Universal U‐PASS Advisory Board  Preliminary Summer Meeting   August 17, 2011  Minutes    1. Josh ‐ New fee structure / new governing structure  a. U‐PASS transit agency partners were very impressed by what  students brought to the table and what they asked for in reciprocity  i. In turn, these agencies have been doing their part/their share  in the deal  b. We have some appointments in place while some remain vacant  i. He would like to meet semi‐formally a few more times to lay  out foundational work so we can hit the ground running  Autumn quarter.  ii. Once students are back, we need to be up and running and  ready to engage in meaningful planning as well as ready to  respond to students concerns and questions    2. Introductions  a. Josh Kavanagh – Director of Transportation Services  b. Melanie Maylock – GPSS Secretary  i. GPSS has not made formal appointments yet, she may or may  not stick on through the year.  c. Rene Singleton – Adviser appointed by Student Life, also advises  ASUW, GPSS and has experience with a number of committees  d. Stephanie Parkins – Commuter Services: ORCA Project Manager  e. Alicia Halberg – Commuter Services: student U‐PASS liaison, advisory  board staff  f. Bill Dow – ASUW Representative, ASUW Director of Policy and  Procedures  i. The only present official student appointee for the year, the  rest are temporary/pending  ii. Will send names of other appointees to Alicia later today  g. Evan Smith – ASUW Representative, ASUW Director of University  Affairs  h. Celeste Gilman – Commuter Services: Transportation Systems  Manager, technical adviser from Transportation Services  i. Nate Jones – Interim Transportation Systems Specialist while Celeste  is on leave, will assume duties as the technical adviser from  Transportation Services    3. Josh ‐ MOU  a. In some ways, the Universal U‐PASS Advisory Board is replacing the  Student Transportation Task Force (STT).  Some of the task force’s  duties are also carrying on to the student appointees to the University  Transportation Committee (UTC) 

i. Expressed interest in the advisory board being a place where  all transportation issues are welcome tobe raised  b. The organizational structure of this oversight board is very unique  i. This is a fee imposed upon students by students  ii. Transportation services does not have the authority to grant  waivers or exemptions.  Those issues will be brought to this  committee which can then make recommendations to ASUW  and GPSS.  iii. Some answers will require more technical answers – hence the  advisers from Student Life and Trans (Celeste [Nate] and Rene)  iv. Membership  1. Roughly proportional to student body with 6  representatives from ASUW and 3 representatives from  GPSS  2. The chair of the committee will be a student  c. Current updates, as required by the MOU  i. Contract negotiations going very well and the fee lock should  happen within budget  ii. The marker for “universal” is the services and activities fee  which has proven to be a steady marker and very useful.     4. Appointing an interim chair  a. Bill appointed interim chair as he is the only official appointee who  will be staying on throughout the year  b. ASUW and GPSS appointments should be made by the end of October,  giving the entities a few weeks to make their appointments.  i. Rene: This year will be difficult, as we have to make  appointments at the beginning of the year rather than at the  end of the previous year.  1. ASUW and GPSS will make 2012‐2013 appointments by  the end of the 2011‐2012 school year  c. Election of a permanent chair will be made at a meeting in the last  week of October    5. Chair yields to Josh: use and appointment of proxies   a. Not everyone can attend all of the time.  Will the advisory board allow  for proxies?  b. Rene: recommends voting by quorum, thinks that using proxies would  not be a sound practice  i. Used in within student government entities – Sturgis rules =  50% +1  1. Quorum on the advisory board would require 5 out of 9  voting members to be present.  c. Melanie: How often will we be meeting? 

i. Josh:  At the most basic level the board is required to have one  meeting a year to make decisions on what to recommend or  not recommend to GPSS and ASUW Senate.  1. This isn’t really anybody’s vision for how the board  should actually function  ii. More meetings would lead to a better educative process and  allow us to be able to respond to questions and use the board  as a forum  1. Transportation Services is interested in asking  questions about U‐PASS program design issues and  would like for the board to advise them in that capacity  iii. Group consensus: bi‐weekly meetings, at least monthly  meetings  1. Rene: Scheduling a consistent time is key, this time will  need to be recorded on a calendar somewhere in order  to comply with Washington’s public meeting and open  records acts  a. Meetings need to be posted at least two weeks in  advance in order to comply  b. Some meetings will be short, some will be long,  but it will help to establish a flow and help to  catch members up and educate them  c. Alicia and Rene will work together to set logistics  for scheduling, reserving a room, and posting the  information on public schedules.    6. Mechanics  a. All things discussed and appointed in these preliminary meetings will  need to be confirmed by the official board at the first meeting  b. Bill: is this a committee that will need bylaws?  i. Rene: Yes, it will need bylaws or operational rules  ii. Josh: The MOU only calls for a chair, do you foresee needing  other positions?  1. Everyone thinks a vice chair is a good idea, just in case  the chair is gone  iii. Bill will provide follow up on bylaws    7. Briefing book  a. Alicia: outline of briefing book:  i. What is the U‐PASS/Why it was originally created  1. Washington State Commute Trip Reduction (CTR) law  2. History spanning 20 years  3. Josh: the student relationship to that origin  ii. Creation of the Universal U‐PASS  1. Student Transportation Task Force materials  a. Survey results 

2. MOU  iii. How the U‐PASS functions  1. Transportation Services and its relationship with area  transit entities  iv. How the Universal U‐PASS Advisory Board functions  1. Mechanics and bylaws  2. Rules, other indexes of information  v. Group requests:  1. Bill: usage numbers, and background knowledge and  numbers for the U‐PASS and new members coming into  it  a. Graphs prepared of U‐PASS utilization over time  b. Additional data – clarify with Bill  2. Melanie: should we include contact information for  advisory board members?  a. How to contact the advisory board  i. [email protected]   b. Will need to post who the members of the  advisory board are    8. Celeste: Exemptions   a. Transportation Services doesn’t have the authority to exempt groups  of students, the Universal U‐PASS Advisory Board has the authority to  make recommendations to ASUW and GPSS  b. Transportation Services is happy to be a steward of those requests  and comments/complaints  c. Rene: who is submitting exemptions? Students or departments?  i. How to we want to do intake of these complaints?  1. Melanie: ASUW and GPSS have expressed interest in  holding some sort of forum at the beginning of the year  2. We will likely receive more complaints than  compliments despite more students supporting the  universal program  3. We will need to balance this aspect out with the other  timelines and operations of this advisory board  a. Rene is happy to offer input on committees and  complaints, she has many experiences  4. Josh: If the board ever decided it wanted to take on  more responsibilities or authority then it would need to  take a resolution to ASUW and GPSS  5. Rene: People need to have a place to go to voice their  individual complaints   

9. Bill: moving forward ORCA 60‐day tap issue  a. Stephanie: I have worked on it for 3 years, Rick started 10 or 12 years  ago 

i. The ORCA system is RFID based and we’ve been working with  how that fits in with the U‐PASS and Husky Card systems  already in place  ii. When you tap an RFID chip to an RFID reader, the reader gives  information to the chip.  For example when I tapped my card  on a reader for the first time, it wrote on my chip that my pass  was now activated.  b. Stephanie: ORCA was built for the entire region.  That information  goes onto readers on buses or at stations, it sits in the ORCA system  for the maximum of 60 days (it’s this way for the entire region and for  anyone that purchases an ORCA product)  i. In turn, we only have 60 days.  When we first started we only  had 30 days and it was only after a lot of pressure from us that  it was extended.  ii. CSE, HuskyCard office and a multitude of other technology  authorities, including ourselves, were not able to find solutions  1. This is one of those issues that led to the launch  happening this year instead of last year  2. We haven’t come up with a technical fix that didn’t  require major ORCA technological changes  3. The conversation with those transit agencies is still in  place but at this point we could not make changes  before the launch of ORCA this September  a. Josh: An example: We came up with a process  that identified cards about to run out of their 60  days and it would re‐start the 60 day clock.   Unfortunately this was not possible due to  system limitations related to multiple unfulfilled  activation requests.  c. Evan – what is the possibility of getting an ORCA reader on campus  i. Fare inspectors carry handheld ORCA readers which we have  requested for Dawg Daze  1. Stephanie: Agencies have not provided a commitment  yet.  We have talked with the company that built the  ORCA system and they have security concerns about  putting a reader on campus.  2. Stephanie: Over 748 buses go by on campus parkway on  a typical school day, during school hours  3. Josh: This is only a 5 year issue, 2011‐2016 – until we  have a light rail station on campus where all students  can tap their cards  a. We have suggested to Sound Transit that they  pre‐install that station in our office where it’s on  camera and therefore very secure  i. We’re still working on those sorts of  solutions 

b. Evan: The Husky Card Office would be the  central/main place to take care of this issue  i. On camera  ii. Students are already familiar with this  office  d. How often does this issue occur?  i. The 60 day issue arises every time there is a new action item  issued.  This happens when:  1. A new card is issued/an old card is replaced by a new  card  2. Anytime there is a “group move”  a. No require to tap as long as you are registered on  time (registering more than 9 days before the  quarter)  b. If students register late, they will need to tap  again   i. What percentage of students register  late?  ii. Something to factor into promotional  campaign  iii. Is it possible to obtain a list from the  Registrar of people who register late?  1. SDB – pulling past registration  data is difficult  a. We will need to re‐activate  each year as the group  become deactivated and a  new group is created  e. September 21 – Autumn quarter U‐PASSes activiated      10. Next week’s meeting  a. 60 Day Tap update (Celeste, Stephanie)  b. Drafting a communications campaign  c. Update: population understanding (Celeste)  d. Transit contract negotiations (Celeste)  e. FAQs (Josh) 

Minutes August 17, 2011.pdf

Aug 17, 2011 - and GPSS. iii. Some answers will require more technical answers – hence the. advisers from Student Life and Trans (Celeste [Nate] and Rene).

54KB Sizes 1 Downloads 236 Views

Recommend Documents

Minutes August 17, 2011.pdf
Page 1 of 6. Universal U‐PASS Advisory Board. Preliminary Summer Meeting. August 17, 2011. Minutes. 1. Josh ‐ New fee structure / new governing structure. a. U‐PASS transit agency partners were very impressed by what. students brought to the ta

SBDM Minutes August 2017.pdf
Page 1 of 3. Hunt ISD Site-Based Decision Making Team Meeting. Minutes. August 21, 2017. 1:30 pm. Dr. Dockery called the meeting to order at 1:35 pm. Members in attendance: Sarah Nichols, Cindy Lambert, Linda Werlein, Lisa Field, Kelly Hardin,. Lee A

August Minutes - 2017.pdf
Aug 14, 2017 - Motion by Becky Barnes, second by Charles Temple, approving changes to Board policies 519 through 653. Carried 5-0. Motion by John McClure, second by Charles Temple, approving changes to BP 805. Carried 5-0. Motion by Charles Temple, s

Minutes August 24, 2011.pdf
There was a problem previewing this document. Retrying... Download. Connect more apps... Try one of the apps below to open or edit this item. Minutes August ...

Minutes 3 August 2015 .pdf
Page 1 of 4. Hoe Tonga Pacifica Waka Ama Association. COMMITTEE MEETING MINUTES. Date: 3 August 2015. Where: Policy College Porirua. Time: 6.30pm – 8pm. Whakataka te hau ki te uru. Whakataka te hau ki te tonga. Kia makinakina i uta. Kia mataratara

Minutes August 13, 2011.pdf
WAGONMASTER REPORT: Sept. 9-16, 2011 WM- M & N Horner- Lakewood Campground, Myrtle Beach, SC. This will be a week long Buddy Rally. The club will ...

Minutes - August 12 2014.pdf
There was a problem previewing this document. Retrying... Download. Connect more apps... Try one of the apps below to open or edit this item. Minutes - August ...

Adds from August 11 - August 17, 2016.pdf
23 KOFFEND, RENEE L.G. 2 BARCINAS, ARISA ANALYN T. 24 LEON GUERRERO, DARNELL ROBERT 3 BARCINAS, MARIA C.T.. 25 LEON GUERRERO ...

August 17, 2012 Chautauqua
A2 The Chautauqua. Friday, August 17, 2012. Alix, Bashaw, Clive, Delburne, Donalda, Elnora, Erskine, Forestburg, Haynes, Lousana, Mirror, Pine Lake, Tees & Trochu. By the time ..... All of the clocks in the movie "Pulp Fiction" are stuck on 4:20. •

17-18 ORIENTATION AUGUST SCHEDULE.pdf
Page 1 of 1. School Grade Date Time Location on Campus to Meet. Acadiana High 9 Tuesday, August 1, 2017 7:00 am - 9:00 am AHS Cafeteria/Various ...

Issue12 17 August community newsletter.pdf
Whoops! There was a problem loading more pages. Retrying... Whoops! There was a problem previewing this document. Retrying... Download. Connect more apps... Try one of the apps below to open or edit this item. Issue12 17 August community newsletter.p

August 16-17.pdf
Page 1 of 2. August 2016. EMS: A place to learn, a place to grow, a place to EXCEL. A Message from Ms. Baumgardner. Hello from EMS! The beginning of the new school year is just. around the corner. This will be an exciting year for everyone. We are ex

Minutes May 17, 2016.pdf
K. Guiton, F. Fenton, K. Travis Absent: P. McGee, L. Evans, S. Carr, T. Blaisure, P. Staats, J. Baker, C. Childress, T. Jayne, M. Weisgold, C. Place(guest). Roll Call ...

12-5-17 Minutes Final.pdf
Page 1 of 4. U-PASS Advisory Board Meeting. December 5, 2017. 1:30-2:30. HUB 332. Attendees. Bucoda Warren. Steven Tuttle. Anna Johnson. Jacob Turpin. Brian O'Rourke. Tori Hernandez. Zach Howard. Jacob Brett. Evan Ulman. Absent. Jonathan Dang. Anne E

May 17 Mtg Minutes PTO.pdf
There was a problem previewing this document. Retrying... Download. Connect more apps... Try one of the apps below to open or edit this item. May 17 Mtg ...

Minutes February 17, 2012.pdf
There was a problem previewing this document. Retrying... Download. Connect more apps... Try one of the apps below to open or edit this item. Minutes ...

Minutes 10-26-17.pdf
There was a problem previewing this document. Retrying... Download. Connect more apps... Try one of the apps below to open or edit this item. Minutes ...

PDCO Minutes 15-18 August 2017 - European Medicines Agency
Oct 17, 2017 - deemed to contain commercially confidential information. 2.1. ... Eli Lilly and Company Limited; Treatment of intestinal malignant neoplasm, ... Merck Sharp & Dohme (Europe), Inc.; Treatment of abdominal and gastrointestinal.

August 2016 Meeting Minutes 8916.pdf
There was a problem previewing this document. Retrying... Download. Connect more apps... Try one of the apps below to open or edit this item. August 2016 Meeting Minutes 8916.pdf. August 2016 Meeting Minutes 8916.pdf. Open. Extract. Open with. Sign I

PATS General Meeting Minutes August 31, 2016 .pdf ...
There was a problem previewing this document. Retrying... Download ... PATS General Meeting Minutes August 31, 2016 - Google Docs.pdf. PATS General ...

SRCS Meeting Minutes August 2015.pdf
Prohibited Use, Possession, Distribution or Sale of Tobacco Products and Inhalant. Delivery Systems- KGC/GBK/JFCG. • Public Complaint Procedure- KL-AR.

Minutes of the PRAC meeting 29 August - 1 September 2017
Oct 12, 2017 - Some of the information contained in the minutes is considered commercially confidential or sensitive and therefore not disclosed. With regard to intended therapeutic indications or procedure scope listed against products, it must be n

PDCO Minutes 15-18 August 2017 - European Medicines Agency
4 days ago - Reproduction is authorised provided the source is acknowledged. 18 August ...... that had remained open after the applicant's responses. ..... tract infections, For the treatment hospital acquired pneumonia, For the treatment of.

Minutes of Oakleigh Steering Group 3 August 2015 Draft.pdf ...
Page 3 of 4. Minutes of Oakleigh Steering Group 3 August 2015 Draft.pdf. Minutes of Oakleigh Steering Group 3 August 2015 Draft.pdf. Open. Extract. Open with.