McMaster Medical Student Council, Michael G. DeGroote School of Medicine, McMaster University, 1200 Main Street West, MDCL - 3107 Hamilton, ON, L8N 3Z5

Phone: (905) 525-9140 Ext. 22141 Fax: (905) 546-0349 http://www.macmedstudentcouncil.org

>>>Conference Funding Request Form <<< PLEASE MAKE CHEQUE PAYABLE TO:

OFFICE USE ONLY

NAME:

DATE: CHEQUE #:

ADDRESS:

INITIALS

TELEPHONE: OVERVIEW OF REQUEST: NAME:  STUDENT NUMBER:  CLASS:  AMOUNT  OF  CONFERENCE  FUNDING  YOU  HAVE  PREVIOUSLY RECEIVED FROM THE MMSC:  NAME OF CONFERENCE: LOCATION OF CONFERENCE:  DATE(S) OF CONFERENCE:  GENERAL DESCRIPTION OF THE CONFERENCE:

DATE

DESCRIPTION

AMOUNT

TRAVEL/MISCELLANEOUS EXPENSES:

REGISTRATION EXPENSES:

ACCOMMODATION EXPENSES:

Please attach original receipts/invoices  enclose in an envelope and submit to:

TOTAL CHEQUE REQUEST

Revised as of January 9th, 2015

McMaster Medical Student Council, Michael G. DeGroote School of Medicine, McMaster University, 1200 Main Street West, MDCL - 3107 Hamilton, ON, L8N 3Z5

VP Finance and Administration DETAILS OF REQUEST:

HAVE  YOU  CONFIRMED  OR  DO  YOU  EXPECT  TO  RECEIVE ANY OTHER SOURCES OF FUNDING?

HOW  MANY  ATTENDEES  ARE  EXPECTED  AT  THIS  CONFERENCE?

WHO  ARE  THE  ATTENDEES?  STUDENTS, RESEARCHERS, ETC.)

(PHYSICIANS, 

WHAT WILL YOUR ROLE BE AT THE CONFERENCE?   (SPECTATOR, PARTICIPANT, PRESENTER, ETC.)

WHAT ARE YOUR GOALS FOR THE CONFERENCE?       

HOW  IS  THE  CONFERENCE  RELEVANT  TO  YOUR      STUDIES?

HOW  WILL  YOU  BE  REPRESENTING  THE  DEGROOTE  SCHOOL  OF  MEDICINE  AT  THE      CONFERENCE? DO  YOU  FORESEE  ANY  BENEFITS  TO  THE  CLASS 

Revised as of January 9th, 2015

Phone: (905) 525-9140 Ext. 22141 Fax: (905) 546-0349 http://www.macmedstudentcouncil.org

McMaster Medical Student Council, Michael G. DeGroote School of Medicine, McMaster University, 1200 Main Street West, MDCL - 3107 Hamilton, ON, L8N 3Z5 FROM  YOUR  CONFERENCE?

PARTICIPATION 

IN 

THE 

Revised as of January 9th, 2015

Phone: (905) 525-9140 Ext. 22141 Fax: (905) 546-0349 http://www.macmedstudentcouncil.org

McMaster Medical Student Council, Michael G. DeGroote School of Medicine, McMaster University, 1200 Main Street West, MDCL - 3107 Hamilton, ON, L8N 3Z5

Phone: (905) 525-9140 Ext. 22141 Fax: (905) 546-0349 http://www.macmedstudentcouncil.org

>>> Conference Request Form Instructions <<< 1. The purpose of the policy is to facilitate the scholarship productivity and personal  growth of our medical students by financially supporting them to attend conferences. 2. Students are eligible to receive funding both to present at as well as attend  professional conferences. There is no geographic limit on the requests that may be  considered.  3. Students who desire funding must submit a formal application (applications will only  be reviewed once) to the MMSC at least 3 weeks prior to the start of the conference.  Students must also provide conference programs along with their application form. 4. Total conference funding for the year is $6000.00. Conference funding will cover up  to a maximum of $500.00 for travel, registration and accommodation during the days  of the conference. 5. The maximum conference funding granted to each student from the MMSC will not  exceed $500 over the course of their degree. 6. The MMSC conference grant may be used to top up funding from other sources  which do not fully cover the cost of attending the conference.  If the expenses are  completely covered by other sources, then the student is not eligible to receive  reimbursement from the MMSC conference grant.   7. Applications will be reviewed monthly. There is a monthly maximum of $2000 that  may be allocated towards conference funding.  8. If the conference is cancelled, the student decides not to attend, or if the student is  unable to obtain the required leave of absence from the program it is the  responsibility of the applicant to inform the MMSC VP Finance as soon as possible  in order for any payments to be cancelled or, if already paid, reimbursed. 9. The policy will be enforced by the MMSC VP Finance. 10. Decisions regarding special funding will be made by the MMSC executives. 11. Cheques may take up to two weeks to be processed and will be returned to your  mailbox unless otherwise stated.  If the request is urgent, please indicate the date in  the blank space above the title of the form.  You can also use this space for any  further instructions you might have regarding the cheques. 12. You may want to keep a copy of the completed form for your own record keeping.  If  you have any questions, please contact Hrishikesh Suresh, MMSC President 2018  ([email protected]). Revised as of January 9th, 2015