Universal U‐PASS Advisory Board  Fall planning meeting  21 October 2011  Minutes    1. Five minute public comment period  a. A guest spoke about the Extended Degree Program (EDP) – Danielle Torre  [[email protected]]  i. “EDP doesn’t support the mandatory policy for Universal U‐PASS.  Some  students already receive ORCA cards through their employers and some  students are only on campus four days each quarter.  The majority vote didn’t  take them into consideration and for a lot of students in this program even $76  could be a tipping point for whether or not they continue their classes”  b. A late guest came after the comment period, but still made remarks – Micah Kurtz  [[email protected]]  i. He was hurt by the form letters he receives in response to messages sent to  upassAB.  ii. He doesn’t think it is fair for him to “subsidize someone else’s bus fare” when he  is struggling financial and never takes the bus.  He has to choose between  healthcare for his child, food, and the U‐PASS.  iii. He is willing to give back his Husky Card to prove that he isn’t taking advantage  of the program.  1. Rene Singleton took Micah’s information for follow‐up contact.  2. Future meetings should feature a more formal sign‐in process for non‐ committee members.    2. Student Database Follow‐up  a. Professional and Continuing Education (PCE) said there are an estimated 801 students in  online programs.  i. At this point it is strictly a sample size, Commuter Services was unable to receive  local address information for this population    1. Josh and Nate will follow‐up to receive local address information from  PCE.  ii. Commuter Services is still working on PCE’s definition of an online student—a  student enrolled in one online class and other classes on campus or elsewhere,  or a student strictly enrolled in online classes.  1. The Advisory Board would like to know the population size that is  strictly enrolled in online classes.    3. Mandatory Fee Letter Follow‐up  a. Nate drafted a letter explaining the mandatory nature of the fee.  This letter will serve  to inform employers or others who are covering the cost of a student’s education that  the fee is indeed mandatory and should be considered a part of tuition costs.  b. The letter will be about one page long and will receive final approval from Josh over the  weekend.    4. Peer institutions  a. Alicia conversed with WSU’s director of Transportation Services.  

i. Their equivalent of this Advisory Board does not have bylaws or rules.  ii. Alicia sent the interview transcript and related materials to Advisory Board  members.  These related materials included the initiatives that WSU students  voted on in order to approve the fee.  iii. Online students at WSU do not pay SAF.  b. Michelle Rhoads is looking at peer institutions in Oregon for more information  i. Rene would like Commuter Services to look at more peer institutions outside of  Washington and Oregon.  1. Josh will send out a query on his professional list serv.    5. [email protected] Communications  a. All Advisory Board members received copies of all messages that have gone out through  upassAB as well as drafts being considered by the writing team (Alicia, Bill, and  Melanie).  i. Bill has a new draft for the online students who would like Husky Cards sent in  the mail.  ii. Sarah has changes to the message going out to long distance or online learners  seeking exemptions.  iii. Bill and Melanie still need to approve the draft message for correspondents  questioning the legality of the program.  iv. Adrian thinks the information used in the message for correspondents who park  on campus is very interesting and could potentially be used in other  applications.   b. Alicia will keep a running log of all iterations that come into the upassAB inbox.    6. Open Meetings Law Follow‐up and other “loose ends”  a. The Advisory Board will follow Washington’s open meetings law.  i. When a day and time is chosen for a meeting the Advisory Board is then bound  to that commitment because that notice is sent to student groups and  advertised.  ii. Rene will look into whether the board is complying with this law voluntarily or if  it is mandatory.  b. The board has some time to get things organized, but once it is officially established and  a meeting schedule is set there is a three day window to send the agenda and then it  cannot be changed.  i. The Advisory Board still needs bylaws to figure out some logistics, such as who  will send out the agenda, for example.  c. ASUW can host a website for the committee similar to the SAF committee website.  i. ASUW can also easily store and track record and create a separate page for the  advisory board.  d. Minutes need to approved so that official minutes are posted to this new website, not  draft minutes.  e. The committee will need to officially vote on and approve members soon.    7. Meeting adjourned.