasiswa dengan memperhatikan aspek keamanan soal
Minimal 3 hari sebe-lum ujian 3 hari sebelum ujian
-4.
MenyampaiDosen kan ralat tersebut sebelum ujian dimulai
Pani-tia
Deskripsi ralat
Sebelum ujian dimulai
Ralat tersampaik an
Soal ujian telah sempurna
5.
Mengisi
Panitia
Form
Sesaat
Berita
BAU terisi xdengan
dan Peng-
Panitia
Master soal sesuai dengan
Jadwal ujian dapat dilaksanakan dengan baik Soal ujian siap dilaksanakan
ujian Peserta ujian mengikuti ujian dengan tertib
akan oleh
Jumlah soal Soal sudah sesuai dibagikan dengan jumlah mhs
siap
33
menandatanga awas ni berita acara ujian ujian sebanyak 2 rangkap, 1 untuk dosen bersangkutan dan 1 untuk panitia ujian
ujian
berita acara
6.
Menyerahkan Penga kertas jawaban was kepada dosen ujian penanggung jawab mata kuliah yang bersangkutan pada hari mata kuliah tersebut diujikan
Panitia ujian
Kumpulan kertas jawaban
C 1.
Pengumuman Hasil Ujian Menyerahkan Dosen nilai ke Ka. mata Prodi kuliah yg bersang kutan
2.
MengumumKa. kan nilai di Prodi papan pengumuman
3.
Jika ada Mahasi keberatan atas swa nilai ujian, mahasiswa menyampaikan keberatan kepada dosen ybs.
Ka. Prodi
setelah ujian berlangsung
Selesai ujian
Daftar nilai
Selambat -lambatnya 10 hari setelah pelaksanaan ujian Papan Minimal pengumum 3 hari an setelah menerima nilai dari dosen Surat Minimal permohon 1 minggu -an setelah keberatan pengumu -man nilai
acara ditanda tangani
baik
Dosen menerima kertas jawaban
Dokumen hasil ujian diterima dosen dari pasca
Jurusan menerima nilai
Pengumu man nilai terpasang
Dosen menerima keberatan nilai dari mahasiswa
FLOWCHART SOP 34
PELAKSANAAN UJIAN TENGAH (UTS) DAN UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS) A. PERSIAPAN START MENYIAPKAN JENIS UTS DAN UAS
MENETAPKAN PANITIA UJIAN MENYIAPKAN TATA TERTIB, JADWAL DAN WAKTU UJIAN MENYIAPKAN RUANGAN, TEMPAT DUDUK, BERITA ACARA UJIAN, ABSEN MAHASISWA DAN MEMASTIKAN KEHADIRAN DOSEN
MENYIAPKAN PENGAWAS UJIAN, MENSOSIALISASIKAN TATA TERTIB, JADWAL DAN RUANGAN UJIAN MEMASTIKAN SOAL UJIAN TELAH DISIAPKAN MENYIAPKAN SOAL UJIAN UNTUK DIBAGIKAN DISERTAI BERITA ACARA DAN ABSEN UJIAN
FINISH
35
B. PELAKSANAAN (UNTUK UJIAN TERTULIS) START MENYIAPKAN SOAL UJIAN
MENYERAHKAN SOAL KE PANITIA MEMPERBANYAK SOAL UJIAN MENYAMPAIKAN RALAT SEBELUM UJIAN (JIKA ADA) MENGISI DAN MENANDATANGANI BERITA ACARA UJIAN
MENYERAHKAN KERTAS JAWABAN KEPADA DOSEN PENANGGUNG JAWAB MATA KULIAH FINISH
36
C. PELAKSANAAN HASIL UJIAN SEMESTER ( YUDISIUM ) START MENYERAHKAN NILAI KE KA. PROGRAM STUDI
MENGUMUMKAN NILAI DI PAPAN PENGUMUMAN
PENGAMBILAN HASIL STUDI SEMESTER
JIKA ADA KEBERATAN ATAS NILAI UJIAN, MAHASISWA MENYAMPAIKAN KEBERATAN KE DOSEN YBS
FINISH
37
PASCASARJANA STAIN KUDUS
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
Sti..11/PASCA0/PP.00.9/04.h/2013 11 Maret 2013
23 Januari 2014 Ketua STAIN Kudus
SOP
PENCATATAN HASIL UJIAN Dasar hukum : 1. 2. 3. 4. 5.
6. 7. 8. 9.
Undang –Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1997 tentang Pendirian Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; Keputusan Mengeri Agama Nomor 295 Tahun 1997 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; Keputusan Menteri Agama Nomor 407 Tahun 2000 tentang Pengangkatan dan Pemberhentian dalam dan atau dari Jabatan pada Perguruan Tinggi Agama Negeri di Lingkungan Departemen Agama; Keputusan Menteri Agama Nomor 88 Tahun 2008 tentang STATUTA STAIN KUudus; Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Kemenag;; Buku Pedoman Akademik & Tesis Pascasarjana STAIN Kudus; SK. Ketua STAIN Kudus tentang Pembentukan dan Pengangkatan Panitia, Pengamat, dan korektor;.
Keterkaitan : 1. Direktur; 2. Ka. Program Studi; 3. Petugas Adm Prodi; 4. Dosen. Peringatan : 1. Daftar nilai ujian telah sah & ditandatangani dosen pengampu mata kuliah; 2. Nilai ujian terdiri dari 3 aspek: · Ujian UTS · Ujian UAS · Tugas makalah/diskusi/presentasi
Kualifikasi Pelaksanaan : 1. Persiapan; 2. Pencatatan.
Peralatan/Perlengkapan : 1. SIA; 2. Tenaga teknis SIA; 3. ATK; 4. Printer; 5. Komputer. Pencatatan dan Pendataan : 1. Mahasiswa mengikuti UAS & UTS 2. Mahasiswa telah menyelesaikan tugas makalah/diskusi/presentasi 3. Program/Sistem Informasi Akademik dapat dioperasikan dengan lancar dan baik.
38
Definisi : Pencatatan Hasil Ujian adalah prosedur mencatat hasil ujian ke dalam Daftar Nilai mahasiswa/transkrip yang ada di SIA Pascasarjana serta prosedur sosialisasi nilai ke mahasiswa. Pelaksana No
Aktivitas
1
A 1.
Persiapan Menerima berkas Dosen hasil UTS dan UAS mata dari panitia ujian kuliah
2.
Melakukan koreksi Dosen UTS dan UAS mata kuliah
B 1.
Pelaksanaan Menyerahkan nilai Dosen ke Ptg adm. mata Pascasarjana kuliah
2.
Memberikan nilai Dosen mata kuliah yang mata diampu dosen ybs kuliah dengan nilai sekurang-kurangnya B pada semua mahasiswa Mengumumkan nilai di papan pengumuman/Websit ee Pascasarjana
3.
2
Mutu Baku 3
Persyaratan / Perlngkapan
Waktu
Output
Ptg. Adm. Pasca sarja an Ptg. Adm. Pasca sarja an
1 minggu setelah ujian
Dosen menerima berkas ujian
Ptg. Adm. Pasca sarja an Ptg. Adm. Pasca sarja an
3 hari setelah pelaksan aan ujian
Ptgs. Adm. menerima nilai
2 hari setelah pelaksan aan ujian
Dikeluarkan nya nilai (pengganti)
1 hari setelah menerima nilai dar dosen
Dipublikasi kannya nilai hasil ujian
Ptg. Adm. Pasca sarja an
3 hari Hasil ujian setelah dikoreksi pelaksaoleh dosen naan ujian
Papan pengumuman
C 1.
Evaluasi Menyampaikan keberatan nilai dosen
D 1.
Pencatatan Nilai Hasil Evaluasi Belajar (Ujian) Melakukan Petugas pencatatan nilai pada Adm buku arsip nilai Prodi mahasiswa (manual atau komputer)
2.
Segera mengubah nilai pada buku arsip nilai (file komputer, dengan berdasarkan pada surat dari dosen ybs)
Maha ke siswa
Ket
Petugas Jika ada Maksimal Dosen Aka keberatan atas 1 minggu menerima demik nilai ujian setelah keberatan pengumu man nilai
Petug as Adm Pasca sarja na
Apabila ada perubahan nilai dari dosen atau mahasiswa
Sejak Nilai tercatat penerimaa pada buku n nilai dari arsip nilai dosen 1 hari Perubahan setelah nilai pada file menerima nilai dr dosen
39
FLOWCHART SOP PENCATATAN HASIL UJIAN START MENERIMA BERKAS HASIL UTS DAN UAS DARI PANITIA UJIAN MELAKUKAN KOREKSI UTS DAN UAS MENYERAHKAN NILAI KE PASCASARJANA
MEMBERIKAN NILAI MATA KULIAH YANG DIAMPU DOSEN YBS. DAN MENGUMUMKAN NILAI DI PAPAN PENGUMUMAN
MENYAMPAIKAN KEBERATAN NILAI KE DOSEN (JIKA ADA)
MENCATAT NILAI DI BUKU ARSIP NILAI MAHASISWA (MANUAL ATAU KOMPUTERISASI), (JIKA ADA) SEGERA MENGUBAH NILAI PADA BUKU ARSIP NILAI BERDASARKAN SURAT DOSEN YBS
FINISH
40
PASCASARJANA STAIN KUDUS
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
Sti..11/PASCA0/PP.00.9/05.a/2013 12 Maret 2013
September 2014 Ketua STAIN Kudus
SOP SEMINAR UJIAN PROPOSAL PASCASARJANA MAGISTER (S.2) Dasar Hukum: 1. Undang –Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 3. Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1997 tentang Pendirian Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; 4. Keputusan Menteri Agama Nomor 295 Tahun 1997 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; 5. Keputusan Menteri Agama Nomor 88 Tahun 2008 tentang STATUTA STAIN KUudus. 6. Keputusan Menteri Agama Nomor 353 Tahun 2004 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Perguruan Tinggi Agama Islam; 7. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 37/PMK.02/2012 tentang Standar Biaya Tahun Anggaran 2013; 8. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Pendapatan Dan Belanja Negara; 9. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Petikan Tahun Anggaran 2013 Nomor : DIPA 025.04.2423636/2013 Tanggal 5 Desember 2012. 10. Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Kemenag;; 11. Buku Pedoman Akademik & Tesis Pascasarjana STAIN Kudus; 12. SK. Ketua STAIN Kudus tentang Penguji Seminar Ujian Proposal; 13. SK. Ketua tentang Dosen Pembimbing Proposal. 14. SK. Ketua tentang Dosen
Kualifikasi Pelaksanaan: 1. Verifikasi Hasil Indek Prestasi Kumulatif/IPK 3 (minimal); 2. Verifikasi SKS yang telah ditempuh 36 SKS; 3. Pendaftaran; 4. Persiapan seminar: 5. Seminar Ujian Proposal; 6. Hasil Seminar Ujian Proposal; 7. Surat penetapan topik tesis; 8. Penentuan Pembimbing tesis.
41
Pembimbing Tesis.
Keterkaitan : 1. Pimpinan STAIN 2. Direktur 3. Ka. Program Studi 4. Kasubag. Tata Usaha 5. Tenaga Kependidikan 6. Dosen Pembibming/Penguji 7. Mahasiswa
Peringatan : 1. Mahasiswa telah menyelesaikan 36 SKS; 2. Terdaftar sebagai mahasiswa aktif;
Peralatan/Perlengkapan : 1. Ruang seminar beserta meja & kursi; 2. ATK; 3. LCD; 4. Mix; 5. Jaringan Listrik; 6. White Board; 7. Camera digital; 8. Terdaftar sebagai mahasiswa pada semester berjalan yang dibuktikan dengan pengesahan kartu mahasiswa (KTM); 9. Masih memiliki hak menyelesaikan studi (4 semester atau 6 semester baik yang pernah cuti 2 kali) 10. Telah menyelesaikan beban studi maximal 36 SKS; 11. Memiliki indeks prestasi kumulatif (IPK) serendahrendahnya 3 (tiga). 12. Menyerahkan bukti-bukti keikutsertaan kegiatan akademik (Matrikulasi, Meeting Profesor dll) Pencatatan dan Pendataan : 1. Telah terdaftar sebagai peserta seminar ujian proposal; 2. Proposal sudah siap diseminarkan; 3. Mahasiswa telah siap untuk diuji 4. Dosen penguji seminar telah siap menguji.
Definisi : Proposal tesis yang dipersyaratkan untuk mengakhiri pendidikan dan untuk memperoleh gelar Magister adalah sebuah pra tulisan ilmiah yang berkaitan dengan disiplin ilmu calon magister yang bersangkutan berdasarkan hasil penelitian ilmiah (penelitian empiris maupun kajian pustaka) dengan menggunakan data primer sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan dan untuk memperoleh gelar Magister. Pelaksana No
Aktivitas
A 1.
Persiapan Mensosialisasikan persyaratan penulisan tesis pada mahasiswa
2.
Mendaftar untuk mengikuti seminar ujian proposal kepada Ketua Program Studi
3.
Mengikuti seminar Mahasi Dosen ujian proposal agar swa Pengu mendapatkan ji persetujuan proposal yang diajukan
1
2
3
Penge lola Pasca sarjan a Mahasi Petuswa gas yang Pendaft telah aran meme nuhi syarat Petu gas Adm Semi nar Ujian Prop
Mutu Baku Persyaratan / Waktu Perlngkapan
Output
Buku pedoman Akademik, brosur, papan pengumuman Dokumen Proposal Tesis
1 menit Persyartan penulisan tersosialisa sikan 1 menit
Terdaftar nya mahasisw a sebagai peserta seminar proposal
Dokumen Proposal & administarasi Seminar Ujian Proposal
60 menit
Mahasiswa mengikuti seminar proposal
Ket
42
osal 4.
Mengajukan surat pengajuan Penetapan topik tesis & penentuan pembimbing kepada Ketua Program studi
Mahasi Ka. swa Prodi
5.
Menerbitkan surat penulisan tesis dan surat penunjukan pembimbing tesis untuk diberikan kpd mahasiswa & dosen pembimbing yang telah ditunjuk
Mahasi Dosen swa Pembi mbing
B 1.
Pelaksanaan Mulai menulis tesis dengan memperhatikan hal-hal sbb:
a.
b.
Maha siswa
Dosen pembi mbing
Mengacu pada pedoman Penulisan tesis yang diterbitkan oleh Pascasarjana STAIN Kudus
Maha siswa
Dosen pembi mbing
Penulisan tesis sesuai kriteria penulisan ilmiah yang baik (bahasa dan Sistematika penulisan), berdasarkan sumber yang berkualitas dan menggunakan sumber-sumber primer (utama)
Maha siswa
Dosen pembi mbing
Ka. Prod i& Ketua STAI N
Proposal Tesis yang sudah disetujui
2 menit
Ka. Prodi menerima surat pengajuan dari mahasiswa
Surat Persetujuan penulisan tesis & penunjukan dosen pembimbing
5 menit
Surat penulisan sis dan surat penunjukan dosen pembimbing
1. Istrumen penelitian 2. Lokasi penelitian 3. Sasaran penelitian ; 4. Metode penelitIan ; 5. Populasi; 6. Hipotesa. 7. Biaya penelitian. 1. Istrumen penelitian 2. Lokasi penelitian 3. Sasaran penelitian ; 4. Metode penelitIan ; 5. Populasi; 6. Hipotesa. Biaya penelitian 1. Istrumen penelitian 2. Lokasi penelitian 3. Sasaran penelitian ; 4. Metode penelitIan ; 5. Populasi; 6. Hipotesa. Biaya
6 bulan sejak tanggal surat diter bitkan
Tersusuny a tesis yang berkualitas & ilmiah
6 bulan sejak tanggal surat diter bitkan
Tersusuny a tesis yang berkualitas & ilmiah
6 bulan sejak tanggal surat diter bitkan
Tersusun ya tesis yang berkualit as & ilmiah
43
c.
Menghindari tindakan plagiat (menjiplak)
Maha siswa
Dosen pembi mbing
penelitian 1. Istrumen penelitian 2. Lokasi penelitian 3. Sasaran penelitian ; 4. Metode; 5. Populasi; 6. Hipotesa. Biaya penelitian
6 bulan sejak tanggal surat diter bitkan
Tersusun ya tesis yang berkualit as & ilmiah
44
FLOWCHART SOP SEMINAR UJIAN PROPOSAL START
MENSOSIALISASIKAN PERSYARATAN SEMINAR UJIAN PROPOSAL KEPADA MAHASISWA
MENDAFTAR SEMINAR UJIAN PROPOSAL KE KA. PROGRAM STUDI
MENGAJUKAN SURAT PENULISAN TESIS KEPADA KA.PROGRAM STUDI
MENERBITKAN SURAT PENULISAN TESIS DAN PENUNJUKAN PEMBIMBING TESIS UNTUK DIBERIKAN KEPADA MAHASISWA DAN DOSEN PEMBIMBING TESIS YANG TELAH DITUNJUK
PENULISAN TESIS DENGAN MEMPERHATIKAN HAL-HAL SBB : 1. MENGACU PADA PEDOMAN PENULISAN TESIS 2. SESUAI KRITERIA PENULISAN ILMIAH YANG BAIK (BAHASA DAN SISTEMATIKA PENULISAN), BERDASARKAN SUMBER YANG BERKUALITAS DAN PRIMER (UTAMA) 3. MENGHINDARI TINDAKAN PLAGIAT
FINISH
45
PASCASARJANA STAIN KUDUS
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
Sti.11/PASCA0/PP.00.9/05.b/2013 12 Maret 2013 Januari 2015 Ketua STAIN Kudus
SOP UJIAN TESIS Dasar hukum : 1. Undang –Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 3. Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1997 tentang Pendirian Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; 4. Keputusan Menteri Agama Nomor 295 Tahun 1997 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; 5. Keputusan Menteri Agama Nomor 88 Tahun 2008 tentang STATUTA STAIN KUudus. 6. Keputusan Menteri Agama Nomor 353 Tahun 2004 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Perguruan Tinggi Agama Islam; 7. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 37/PMK.02/2012 tentang Standar Biaya Tahun Anggaran 2013; 8. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Pendapatan Dan Belanja Negara; 9. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Petikan Tahun Anggaran 2013 Nomor : DIPA 025.04.2423636/2013 Tanggal 5 Desember 2012. 10. Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Kemenag;; 11. Buku Pedoman Akademik & Tesis Pascasarjana STAIN Kudus; 12. SK. Ketua STAIN Kudus tentang Dosen Pembimbing Tesis; 13. SK. Ketua tentang Dosen Penguji Tesis.
Kualifikasi Pelaksanaan : 1. Verifikasi Hasil Indek Prestasi Kumulatif/IPK 3,00 (tiga koma nol) minimal; 2. Verifikasi SKS yang telah ditempuh 36 SKS; 3. Pendaftaran; 4. Persiapan Ujian: 5. Pelaksanaan Ujian Tesis; 6. Pengumuman Hasil Ujian Tesis;
46
Keterkaitan : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Pimpinan STAIN; Direktur; Ketua Program Studi; Tenaga Kependidikan; Dosen Pembimbing Tesis; Dosen Penguji Tesis; Mahasiswa
Peralatan/Perlengkapan dan administrasi akademik/ keuangan A. Peralatan/perlengkapan: 1. Ruang seminar beserta meja & kursi; 2. ATK; 3. LCD; 4. Mix; 5. Jaringan Listrik; 6. White Board; 7. Camera digital; B. Administrasi akademik/keuangan: 1. Terdaftar sebagai mahasiswa pada semester berjalan yang dibuktikan dengan pengesahan kartu mahasiswa (KTM); 2. Masih memiliki hak menyelesaikan studi (4 semester atau 6 semester baik yang pernah cuti 2 kali); 3. Telah menyelesaikan beban studi maximal 36 SKS; 4. Memiliki indeks prestasi kumulatif (IPK) serendah-rendahnya 3,0 (tiga koma nol); 5. Menyerahkan bukti-bukti keikutsertaan kegiatan akademik (Matrikulasi, Meeting Profesor dll); 6. Telah mendaftar ujian tesis; 7. Transkrip nilai semester 1 – 4 asli dan foto copy; 8. Surat keterangan bebas pinjaman buku perpustakaan pusat & pascasarjana; 9. Kwitansi SPP semester berjalan/terakhir (asli); 10. Dokumen tesis yang sudah ditandatangani pembimbing; 11. Foto copy sertifikat kemampuan bhs Inggris tingkat ”intermediate” dari Pusat Pengembangan Bahasa STAIN Kudus, atau memiliki skor TOEFL 450; 12. Foto copy ijazah S.1 sebanyak 2 lembar; 13. Foto copy sertifikat matrikulasi/orientasi pembelajaran mahasiswa pascasarjana; 14. Mengisi formulir pendaftaran ujian tesis; 15. Foto copy surat keterangan beasiswa (bagi yang meeeproleh beasiswa); 16. Foto copy SK. Ketua cuti kuliah (bagi yang pernah cuti kuliah); 17. Administrasi sidang/ ujian tesis: a. Surat permintaan menjadi tim penguji; b. Daftar hadir penguji, pembimbing, mahasiswa sidang/ujian tesis; c. Blangko nilai sidang/ujian tesis (penguji 1, 2 dan pembimbing); d. Daftar nilai sidang/ujian tesis; e. Rekap nilai sidang/ujian tesks, dan keterangan hasil sidang/ujian tesis.
47
Peringatan : 1. Telah lulus semua mata kuliah yang diwajibkan dengan IPK > 3,00 2. Memperoleh sertifikat kemampuan bhs Inggris tingkat ”intermediate” dari Pusat Pengembangan Bahasa STAIN Kudus, atau memiliki skor TOEFL 450; 3. Bebas pinjaman buku perpustakaan pusat & pasacsarjana; 4. Dokumen tesis telah ditanda tangani pembimbing; 5. Ujian tesis oleh Panitia Ujian Tesis dan Dewan Penguji Tesis dengan struktur kepanitian & dewan penguji sbb: a. Panitia: Ø Pengarah; Ø Ketua; Ø Sekretaris; Ø Anggota. b. Dewan Penguji: Ø Ketua Sidang; Ø Sekretaris Sidang; Ø Anggota Penguji (Pembimbing I & II/ Pembimbing Tesis) & Penguji; 6. Penilaian Tesis meliputi: a. Kualitas naskah tesis; b. Performance mahasiswa pada waktu mempertahankannya dalam ujian; 7. Mahasiswa yang diyatakan lulus, maka dia berhak menyandang gelar Magister (S.2) dan mengikuti wisuda. 8. Apabila dinyatakan tidak lulus, maka dia wajib memperbaiki tesisnya diberi kesempatan mengulang 2 kali dengan durasi waktu 2 bulan tanpa harus melengkapi persyaratan yang sudah pernah dilengkapi ketika kali pertama mendaftar ujian tesis.
Pencatatan dan & Pendataan : 1. Terdaftar sebagai mahasiswa aktif pada semester berjalan; 2. Terdaftar sebagai peserta ujian tesis. 3. Tesis sudah siap diujikan; 4. Mahasiswa telah siap untuk diuji; 5. Dosen penguji tesis telah siap menguji. 6. Aspek-aspek penilaian dari kualitas tesis & performance mahasiswa meliputi: a. Kualitas tesis: Ø Materi, metodologi; Ø Sistematika penulisan dan bahasa; Ø Originalitas & sumbangan dalam bidang ilmunya dan/ atau nilai penerapannya; b. Penampilan waktu ujian: Ø Penguasaan materi; Ø Metodologi; Ø Tutur kata; Ø Sistematika pemaparan; c. Nilai akhir ujian tesis dilambangkan dengan angka ( kisaran 70 s/d 100); d. Hasil Ujian tesis diberitahukan langsung oleh Ketua Tim penguji kepada mahasiswa; e. Petugas administrasi prodi memproses nilai ujian tesis dengan memasukkannya ke dalam KHS dan daftar Induk Mahasiswa; f. Mahasiswa yang sudah dinyatakan lulus dan sudah memperbaiki tesisnya sesuai dengan catatan sidang, diharuskan membuat ABSTRAK dalam bahasa Arab & Inggris; g. Naskah tesis dianggap sah setelah ditandatangani oleh semua anggota penguji & telah disahkan oleh Direktur Program Pascasarjana; h. Dua (2) naskah tesis yang telah sah tersebut diserahkan kepada petugas administrasi prodi sebagai syarat untuk memperoleh Yudisium dan mengikuti Wsuda Magister (S.2).
Definisi : Ujian tesis adalah ujian tahap akhir mahasiswa dari seluruh rangkaian kegiatan akademik selama perkuliahan di program pasacasrjana dalam bentuk ujian secara lisan oleh tim penguji yang harus diikuti oleh seluruh mahasiswa pascasarjana Magister (S.2) untuk 48
mempertanggungjawabkan hasil penelitian/tulisan ilmiah yang telah dibuat dalam bentuk tesis.
Pelaksana No
Aktivitas
1
A 1.
Persiapan Mensosialisasikan Panitia persyaratan ujian ujian tesis pada mahasiswa dengan menempel brosur di papan pengumuman akademik.
2.
Menyiapkan lembar formulir pendaftaran yang diperlukan
3.
2
3
Mutu Baku Persyaratan / Waktu Perlengkapa n
Output
Papan pengumuman
Selama satu bulan
Terpasangnya pengumuman
Panitia mahasi ujian swa
formulir
Selama jadwal ujian tesis
Tersedianya formu-lir
Memberikan penjelasan kepada mahasiswa yang mendaftar agar memenuhi semua persyaratan ujian tesis Menanyakan alat bantu yang diperlukan dalam ujian kepada mahasiswa untuk kemudian dicatat
Panitia mahasi ujian swa
Daftar persyaratan
Kondisi onal
Mahasisw a menerima penjelasan
Panitia mahasi ujian swa
Kondisi onal
Alat bantu yang diperluka n siap digunakan
5.
Menyiapkan jadwal pelaksanaan ujian tesis
Panitia ujian
LCD, Komputer, pengeras suara,/mix, jaringan LAN & listrik, white board, camera digitas. Dokumen jadwal ujian tesis
Jadwal ujian terpasang / terpublika si
6.
Menyiapkan Panitia Mahasi undang-an untuk swa penguji dan pembimbing tesis
1 minggu sebelu m pendaft aran ujian Maksimal 5 hari sebelum ujian Maksimal 3 hari sebelum ujian
Dosen penguji menerima undangan
4.
7.
Dose n peng uji & pem bimb ing Menyerahkan Panitia mahasi Dose undangan ujian swa n untuk penguji kepada peng mahasiswa yang akan uji ujian untuk kemudian mahasiswa
Dokumen undangan ujian tesis
Distribusi undangan ujian
Ket
Undangan telah siap distribusi
49
8.
9.
ybs menyerahkan undangan serta dokumen tesis yang akan diuji Memastikan pada Panitia Mahamasing-masing dosen siswa penguji akan datang pada saat ujian tesis
Dose n peng uji
Kepastian kehadiran
&
Maksimal 3 hari sebelum ujian Maksimal 1 hari sebelum ujian
Konfirmasi kehadiran dosen penguji
Menyiapkan sarana dan prasarana pelaksanaan ujian seperti penataan setting ruang sidang, tempat duduk sesuai jumlah peserta ujian dan LCD, mix, camera digital, jaringan LAN, listrik dll. Menyiapkan lembar form penilaian sebanyak 3 lembar untuk masing-masing tesis yang diuji. Satu form penilaian diberikan untuk dosen penguji, kedua untuk dosen pembimbing 1 dan 1 form untuk pembimbing 2. Form ini diberikan sebelum ujian berlangsung Pelaksanaan Berada di tempat ujian
Panitia Petugas yg ditunjuk
Sarana & prasarana yang representatif
Panitia mahasi Dose swa n peng uji/ pem bimb ing tesis
Form penilaian
Maksimal 1 hari sebelum ujian
Tersedianya form penilaian
Dosen mhs penguji
Standbay diruang ujian
kedisiplin an
Memastikan bahwa form penilaian ujian tesis sudah diisi oleh dosen penguji Mengumpulkan form penilaian ujian tesis yang diuji pada saat ujian berlangsung
Panitia Dosen Ujian penguji tesis
Kepastian isian formulir
Panitia
Mahasi Dose swa n peng uji
Dokumen terkumpul
4.
Membuat rekap hasil Panitia ujian tesis
5.
Menyerahkan rekap Panitia hasil pada Direktur untuk mengumumkan hasil ujian tesis
Dose n peng uji Dire ktur pasa csarj ana
Maksim al 15 menit sebelu m ujian dimulai Pada saat (ujian i menit) Maksimal 5 hari setelah ujian tesis 15 hari setelah ujian tesis 10 menit setelah rekap dibuat
10.
B 1.
2.
3.
Dokumen rekapitulasi nilai Pengumuman nilai hasil ujian
Sarana prasarana siap digunakan
Formulir ujian yang telah terisi Formulir terdokum entasi dengan baik Terdokum entasinya nilai hasil ujian tesis Tewujudn ya pengumu man nilai hasil ujian tesis 50
C 1.
Pengumuman Hasil Ujian Mengumpulkan Panitia mahasiswa yang sidang pada hari yang bersangkutan untuk menunggu hasil pengumuman ujian tesis
2.
Mengumumkan nilai Direktu hasil ujian tesis r
Dire ktur pasa csarj ana
Kehadiran mahasiswa yang telah menyelesaika n ujian tesis
10 menit
mah asis wa
Pengumuman nilai hasil ujian tesis
15 menit
Hadirnya mahasisw a untuk melihat pengumu man nilai hasil ujian tesis Terpublik asinya nilai hasil ujian tesis.
51
FLOWCHART SOP UJIAN TESIS START
MENSOSIALISASIKAN PERSYARATAN UJIAN TESIS
MENYIAPKAN LEMBAR FORMULIR YANG DIPERLUKAN MEMBERIKAN PENJELASAN KEPADA MAHASISWA YANG MENDAFTAR MENANYAKAN ALAT BANTU YANG DIPERLUKAN DALAM UIAN TESIS MENYIAPKAN JADWAL PELAKSANAAN UJIAN
MENYIAPKAN UNDANGAN UNTUK PENGUJI DAN PEMBIMBING TESIS MENYERAHKAN UNDANGAN PENGUJI KEPADA MAHASISWA UNTUK DISERAHKAN BESERTA BERKAS TESIS YG AKAN DIUJI MEMASTIKAN KEDATANGAN DOSEN PENGUJI PADA SAAT UJIAN MENYIAPKAN SARANA DAN PRASARANA PELAKSANAAN UJIAN MENYIAPKAN FORM PENILAIAN UNTUK MASING-MASING PENGUJI
HADIR SAAT UJIAN MUNAQOSYAH
MENGUMPULKAN DAN MEMASTIKAN FORM PENILAIAN UJIAN TESIS SUDAH DIISI
MEMBUAT DAN MENYERAHKAN REKAP HASIL NILAI UJIAN KE KETUA PANITIA UJIAN TESIS UNTUK DIUMUMKAN
FINISH 52
PASCASARJANA STAIN KUDUS
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
Sti.11/PASCA0/PP.00.9/05.c/2013 12 Maret 2013 Oktober 2015 Ketua STAIN Kudus
SOP
PELAKSANAAN WISUDA Dasar hukum :
Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Undang –Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 3. Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1997 tentang Pendirian Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; 4. Keputusan Menteri Agama Nomor 295 Tahun 1997 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus; 5. Keputusan Menteri Agama Nomor 407 Tahun 2000 tentang Pengangkatan dan Pemberhentian dalam dan atau dari Jabatan pada Perguruan Tinggi Agama Negeri di Lingkungan Departemen Agama; 6. Keputusan Menteri Agama Nomor 88 Tahun 2008 tentang STATUTA STAIN KUudus. 7. Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan STAIN Kudus; 8. Buku Pedoman Akademik STAIN Kudus; 9. SK. Ketua STAIN Kudus tentang Pembentukan dan Pengangkatan Paniti Wisuda; 10.Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Departemen Agama. 11.SK. Ketua STAIN Kiudus tentang Penulisan Ijazah & Transkip nilai;
1. 3. 4. 5.
Keterkaitan :
Peralatan/Perlengkapan :
1. Senat STAIN; 2. Pimpinan STAIN; 3. Direktur Pasasarjana; 4. Sub Unit Keuangan; 5. Sub Unit Akademik Pusat; 6. Sub Unit Humas; 7. Ka. Program Studi 8. Mahasiswa; 9. Kepolisian (keamanan); 10.Unsur organisasi mahsiswa; 11.Panitia wisuda; Peringatan : 1. Mahasiswa telah selesai mengikuti ujian tesis dan lulus; 2. Mahasiswa telah menyerahkan dokumen tesis sebanyak 3 exemplar secara sah; 3. Mahasiswa telah menyelesaikan seluruh adminitrasi keuangan yang dipersyaratkan sebagai calon wisudawan/i; 4. Mahasiswa telah terdaftar sebagai calon wisudawan.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Pendaftaran; Persiapan; Pelaksanaan wisuda; Evaluasi & laporan.
ATK; Komputer/Lap top; Printer; LCD & kelas multi media Program SIA Pascasarjana; Gedung pertemuan; Dokumentasi; Panitia yang terangkat sebagai panitia wisuda; 9. Waktu (Hr & tanggal) 10. Toga mahasiswa & snggota senat; Pencatatan dan Pendataan : 1. Calon wisudawan hadir 30 menit sebelum acara wisuda dimulai; 2. Calon wisudawan memahami buku panduan prosesi wisuda; 3. Calon wisudawan hadir beserta wali wisudawan; 4. Calon wisudawan mendapatkan CD prosesi wisuda dan 2 lembar foto wisuda 53
5.
bersama dan perseorangan; Calon wisudawan harap waspada terhadap fotografer tidak resmi;
Definisi :
Wisuda adalah pelantikan mahasiswa yang telah menyelesaikan studi untuk mendapatkan gelar magister. Prosesi adalah perarakan senat guru besar yang akan melakukan rapat senat terbuka.
Pelaksana No A 1.
2.
3.
Aktivitas
1
2
3
Mutu Baku Persyratan / Waktu Perlgkapan
Ket
Persiapan Menerbitkan surat keputusan tentang penyusunan dan pengangkatan kepanitiaan wisuda dan besar pu-ngutan biaya wisuda Menyusun job discription, jadwal kegiatan, acara kegiatan wisuda pada hari H serta buku panduan wisudawan/i
Pimpina n STAIN
Kewenangan Ketua & sumber daya manusia yang kompeten
Paling lambat 2 bulan sebelu m wisuda
Panitia terpilih
Tugas sekretaris panitia
1 minggu setelah SK Ketua keluar
ATK & kewenangan kesekretariat an
Tugas kesekretariat an
Minima l 1 minggu setelah SK Ketua
5.
Pendaftaran calon Panitia/B Maha wisudawan/wati endahara siswa PNBP
Memenuhi persyaratan
1 bulan sebelu m H. Hari
B
Pelaksanaan
1.
Melakukan ceking terakhir jumlah pendaftar wisuda
Persyaratan administrasi & keuangan
2.
Melaksanakan gladi Panitia resik wisuda
1 bulan sebelu m hari H 1 hari sebelum wisuda
3.
Pembukaan acara Panitia wisuda jam 8 pagi, dengan susunan
Mahasisw a/calon wisudawa n/i
Panit ia wisu da Cal on wis uda wan /i Ma hasis
Gedung pertemuan & perlengkapan nya Koord. & anggota bidang
SK Panitia
Job discriptio n , jadwal kegiatan jadwal acara, buku pedoman. 1 bulan seluruh sebelu anggota m hari panitia H menerim a jadwal kegtn
Mensosialisasikan Panitia jadwal kepada seluruh anggota panitia sebagai panduan tugas dan tanggung jawab masing-masing seksi Mensosialisasikan Panitia SK kepada panitia Pascasarjana (S.2) / Juruan (S.1) untuk diketahui
4.
Output
Setiap anggota Pascasarj ana/jurus an menerima SK Calon wisudawan / ti terdaftar Terdaftar sebagai wisudawan/ti Terlaksan anya gladi resik
30 menit Acara wisuda siap 54
acara sebagai berikut : a. Wisudawan memasuki gedung sidang b. Menempati tempat duduk yang telah ditetapkan panitia c. Prosesi : Pimpinan STAIN, Direktur , Kajur dan anngot Senat memasuki ruang sidang d. Menyanyikan lagu kebangsaan Indonesia Raya e. Pembacaan ayat-ayat suci Al-Qur’an f. Lagu Hymne & Mars STAIN Kudus g.
wa
15 menit Seluruh sebelum wisudadimulai wan/ti hadir
Wisudawan
30 menit Wisudawan telah menem45 menit patkan diri
Rombon gan Senat
UKM Musik Mhs AlIzzah UKM Musik
Pembukaan Ketua Rapat Senat STAIN & Terbuka Anggota senat
Pembacaan SK. Waket 1 tentang Kelulusan & lap purna wisuda Pemindahan koncer Ketua/Di Wiwisudawan rektur/K suajur dawan
5.
Membaca wisudawan magister
6.
Sambutan wakil wi- Wakil sudawan wisuda wan
7.
dimulai
Wisudawan/wis u-dawati
h.
4.
wisuda/wisudawati
Janji Wisudawan
Amanat Ketua Ketua STAIN Kudus STAIN
10 menit Lagu Indonesia Raya & ayat suci 10 menit Al-Qur’an dikoman dangar15 menit kan
15 menit Ucapan pembukaan dilaksana kan 10 menit SK. Ketua wisuda wan terbaca Koncer 45 Pengesa- Alumni perpindah menit han Magister dari kiri ke Magister perdana kanan telah terwujud Sumpah & 5 menit Terucap Pengucapa Janji harus nya n Sumpah diucapkan sumpah & Janji & janji telah dilakukan Pesan & 3 menit Tersamp Pesan & kesan aikannya kesan perwakilan kesan & terakhir wisudawan pesan tersampai disampaikan dari kan wisudadengan wan baik Sambutan 10 menit Tersamp Pesan unsur aikannya ilmiah pimpinan kata untuk pesan diaplikasi 55
Petugas membaca do’a
Do’a mengiringi kepergian para wisudawan
ilmiah dari pimpinan 10 menit Terkabulnya harapan seluruh civitas akademika 2 menit Tertutunya acara wisuda
8.
Pembacaan do’a
9.
Penutupan Sidang Ketua Senat Terbuka STAIN
Mengakhiri prosesi wisuda
10.
Meninggalkan RomboGedung Sidang ngan Senat terbuka Senat
Rombongan 5 menit meninggalkan tempat
kan pada masyarakat Berdo’a dengan penuh khitmad dilaksanakan
Wisuda ditutp oleh Ketua Sidang Terbuka Selesailah Berakhirsudah nya acara acara wisuda di wisuda STAIN
56
FLOWCHART SOP PELAKSANAAN WISUDA A. PERSIAPAN START PENYUSUNAN/PENGANGKATAN SK. KEPANITIAAN WISUDA DAN BESARAN BIAYA WISUDA
MENYUSUN JOB DISCRIPTION, JADWAL DAN ACARA KEGIATAN
MENSOSIALISASIKAN JADWAL KEPADA SELURUH ANGGOTA PANITIA MENSOSIALISASIKAN SK KETUA KE SELURUH PANITIA UNTUK DIKETAHUI MENDAFTARKAN CALON WISUDAWAN YANG MEMENUHI PERSYARATAN KEPADA PANITIA WISUDA FINISH
57
B. PELAKSANAAN START MENDAFTAR WISUDA KE PANITIA MELAKSANAKAN GLADI RESIK WISUDA PROSESI WISUDA SEBAGAI BERIKUT: · WISUDAWAN MEMASUKI GEDUNG · MENEMPATI KURSI YANG SUDAH DITENTUKAN · ROMBONGAN SENAT MEMASUKI GEDUNG SIDANG SENAT TERBUKA YANG TERDIRI DARI: Ø KETUA Ø WAKIL KETUA Ø DIREKTUR PASCASARJANA Ø KAJUR Ø DAN ANGGOTA SENAT · MENYANYIKAN LAGU KEBANGSAAN INDONESIA RAYA · PEMBACAAN AYAT-AYAT SUCI AL-QUR’AN · LAGU HYMNE DAN MARS STAIN KUDUS · PEMBUKAAN SIDANG SENAT TERBUKA · PEMBACAAN SK. KETUA TENTANG WISUDAWAN & LAPORAN PURNA WISUDA · PELANTIKAN WISUDAWAN · PEMBACAAN JANJI WISUDAWAN · SAMBUTAN WAKIL WISUDAWAN · AMANAT KETUA STAIN KUDUS · PEMBACAAN DO’A · PENUTUPAN SIDANG SENAT TERBUKA
MENINGGALKAN GEDUNG SIDANG SENAT TERBUKA
FINISH
58
Nomor SOP
PASCASARJANA STAIN KUDUS
Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
Sti.11/PASCA0/PP.00.9/05.d/2013 12 Maret 2013 September 2013 Ketua STAIN Kudus
SOP
LAYANAN PERPUSTAKAAN Dasar hukum : 1. 2. 3. 4.
5.
6.
7.
8.
9.
Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional ; Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan Nasional; Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; Keputusan Presiden RI Nomor 11 Tahun 1997 tentang pendirian Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri; Keputusan Menteri Agama Nomor 383 Tahun 1997 Tentang Kurikulum nasional program pasca sarjana (S.1) Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN); Keputusan Menteri Agama Nomor 88 Tahun 2008 Tentang Statuta Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN); Keputusan Menteri Agama Nomor 40 Tahun 2013 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus. Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi Islam Nomor 2346 Tahun 2012 tentang Izin Penyelenggaraan Magister Ekonomi Syari’ah Pada Perguruan Tinggi Agama Islam Negeri; Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi Islam Nomor 347 Tahun 2013 tentang Izin Penyelenggaraan Magister Manajemen Pendidikan Islam Pada Perguruan Tinggi Agama Islam Negeri
Kualifikasi Pelaksanaan : 1. Pembuatan Kartu Anggota, 2. Peminjaman biasa (sirkulasi), 3. Pengembalian dokumen, 4. Peminjaman Ujian Tesis 5. Pinjaman Hilang, 6. Kartu Sementara dan Duplikasi Kartu. 7. Bebas pustaka/cuti dan penyerahan tesis, 8. Kartu baca/Kartu tamu, 9. Penelusuran, 10. Literatur.
Keterkaitan : 1. Direktur; 2. Ka. Prodi 3. Ka. Perpustakaan; 4. Petugas Perpustakaan
Peralatan/Perlengkapan : 1. Program SLIM; 2. Komputer; 3. Printer; 4. ATK; 5. Bahan pustaka
Peringatan : 1. Mahasiswa terdaftar perpustakaan;
Pencatatan dan Pendataan : sebagai
anggota
1. Bahan pustaka sudah terkatalogisasi; 2. Relevansi bahan pustaka dengan matakuliah 59
2. Program SLIM dapat dioperasikan dengan lancar dan baik; 3. Petugas menguasai program SLIM; 4. Kuantiatas bahan pustaka memadai
yang diajarkan; 3. Tahun terbitan bahan pustaka masih dibawah 5 tahun dari tahun berdirinya pasacsarjana; 4. Kuantitas peminjaman bahan pustaka 2 buah buku;; 5. Durasi waktu peminjaman 1 minggu; 6. Sanksi kehilanagn pinjaman bahan pustaka sangat bijaksana (sesuai dengan jumlah waktu dari tanggal peminjaman ); 7. Sanksi bahan pustaka rusak, mengganti bahan pustaka dengan judul & pengarang yang sama; 8. Apabila kesulitan bahan pustaka dapat diganti dengan judul dan isi yang masih ada relevansinya dengan pengarang yang tetap sama.
Pelaksana No A
Aktivitas
1
2
Mutu Baku 3
Persyartan / Perlngkpn
Waktu
Output
Pembuatan Kartu Anggota
1.
Mengisi formulir disediakan saat semester pertama
Petugas pustakawa n
Formulir pendaftaran
2.
Melampirkan pas foto Calon ukuran 2 x 3 = 1 lbr & 3 x 4 anggoota = 1 lbr.
Petugas pustakawa n
Terlampirnya pas foto
3.
Proses KTM
4.
Menerbitkan kartu ang- Pegelola gota perpustakaan Menerima kartu ang-gota Mahasisdi bagian adminis-trasi wa/pengguna baru
Petugas pembu-at KTA Petugas pembu-at KTA Pustakawan
Persyaratan 1 hari foto berjilbab & berjas/ perempuan & laki-laki Waktu her 15 hari regestrasi Setelah waktu her regestrasi
3 hari
KTA terbit
KTA keseluruhan harus terbit secara serentak
2 hari
Pengguna menerima KTA
5.
yang Calon her Anggota
B 1.
Peminjaman Biasa Mengambil koleksi yang Peminjam Pustakawan diinginkan dari rak dan menyerahkan-nya kepada petugas sirkulasi
2.
Menyerahkan KTA [milik Peminjam Pustakawan sendiri]
3.
Memeriksa keutuhan fisik koleksi, kemudian membuka database sirkulasi (peminjaman) Menemukan (men-scan) nomor anggota pengguna yang akan meminjam buku dan memeriksa status pengguna (aktif/tidak aktif)
4.
Ket
Pustakawan
Peminjam
Petugas Pemin-jam Perpustak aan.
1 hari
Terisinya formulir pendaftaran
Kartu Tanda Mahasis wa (KTM) berfungs i 3 aspek
KTA 3 IN 1
KTA siap didistribusikan kepada mahasiswa baru KTA diserahkan kpd pustakawan. Pemeriksaan bahan pustaka
Kondisio Calon nal peminjam mendapatkan buku yang ingin dipinjam 5 menit Petugas menerima KTA 10 menit
Keutuhan fisik koleksi, dll terperiksa
Pemeriksaan terhadap nomor anggota pengguna antara yang aktif &
10 menit
Ditemukannya nomor anggota peminjam
60
yang tidak
Pelaksana No 5.
6.
7. 8.
C 1.
2.
3.
5.
6.
D
Aktivitas Memasukkan data bibliografi buku dengan menscan barkode dokumen yang akan dipinjam Membubuhkan tanggal kembali (date due slip) dibagian belakang bku yang akan dipinjam
1
2
3
Mutu Baku Persyratan / Waktu Perlngkpan
Output
Pustakawan
Mhs
Program SLIM & komputer ATK
2 menit
Terdatanya biblio grafi buku
Pustakawan
Mhs
Balpoin/stempel tanggal
1 menit
Memberikan kembali KTA Pustakabeserta koleksi yang akan wan dipinjam mahasiswa ybs Menerima KTA dan se- Mhs jumlah koleksi yang dipinjam
Mhs
Transaksi peminjaman
2 menit
Pustakawan
Transaksi penyerahan
1 menit
Slip pada buku yang dipinjam terbubuhi tanggal pengembalian Penyerahan KTA beserta buku Diterimanya KTA dan koleksi buku
Membawa kembali buku Mhs pinjaman ke counter pengembalian dengan menyerahkan KTA milik sendiri untuk diproses Mengatakan pada petugas Mhs pada saat mengembalikan buku ter-sebut bahwa buku tersebut diperpanjang peminjamannya Terkena sanksi di bagian Mhs adm. Sirkulasi sesuai ketentuan yang berlaku jika terjadi keterlambatan.kerusakan.ke hilangan
Pustakawan
Koleksi buku yang akan dikembalikan
1 hari
Buku yang dipinjam siap dikembalikan
Pustakawan
Transaksi perpanjangan
2 menit
Informasi perpanjangan waktu/ tidak diterima pustakawan
Pustakawan
Penerapan sanksi
2 menit
Menghapus data buku Mhs dipinjam dari data base peminjam dengan cara menscan barkode dokumen ybs Memberikan kembali KTA Pustakakepada mahasiswa yang wan telah me-ngembalikan koleksi
Pustakawan
Penerapan sanksi
5 menit
Penerapan sanksi keterlambatan /kerusakan/ke hilangan berjalan dengan baik Terhapusnya data bahan pustaka yang hilang/rusak
Mhs
Penyelesaian proses pengembalian
2 menit
Ket
Pengembalian
Pengguna menerima KTA
Peminjaman untuk ujian tesis
1.
Mencari koleksi buku yang Mhs akan dipinjam melalui OPAC yang tersedia yang sesuai dengan daftar pustaka yang dibutuhkan
Pustakawan
Penelusuran peminjaman bahan pustaak
Kondisio Pengguna nal mendapatkan kolek-si
2.
Mencatat nomor kelas-nya Mhs
3.
Menelusuri di rak untuk mencari buku-buku dimaksud pada tempat yang telah ditentukan
Pustakawan Pustakawan
Perolehan hasil penelusuran Dibatasi 15 judul buku, jika lebih maka lebihnya memakai surat keterangan yang
10 menit Kondisio nal
Mhs
Nomor ke-las buku tercatat Pengguna melakukan penelusuran
61
dikeluarkan oleh Kepala Perpustakaan 4.
Meminta paraf petugas Mhs pada daftar pustaka yang sesuai dengan keberadaan buku ter-sebut, Oleh petugas sirkulasi dan referensi jika ingin meminjam lebih dari 15
Pustakawan
Penerapan peraturan
1 jam
5.
Membawa daftar pus-taka Mhs yang telah diparaf ke bagian administrasi sirkulasi perpustakaan untuk diproses Mengambil pinjaman Mhs bahan pustaka
Pustakawan
Penerapan peraturan berjalan lancar
10 menit
Pustakawan
Fotocopy surat undangan ujian tesis, KTA perpustakaan yang berlaku;
Bagian adm. Me-nerima daftar pustaka yang akan dipinjam 1 hari Persyara-tan sebelum dapat diterima ujian dan buku juga dapat diterima juga
7.
Melaporakan hal pe- Mhs ngunduran jadwal ujian pada petugas administrasi sirkulasi;
Pustaka wan
Fotocopy undangan pengunduran jadwal munaqasah;
1 hari Petugas sebelum sirkulasi ujian menerima laporan
8.
Mengembalikan pinjaman Mhs untuk ujian tesis
Pustaka wan
Foto copy undangan pengunduran jadwal ujian
6.
E 1.
2.
F
1 hari setelah dilaksana kan ujian
Paraf pe-tugas di-dapatkan
Daftar pustaka yang di-pinjam di-terima oleh petu-gas
Pinjaman hilang : Apabila koleksi (buku) yang dipinjam hilang, maka langkah-langkah yang dapat dilakukan sbb : Melapor ke counter Mhs pengembalian (sirkulasi) sesuai dengan Prodi yang telah ditentukan untuk dicatat petugas Mengganti buku yang Mhs hilang tersebut sesuai judul dan pengarang yang sama, bila buku tersebut sudah tidak terbit lagi maka penggantinya dapat berupa buku yang subjeknya sama, dengan kualitas yang sebanding
Pustaka wan
Proses pencatatan buku hilang
Pustaka wan
Proses penujukan buku pengganti ke petugas
5 menit
Bagian sirkulasi menerima laporan
Mencari Buku yang buku hilang tepengganti lah diganti , 1 minggu sejak lapor ke bagian administrasi sirkulasi
Pembuatan Kartu Duplikasi Karena Kehilangan KTA
1.
Menyerahkan kehilangan kepolisisan
surat Mhs dari
2.
Melaporkan menyerahkan bukti petugas pembuat KTA
3.
Proses Duplikasi KTA
& Mhs ke
Pustaka wan Pustaka wan/petugas Petugas pembuat KTA/pus takawan
Proses penyerahan berkas bukti kehilangan Pendataan KTA hilang
1 menit
Bukti kehilangan diterima
2 menit
Prosedur duplikasi KTA berjalan
1 minggu
Prosedur kehilangan berjalan dengan baik Prosedur pemblokiran bahan pustaka dilakukan
62
4.
G
Pengambilan KTA
Duplikasi Mhs
Pustaka wan
Final prosedur berakhir
Penyerahan bukti pengmbilan Duplikasi KTA berjalan
Bebas Pustaka Pelaksana
No
1 menit
Aktivitas
1
2
3
Mutu Baku Persyratan / Waktu Perlngkpan
1.
Menyerahkan kembali KTA Mhs
Pustaka wan
2.
Menyerahkan 1 eksemplar Mhs tesis beserta softcopy (disket/CD)
Pustaka wan
3.
Menonaktifkan dari Mhs keanggotaan perpustakaan
Pustaka wan
Proses penonaktifan anggota perpustakaan
4.
Meneyrahkan hibah bahan Mhs pustaka 2 exp
Pustaka wn
Proses entri 2 menit program penambahan koleksi
Pustaka wan
Persyaratan dipenuhi
Kondisio- Diterimanal nya foto copy identitas diri
Pustaka wan
Proses pembuatan KB/KT
2 menit
Pustaka wan
Proses peminjaman dilakukan dengan baik
kondision Dipergunak al annya KB & KT dengan baik
I 1.
2.
3.
Lunas dari 1 menit pinjaman bahan pustaka Penyerahan 1 1 menit paket dokumen Tesis (CD dengan program PDF
Output
2 menit
Ket
Peneriman kembali KTA Diterimanya Dokumen tesis dan CD-PDF Penonaktifan KTA dengan menggunti ng bagian pojok kanan atas Bahan Pustaka hibah dari mhs diterima
Kartu Baca / Kartu Tamu Menunjukkan/menyerahk Pengguna an foto copy KTP/SIM 1 yang tidak lembar memiliki kartu anggota perpustakaan (maupun luar civitas akademika) Pengambilan Kartu Pengguna Baca/Kartu Tamu selain civitas akademika Penggunaan KB & KT Pengguna dari luar
Diterimanya KB/KT
63
FLOWCHART SOP PELAYANAN PERPUSTAKAAN A. Pembuatan Kartu Anggota START MENGISI FORMULIR
MELAMPIRKAN 1 LEMBAR PAS FOTO BERWARNA UKURAN 2 x 3 cm 1 LEMBAR UKURAN 3 X 4 cm PROSES PEMBUATAN KARTU TANDA MAHASISWA ( KTM ) MENERBITKAN KARTU ANGGOTA ( KTM )
MENERIMA KARTU ANGGOTA DI BAGIAN ADMINISTRASI
FINISH
64
B. Peminjaman START MENGAMBIL KOLEKSI DAN MENYERAHKANNYA KEPADA PETUGAS SIRKULASI MENYERAHKAN KTA MILIK SENDIRI
MEMERIKSA FISIK KOLEKSI DAN MEMBUKA DATABASE SIRKULASI
MEMERIKSA STATUS PENGGUNA/PEMINJAM MEMASUKKAN DATA BUKU YANG DIPINJAM DAN TANGGAL KEMBALINYA
SERAH TERIMA KTA BESERTA KOLEKSI YANG DIPINJAM
FINISH
65
C. Pengembalian START MENGEMBALIKAN BUKU KE COUNTER PENGEMBALIAN DAN MENYERAHKAN KTA MEMPERPANJANG PINJAMAN/ TERKENA SANKSI JIKA TERLAMBAT/RUSAK DAN HILANG MENGGANTI BUKU JIKA RUSAK & HILANG : DENGAN JUDUL DAN PENGARANG YANG SAMA
MENGHAPUS DATA PEMINJAMAN DARI DATABASE
MENGEMBALIKAN KTA KEPADA MAHASISWA
FINISH
66
D.
Peminjaman Untuk Ujian Tesis START MENCARI BUKU YANG AKAN DIPINJAM, MENCATAT NOMOR KLASNYA DAN MENELUSURINYA DI RAK YANG TELAH DITENTUKAN
MEMINTA PARAF PETUGAS PADA DAFTAR PUSTAKA DAN REFERENSI JIKA INGIN MEMINJAM LEBIH DARI 15 BUKU MEMBAWA DAFTAR PUSTAKA (YANG DIPARAF) KE ADMINISTRASI SIRKULASI PERPUSTAKAAN UNTUK DIPOROSES MENGAMBIL PINJAMAN MELAPORKAN PENGUNDURAN JADWAL UJIAN TESIS PADA PETUGAS SIRKULASI
MENGEMBALIKAN PINJAMAN BUKU UNTUK UJIAN TESIS FINISH
67
68
69
