Mayor Joseph Curtatone  Somerville Board of Aldermen  93 Highland Avenue  Somerville, MA  02143    June 28, 2017    Dear Mayor Curtatone and Board of Aldermen,    On June 21 and 24, the Union Square neighborhood council working group (NCWG) held a vote on the  ratification of bylaws for a Union Square neighborhood council.  We voted ‘No’ in part because we  observed significant irregularities with the election process, and are writing to detail our specific  observations and concerns related to the election with the hope that these will be addressed as the  Neighborhood Council formation process moves forward  We ask our elected officials to make clear that an election which includes irregularities that are  inconsistent with widely accepted democratic principles will not be officially recognized.  We have also  cosigned a separate letter with several of our neighbors that outlines specific steps that would address  our concerns about the process including having Neighborhood Council elections administered by the  City.    Our critique is not intended simply to criticize the work of the NCWG, but to help the process move  forward.  It is offered with the understanding that an open and direct dialogue about problems is the  best way to avoid repeating them in the future, and we hope that by stating these issues directly it will  help the NCWG in reaching agreement about how to move forward and help the City in finalizing the  content of a Community Benefits Ordinance (CBO).    There are many private organizations and associations already active in Union Square, and we would not  presume to dictate how they should carry out their own internal elections.  The proposed neighborhood  council is different as it would be a new public, quasi‐governmental entity through which Somerville’s  existing government would delegate specific responsibilities.  This includes the exclusive ability to  negotiate a “community benefits agreement” on behalf of all of Union Square with some developers.   Because a neighborhood council would have the responsibility to act on behalf of the entire community,  it is critical that that the basic principles of free and fair elections be followed.    Irregularities with this voted include specific examples of voter disenfranchisement and voter  intimidation, and the process leading up to this vote did not follow the specific procedures noted in the  bylaws that were being voted on.  These concerns and others are described in additional detail below:     

Voter Intimidation ‐ Many of those running the meeting and collecting votes were openly  advocating for a specific outcome.  Individuals have reported that those collecting votes were  specifically cheering for a ‘Yes’ vote.   

o

o

This is inconsistent with the spirit and letter of election laws, which prohibit a whole  range of practices related to poll workers advocating for a specific outcome.  It also  appears to meet the federal definition of voter intimidation:  "no person … shall  intimidate, threaten, coerce … any other person for the purpose of interfering with the  right of [that] person to vote or to vote as he may choose."      There is nothing wrong with advocating for a specific outcome, but this advocacy must  be separate from the voting process. 

  

Voter Disenfranchisement ‐ People who attended were required to stay through the entire  meeting and listen to a presentation by the organizers advocating for a ‘Yes’ vote before being  allowed to vote.  We observed individuals leaving the meeting before it was over carrying blank  ballots which had been given to them at the beginning.  When asked why they had not voted  they replied that they were told they were not permitted to vote unless they stayed until the  end of the meeting.    o No prior notice of a requirement to sit through the meeting was provided.  When  questioned, poll workers noted they were requiring voters to sit through the  presentation “because some people spend a lot of time preparing the presentation.”   



Conflict of interest ‐ Non‐profits are prohibited from most political activity under IRS rules (e.g.  recruiting and endorsing candidates, organizing for candidates, etc), but such a prohibition does  not extend to influencing the results of a private election.  Several nonprofit organizations have  employees who have been deeply involved with the process and which could stand to recieve  funding from the CBA.  Some of these employees were working as poll workers and appeared to  be openly advocating for a ‘Yes’ vote.     o Clarity is needed on whether these rules about involvement in political activity can or  should apply to NC elections.  We believe they should apply and that having full time  employees advocating for specific outcomes has the potential to overshadow the voice  of residents who are participating in their spare time.  Setting clear guidelines will be  even more consequential in a future election for actual individuals to fill board seats. 



Inconsistencies with the proposed bylaws being voted on – The bylaws included several  provisions intended to ensure free and fair elections which were not followed in the actual  election.  There were also inconsistencies in the information provided to the public regarding  the purpose of this meeting and what was actually being voted on.  Perhaps more than anything  else, this is why we believe elections should be administered by the City.  This will also allow  NCWG members to focus on the actual mission of a neighborhood council instead of trying to  administer an election. 

 

 

  o

People were not given a chance to objectively decide on whether they wanted a  neighborhood council to represent them, which was the point of the election.  The  opening sentence of the handout given at the meeting states that the Working Group  "has decided to form a Neighborhood Council", at the very meeting where supposedly  that decision will be made. It goes on to say that "a fifteen member board will be  created", when the creation of that board is also a subject of the meeting. 

o

The Working Group's website noted there would be a vote on bylaws, but the ballot  question removed all reference to the bylaws, which weren't even handed out. 

o

The language of the ballot was debated and changed as recently as 6 hours prior to the  vote, after copies of the ballot were already sent around electronically. The ballot  question made reference to "today's presentation," not approval of the bylaws  themselves, as required under Section 3.3.9 of the proposed bylaws. 

o

There was insufficient publicity about the vote (certainly not 2 weeks notice as required  by draft bylaws) and *no* official publicity about an actual vote happening. There were  no postal mailings to area residents and business, no use of the City's robo‐call or text  message system, and insufficient voter outreach and education about the final bylaws  and the implications of these votes. This is completely dis‐empowering and antithetical  to everything the Neighborhood Council is supposed to be.   

o

The final bylaws to be ratified were not posted on the internet until Monday evening at  almost midnight, less than 48 hours before the first vote.  In any case, most potential  voters would not know where to find them. 

 

 

 

 

The formation of an independent Neighborhood Council is not inevitable; the people must first provide  their consent to be governed by it.  A free and fair democratic election is absolutely essential to  establish the legitimacy of this group to act on behalf of us and our neighbors.  We greatly appreciate  the continued efforts of many in our community and our elected officials to get this right.  Thank you for your consideration,    Tim and Shu Talun  30 Boston Street