LAPORAN AUDIT DALAMAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) BIL. 2/2015 JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PULAU PINANG 1. PENGENALAN : Laporan Audit Dalaman Bilangan 2/2015 disediakan bagi meneliti perubahan dan tindakan penambahbaikan perlaksanaan amalan EKSA disemua zon serta menjadi bahan rujukan kepada semua zon supaya terus memantau teguran-teguran audit dari semasa ke semasa. Laporan ini juga disediakan bagi tujuan pensijilan oleh pihak MAMPU setelah semua zon mencapai amalan yang maksimum dan mengharapkan teguran ini menjadi petunjuk untuk bergerak lebih aktif dan kreatif.

Audit bilangan 2 tahun 2015 mengambil kira auditan yang dijalankan seperti auditan bilangan 1 tahun 2015 khususnya di Lebuh Victoria, Lebuh Light, Lebuh Queen, Lebuh Downing, Lebuh Armenian, Lebuh King dan Lebuh Campbell.

2. PENGAUDITAN: Semua juruaudit yang dilantik adalah dari kalangan ahli jawatankuasa audit Induk dan Ahli jawatankuasa audit zon bagi menampung kekurangan ahli. Juruaudit yang terlibat adalah Tuan Mohamad Shahidan Bin Abdul Ghapar selaku Ketua Audit Dalaman, Puan Dalila Hanisah Binti Abu Bakar, Puan Zarina Binti Mustapa, Puan Azlina Binti Shafee, Puan Shifa Binti Abd Samad, En. Abdul Manaf Bin Jamil dan Puan Hamizah Binti Hamid. Sebelum auditan dijalankan jadual audit dalaman telah diedarkan melalui ketua zon masingmasing melalui surat yang diedarkan.

Jadual tersebut adalah seperti berikut ;-

BIL.

1.

TEMPAT AUDITAN

IBU PEJABAT JKSNPP (Lebuh Victoria)

JURUAUDIT 1) Mohamad Shahidan Bin Abdul Ghapar 2) Dalila Hanisah Binti Abu Bakar 3) Azlina Binti Shafee 4) Shifa Binti Abd Samad 5) Abdul Manaf Bin Jamil

1

TARIKH/MASA

3hb Ogos 2015 (petang)

2.

3.

4.

5.

6.

7.

MAHKAMAH TINGGI SYARIAH (Lebuh Light)

1) Mohamad Shahidan Bin Abdul Ghapar 2) Dalila Hanisah Binti Abu Bakar 3) Zarina Binti Mustapa 4) Shifa Binti Abd Samad

4hb Ogos 2015 (pagi)

MRS DTL (Lebuh Queen)

1) Mohamad Shahidan Bin Abdul Ghapar 2) Dalila Hanisah Binti Abu Bakar 3) Zarina Binti Mustapa 4) Azlina Binti Shafee 5) Shifa Binti Abd Samad 6) Abdul Manaf Bin Jamil

4hb Ogos 2015 (petang)

MRS DBD (Lebuh Downing)

1) Mohamad Shahidan Bin Abdul Ghapar 2) Dalila Hanisah Binti Abu Bakar 3) Zarina Binti Mustapa 4) Azlina Binti Shafee 5) Shifa Binti Abd Samad 6) Abdul Manaf Bin Jamil

5hb Ogos 2015

MRS SPU (Lebuh Armenian)

1) 2) 3) 4) 5)

6hb Ogos 2015

MRS SPT (Lebuh King)

1) Mohamad Shahidan Bin Abdul Ghapar 2) Dalila Hanisah Binti Abu Bakar 3) Zarina Binti Mustapa 4) Azlina Binti Shafee 5) Abdul Manaf Bin Jamil

10hb Ogos 2015 (pagi)

MRS SPS (Lebuh Campbell)

1) Mohamad Shahidan Bin Abdul Ghapar 2) Dalila Hanisah Binti Abu Bakar 3) Zarina Binti Mustapa 4) Azlina Binti Shafee 5) Shifa Binti Abd Samad 6) Abdul Manaf Bin Jamil

10hb Ogos 2015 (petang)

Zarina Binti Mustapa Azlina Binti Shafee Shifa Binti Abd Samad Abdul Manaf Bin Jamil Hamizah Binti Hamid

2

8.

Induk

Mohamad Shahidan Bin Abdul Ghapar

3hb Ogos 2015 (pagi)

Audit Dalaman EKSA telah berjalan dengan jayanya apabila tamat pada 10hb Ogos 2015 melibatkan semua zon. Setiap juruaudit telah memberikan maklumbalas berkaitan penemuan auditan yang ditemui.

3. PEMARKAHAN : Setelah beberapa auditan termasuk auditan memperolehi workstation terbaik, best practice, zon terbaik, bilik pegawai terbaik dan lain-lain inovasi yang dijalankan, pasukan audit mendapati ada peningkatan mendadak berlaku atas kefahaman dan amalan EKSA kepada semua warga kerja dimana program secara bersama disetiap zon dibuat secara berkala seperti program gotong royong, program hari EKSA iaitu pada setiap hari Rabu dan lain-lain program. Hasil daripada auditan tersebut pemarkahan dan pencapaian keseluruhan zon telah diperolehi adalah seperti berikut :-

BIL.

NAMA ZON

A

B

C

D

E

F

JUMLAH

1.

LEBUH VICTORIA

87.27

89.77

91.51

83.63

73.33

TB

85.1

2.

LEBUH LIGHT

85.45

87.65

93.07

83.33

95

92

89.42

3.

LEBUH QUEEN

81.81

90.43

83.63

90

80

96

86.98

4.

LEBUH DOWNING

89.09

92.76

96.47

92.85

86.66

94.66

92.08

5.

LEBUH ARMENIAN

85.45

90.63

92.94

95.71

86.66

94.66

91.01

6.

LEBUH KING

87.27

94.34

95.86

98.57

82.85

93.84

92.12

7.

LEBUH CAMPBELL

89.09

87.39

93.93

86.15

90

78.66

87.54

8.

INDUK

91.30

TB

TB

TB

TB

TB

91.30

JUMLAH KESELURUHAN

3

89.4

Carta Pemarkahan Keseluruhan Mengikut Zon

Induk F. TEMPAT-TEMPAT KHUSUS (SESUAI MENGIKUT KEPERLUAN AGENSI)

Campbell

E. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

King

D. KESELAMATAN PERSEKITARAN Armenian C. TEMPAT UMUM

Downing

Queen

B. RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT

Light

A. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

Victoria 0

20

40

60

80

100

CARTA PEMARKAHAN MENGIKUT KOMPENAN

Victoria; 87.27 Induk; 91.3 Campbell; 89.09

Light; 85.45 King; 87.27

Queen; 81.81

Armenian; 85.45

Downing; 89.09

KOMPONEN A (KEPERLUAN UTAMA PERLAKSANAAN) 4

Campbell; 87.39 Victoria; 89.77 Light; 87.65

King; 94.34

Queen; 90.43 Armenian; 90.63 Downing; 92.76

KOMPENAN B (RUANG TEMPAT KERJA /PEJABAT)

Campbell; 93.93 Victoria; 91.51 Light; 93.07

King; 95.86

Queen; 83.63 Armenian; 92.94 Downing; 96.47

KOMPENAN C (TEMPAT UMUM)

5

Victoria; 83.63

Campbell; 86.15

Light; 83.33

King; 98.57

Queen; 90 Armenian; 95.71

Downing; 92.85

KOMPENAN D (KESELAMATAN PERSEKITARAN)

Victoria; 73.33

Campbell; 90

Light; 95

King; 82.85

Queen; 80 Armenian; 86.66 Downing; 86.66

KOMPENAN E (KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN)

6

Campbell; 78.66 Light; 92

King; 93.84

Queen; 96

Armenian; 94.66

Downing; 94.66

KOMPENAN F (TEMPAT KHUSUS/MAHKAMAH)

4. PENEMUAN AUDIT :

LAPORAN PENEMUAN KESELURUHAN ZON MENGIKUT KOMPONEN BIL 2/2015

ZON

PENEMUAN BAGI KOMPONEN A

VICTORIA

1) A1-No. 3 – Kefahaman amalan eksa perlu diperbaiki dari semasa ke semasa 2) A2-No. 7b – Fasilitator dilantik tapi tidak diberikan latihan yang mencukupi. 3) A2-No.8 – Program/aktiviti Eksa dirancang tetapi tidak dilaksanakan secara menyeluruh. Tiada bukti maklumat promosi dan audit ditunjukkan. 4) A4-No.12 – Hanya sekali auditan di zon dijalankan dalam tempoh satu tahun. 5) A4-No 13- Tiada bukti laporan penemuan audit disebarkan/dimaklumkan. 6) A7-No 20 – Tiada analisis penjimatan samaada kos, masa dan tenaga pekerja disediakan.

LIGHT

1) A1-No. 3 – Kefahaman amalan eksa perlu diperbaiki dari semasa ke semasa. 2) A1-No.4- Tiada laporan aktiviti jawatankuasa zon ditunjukkan. 3) A2-No. 7b – Fasilitator dilantik tapi tidak diberikan latihan yang mencukupi. 4) A2-No.8 – Program/aktiviti Eksa dirancang tetapi tidak dilaksanakan secara menyeluruh. Tiada bukti maklumat promosi dan audit ditunjukkan. 5) A4-No.12 – Hanya sekali auditan di zon dijalankan dalam tempoh satu tahun. 7

6) A4-No 13- Tiada bukti laporan penemuan audit disebarkan/dimaklumkan. 7) A7-No 20 – Tiada analisis penjimatan samaada kos, masa dan tenaga pekerja disediakan.

QUEEN

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

A1-No. 3 - Amalan EKSA perlu diamal dan dipatuhi dari semasa ke semasa A1- No. 5 - Tiada keseragaman pada tanda nama pegawai di bilik A2 - No. 7(b) - Fasilitator dilantik tetapi tidak diberi latihan yang mencukupi A4 - No. 12 - Auditan di peringkat zon hanya dilaksanakan sekali sahaja A4 - No. 13 - Tiada laporan audit dan hasil auditan tidak disebarkan A6 - No. 19 - Program kreativiti dan inovasi tidak dilaksanakan A7 - No. 20(c) - Tiada analisis penjimatan kos, masa atau tenaga pekerja disediakan.

DOWNING

1) A1-No.3 Amalan EKSA belum mencapai tahap menyeluruh oleh warga Lebuh Downing. 2) A2-No.7(b) Fasilitator yang dilantik masih belum mencapai tahap yang memuaskan. 3) A2-No.8 Program EKSA yang dirancang oleh warga Downing masih belum dilaksanakan sepenuhnya. 4) A4-No.12 Audit pematuhan/audit dalaman dilaksanakan tetapi tidak secara berterusan. 5) A4-No.13 Sebahagian sahaja warga Lebuh Downing yang dimaklumkan mengenai laporan audit dalam. 6) A6-No.19 Program kreativiti dan inovasi hanya dilaksanakan sebilangan kecil sahaja.

ARMENIAN

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

KING

1) 2) 3) 4)

A1 - No. 3 - Amalan EKSA perlu diamal dan dipatuhi dari semasa ke semasa A1 - No. 4 - Dokumentasi berkaitan EKSA tidak dikemaskini A2 - No. 7(b) - Fasilitator dilantik tetapi tidak diberi latihan yang mencukupi A2 - No. 8 - Aktiviti EKSA dirancang tetapi tidak dilaksanakan di peringkat zon. A4 - No. 12 - Audit Dalaman peringkat zon tidak dilaksanakan mengikut jadual yang ditetapkan. A4 - No. 13 - Laporan audit dalaman hanya dimaklumkan kepada sebahagian kakitangan. A7 - No. 20(c) - Analisis penjimatan kos, masa dan tenaga pekerja tidak dlaksanakan.

A1-No. 3 - Amalan EKSA perlu diamal dan dipatuhi dari semasa ke semasa A2 - No. 7(b) - Fasilitator dilantik tetapi tidak diberi latihan yang mencukupi A2 - No. 8 - Maklumat latihan, promosi dan audit tiada & tidak disebarkan A4 - No. 12 - Audit dalaman peringkat zon hanya dilaksanakan sekali 8

5) 6)

CAMPBELL

1) 2) 3) 4) 5) 6)

sahaja A4 - No. 13 - Hasil laporan tidak dihebahkan secara bertulis atau mesyuarat A7 - No. 20(c) - Tiada analisis penjimatan disediakan

A1-No.3 Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh sebahagian warga Lebuh Campbell. A1-No.4 Hanya sebahagian dokumentasi teratur dan dikemaskini. A2-No.7(b) Fasilitator yang dilantik kurang terlatih. A2-No.8 Program/aktiviti EKSA disediakan tetapi tidak dikemaskini. A4-No.12 Audit Dalaman dilaksanakan sekali dalam satu tahun. A4-N0.13 Hasil laporan tidak dihebahkan secara bertulis @ mesyuarat

INDUK

1) A5 – No.16 – Jabatan belum lagi menerima pengiktirafan dari agensi luar kerana belum mendapat pensijilan dari MAMPU. 2) A7 – No. 20(b) – Program kitar semula belum dilaksanakan.

ZON

PENEMUAN BAGI KOMPONEN B

VICTORIA

1) B1-No.1-Lantai pejabat memenuhi tiga kriteria. Terdapat sedikit kekotoran pada lantai. 2) B1-No.2-Tiada program pemantuan dan jadual pembersihan disediakan untuk lantai pejabat. 3) B5-No.9-Terdapat beberapa tray alat tulis tidak disusun dengan kemas. 4) B5-No 11- Tiada tanda/label pada ruangan laci. 5) B5-No.12- Ada beberapa peralatan sedikit berdebu. 6) B6-No.15- Terdapat beberapa bilik/kubikel pegawai yang tiada nama pegawai/kakitangan. 7) B11-No.32- Stor disusun dengan kemas dan teratur namun sedikit berdebu. 8) B11-No.33-Sistem rekod inventori dilaksanakan namun sistem kurang efisen untuk memudahkan pengambilan barang2. 9) B13-No.45-Sudut/bilik cetak/dokumentasi kemas, selamat dan tersusun namun sedikit berdebu. 10) B13-No.46-Peralatan kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur dan baik tetapi kurang kemas.

LIGHT

1) B1-No.1-Terdapat sedikit kekotoran pada lantai. 2) B1-No.2-Tiada program pemantuan dan jadual pembersihan disediakan untuk lantai pejabat. 3) B1-No.3-Terdapat kekotoran pada bahagian dinding. 4) B4-No.8-Hanya sebahagian di ruang kerja/kubikel dalam keadaan teratur dan kemas. In/out tray dan kedudukan laci tidak kemas. 5) B5-No.9-sebahagian alat tulis tidak disusun dengan kemas 6) B5-No.12- Terdapat sebahagian peralatan berada dalam keadaan berdebu. 9

7) B7-No.20- Sebahagian perhiasan berdebu. 8) B8.No.21- hanya sebahagian dalam bilik/ruang menggunakan pelan lantai. 9) B9-No.27- sebahagian meja kerja pegawai tidak kemas. 10) B11-No.33-Sistem rekod inventori disediakan tetapi kurang jelas. 11) B12.No.39-Bilik fail di dalam keadaan berdebu dan tidak kemas. 12) B12-No.40-Sebahagian peralatan kabinet dan rak tidak teratur. 13) B12-No.41- fail disusun teratur tetapi tidak dapat dicapai dalam tempoh 30 saat. 14) B15-No.4- Bilik server/terperingkat didapati berdebu, tidak bersih dan tidak kemas.

QUEEN

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9)

DOWNING

ARMENIAN

B1 - No. 2 - Tiada program dan jadual pembersihan lantai dibuat B4 - No. 7 - Hanya sebahagian peralatan teratur dan tidak seragam B5 - No. 11 - Tiada tanda/label pada ruang dalam laci B7 - No. 20 - Sebahagian Bunga hiasan dalam keadaa berdebu B8 - No. 21 - Sebahagian ruang tidak disediakan Pelan Lantai B8 - No. 25 - Etika penggunaan mesin faks tidak disediakan B10 - No. 29 - Sebahagian meja dan perlatantidak disusun dengan kemas B11 - No. 33 - Buku rekod inventori tidak disediakan B12 - No. 41 - Fail tidak dijumpai dlm tempoh 30 saat (3 org)

1) B-No.2 Warga Lebuh Downing tidak melaksanakan program pemantauan kebersihan. 2) B5-No.11 Hanya sebahagian sahaja peralatan bertanda/berlabel dalam laci. 3) B5-No.12 Sebahagian peralatan berada dalam keadaan berdebu dan tidak bersih. 4) B5-No.13 Tiada tatacara penggunaan mesin fotostat yang dipamerkan. 5) B7-No.20 Barang hiasan yang dipamerkan dalam keadaan berdebu. 6) B11-No.33 Tiada buku rekod iventori disediakan. 7) B12-No.41 Fail tidak dijumpai dalam 30 saat. 8) B13-No.45 Keadaan peralatan didapati berdebu.

1) 2) 3) 4) 5)

B1 - No. 1 - Terdapat lantai yang pecah B2 - No. 3 - Siling di bahagian bilik mesyuarat rosak B4 - No. 8 - Hanya sebahagian peralatan teratur dan kemas B5 - No. 9 - Sebahagian alat tulis tidak disusun dan tidak teratur. B5 - No. 11- Hanya terdapat sebahagian tanda/label pada ruang dalam laci 6) B7 - No. 20 - Bunga hiasan dalam keadaan berdebu 7) B8 - No. 21 - Hanya sebahagian tempat ada pelan lantai 8) B9 - No. 27 - sebahagian meja kerja tidak kemas dan peralatan tidak disusun dengan baik 9) B10 - No. 29 - Sebahagian meja dan perlatantidak disusun dengan kemas 10) B11 - No. 33 - tiada buku rekod inventori 11) B12 - No. 40 - Kabinet dan rak tidak disusun dengan teratur 12) B15 - No. 49 - Bilik Server dalam keadaan berdebu 10

KING

CAMPBELL

INDUK

1) 2) 3) 4) 5) 6)

B1 - No. 2 - ada sampah di lantai B4 - No. 8 - Tiada tray in/out atas meja sebahagian kakitangan B5 - No. 12 - Sebahagian peralatan berdebu B7 - No. 20 - bunga hiasan dalam keadaan berdebu B11 - No. 33 - Tiada buku rekod inventori B13 - No. 45 - Bilik cetak/dokumentasi dalam keadaan berdebu

1) B1-No.2 Tiada program pemantauan dan jadual pembersihan disediakan. 2) B3-N0.5 Didapati keadaan di dalam bilik tahanan dan bilik saksi lampu tidak berfungsi dan tiada laporan dilakukan. 3) B5-No.10 Didapati hanya sebahagian peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan hanya mesin faks didapati rosak. 4) B5-N0.11 Didapati hanya sebahagian tanda/label pada ruang dalam laci. 5) B6-No.15 Tiada tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang disediakan. 6) B8-No.21 Pelan lantai yang disediakan tidak lengkap 7) B8-No.22 Pelan lampu hanya sebahagian sahaja disediakan 8) B8-N0.26 Tindakan pembaikan tidak proaktif (tindakan lewat) 9) B11-No.33 Sistem rekod inventori disediakan tetapi tidak teratur 10) B12-No.39 Bilik fail didapati dalam keadaan berdebu dan tidak tersusun 11) B12-No.41 Carian/capaian fail dalam tempoh 30 saat tidak tercapai. 12) B13-No.45 Sudut/bilik cetak/dokumentasi didapati dalam keadaan berdebu

Tidak berkenaan

ZON

PENEMUAN BAGI KOMPONEN C

VICTORIA

1) C1-No. 3- Ruang lobi utama disediakan buku kedatangan pelawat, sudut informasi untuk pelanggan dan perhiasan yang bersesuaian namun direktori pegawai tidak disediakan. 2) C2-No.8- Carta aliran perkhidmatan tidak disediakan. 3) C7-No.21-Bahan bacaan tidak disusun dengan kemas. 4) C10-No.35-Jadual tugas disediakan namun tidak diselenggarakan. (tidak bertanda). 5) C10-No.37- Tandas OKU tidak disediakan. (bangunan lama)

LIGHT

1) C3-No.10-Sebahagian peralatan di ruang menunggu didapati dalam keadaan tidak kemas. 2) C10-No-35- Hanya sebahagian sahaja maklumat dari jadual tugas dan etika dipaparkan. 3) C10-No.36- Peralatan tambahan seperti Tisu tangan dan bahan pewangi tidak disediakan. 4) C10.No.37- Tandas OKU tidak disediakan. 11

QUEEN

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)

C1- No. 1 - Persekitaran lobi di lebuh queen sedikit berdebu C1 - No. 5 - Perhiasan di kaunter dalam keadaan berdebu. C3 - No. 10 - Peralatan dan hiasan di ruang menungg kurang bersih C4 - No. 12 -Terdapat pokok bunga mati di koridor lebuh queen C4 - No. 13 - Terdapat halangan di laluan pintu kecemasan C10 - No. 35 - Jadual pencucian tandas tidak disediakan C10 - No. 36 - Tiada tisu tangan di tandas wanita (awam) C10 - No. 37 - Tandas OKU tidak disediakan

DOWNING

1) C8-No.28 Sijil perakuan keselamatan mesin angkat tidak dipaparkan. 2) C9-No.30 Bilik Pantri dalam keadaan bersih tertapi berdebu.

ARMENIAN

1) 2) 3) 4) 5)

KING

CAMPBELL

C1 - No. 1 - Persekitaran lobi tidak selaras dengan imej korporat C8 - No. 28 - Sijil Perakuan keselamatan Mesin Angkat tidak dipaparkan. C10 - No. 33 - Gelung paip tiada di aras G-tandas awam wanita C10 - No. 35 - Tiada jadual pencucian di tandas aras 2 C10 - N0. 36 - Tiada bahan pewangi dan tisu tangan di aras 1 dan 2

1) C10 - No. 36 - Hanya 1 tandas sahaja yang tiada tisu tangan 2) C10 - No. 37 - Tandas OKU tidak disediakan

1) C6-No.17 Sistem susunan/capaian/label bahan bacaan tidak teratur 2) C6-No.18 Sistem rekod kawalan tidak disediakan 3) C10-No.37 Tandas OKU tidak disediakan

INDUK

ZON

PENEMUAN BAGI KOMPONEN D

VICTORIA

1) D1-No.1- Pelan Tindakan Kecemasan – Latihan pengungsian bangunan (fire-drill), tanda amaran, pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul tidak disediakan. 2) D2-No.3 – Sebahagian pendawaian pada kabel extension dan komputer tidak kemas. 3) D3-No.5- Alat pemadam api tidak mempunyai tatacara penggunaan. 4) D5-No.14- Buku log peminjaman kunci disediakan namun tidak dikemaskini.

LIGHT

1) D1-No.1 – Tiada bukti bahawa arahan keselamatan dan tiada latihan pengungsian bangunan (firedrill) dilaksanakan. 2) D1-No.2- Tiada lampu kecemasan disediakan. 3) D2-No.3- Pendawaian elektrik elektril dan kabel kurang kemas. 4) D3-No.5 – Alat pemadam api didapati dalam keadaan berdebu dan tiada tatacara penggunaan dipamerkan. 12

QUEEN

1) D1- No. 1 - Latihan pengungsian bangunan (fire-drill) tidak diadakan dan tempat berkumpul tidak disediakan. 2) D1 - No. 2 - Lampu kecemasan tidak berfungsi 3) D3 - No. 5 - Tiada bukti penyelengaraan alat pemadam api dibuat secara berkala

DOWNING

1) D1-No.1 Fire-drill dan tempat berkumpul tidak disediakan. 2) D2-No.3 Sebahagian pendawaian tidak kemas dan selamat. 3) D3-No.5 Alat pemadam api didapati dalam keadaan berdebu.

ARMENIAN

1) 2)

KING

CAMPBELL

D1- No. 1 - Tempat berkumpul semasa kecemasa tidak disediakan D2 - No. 3 - Sebahagian pendawaian tidak kemas dan selamat

1) D1 - No. 1 - Latihan pengungsian bangunan (fire-drill) dan tempat berkumpul tidak disediakan.

1) D1-No.1 Fire-drill dan tempat berkumpul tidak disediakan. 2) D3-No.5 Alat pemadam api didapati dalam keadaan berdebu dan tidak mempunyai tatacara penggunaan. 3) D3-No.7 Pili bomba terhalang dan sukar dilihat 4) D5-No.13 Tiada surat pelantikan terbaru bagi pegawai bertanggungjawab memegang kunci. Buku daftar rekod pengambilan kunci tidak disediakan.

INDUK

Tidak berkenaan

PENEMUAN BAGI KOMPONEN E1/E2

ZON

VICTORIA

1) 2) 3) 4)

Tiada tempat letak kereta untuk OKU disediakan. Terdapat beberapa lot parking kenderaan tidak disediakan dengan jelas. Kawasan persekitaran seperti dibahagian pagar kurang bersih. Sistem kawalan laluan masuk dan keluar pejabat disediakan namun kurang berkesan. Buku keluar masuk pelawat diluar waktu pejabat tidak dibuktikan. 5) Terdapat beberapa pokok bunga yang telah mati dan tidak diselengara dengan baik. 6) Rumput sedikit panjang. 7) Tong sampah sesuai tetapi tidak mencukupi. 13

LIGHT

1) Kawasan persekitaran dalam keadaan kurang bersih

QUEEN

1) E1- No. 1 - Tempat meletak kenderaan disediakan untuk pekerja dan pelawat tetapi tidak disediakan untuk OKU. 2) E1 - No. 2 - tanda/garisan lot parking kurang jelas 3) E1 - No. 3 - Tunjuk arah laluan kepada pelawat tidak menyeluruh 4) E1 - No. 4 - Bahagian belakang tidak bersih kerana pembuangan sampah tidak diselenggara dengan baik. 5) E1 - No. 9 - Terdapat 2 pokok yang tidak dijaga dengan rapi (mati)

DOWNING

1) E1-No.5 Terdapat satu lampu jalan rosak. 2) E1-No.8 Arah laluan disediakan namun tiada rekod keluar masuk. 3) E1-No.13 Pondok pengawal tidak kemas dan kotor.

ARMENIAN

1) 2) 3) 4)

KING

1) 2) 3)

CAMPBELL

INDUK

ZON

VICTORIA

LIGHT

E1 - No. 1- Tempat meletak kenderaan disediakan tetapi tiada lot untuk OKU. E1 - N0. 2 - tanda/garisan lot parking kurang jelas E1- No. 3 - Tunjuk arah laluan pelawat disediakan tetapi kurang jelas E1 - No. 9 - Ada satu pokok bunga telah mati dan tidak diselenggara

E2 - No. 1 - Tempat meletak kenderaan disediakan tetapi tidak sesuai untuk pekerja dan pelawat dan OKU E2 - No. 2 - sebahagian sahaja garisan antara lot-lot disediakan dengan jelas. E2 - No. 4 - Sebahagian kawasan persekitaran berada dalam keadaan baik dan bersih

E1-No.2 Tanda/garisan lot parking kurang jelas E1-No.13 Pondokk pengawal didapati dalam keadaan berdebu dan tidak kemas

Tidak berkenaan

PENEMUAN BAGI KOMPONEN F

Tidak berkenaan (tiada Dewan Mahkamah)

1) F3-No.5- Bahan bacaan didapati dalam keadaan berdebu. 2) F3-No.6- Sebahagian perhiasan di ruang menunggu dalam keadaan berdebu. 14

QUEEN

1) F3 - No. 5 - Ruang menunggu di luar mahkamah bersih, kemas tetapi tidak ceria.

DOWNING

1) F3-No.5 Sofa/tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan bersih dan kemas tetapi tidak ceria. 2) F3-No.7 Tong sampah yang disediakan tidak mencukupi.

ARMENIAN

1) F3 - No. 5 - Bahan bacaan di ruanga menunggu diluar dewan bicara mahkamah tidak disediakan.

KING

1) F2 - No. 3 - Persekitaran bilik bersih, kemas tetapi kurang selamat 2) F3 - No. 5 - Ruang menunggu di luar mahkamah bersih, kemas tetapi tidak ceria.

CAMPBELL

INDUK

1) F2-No.3 Persekitaran bilik tahanan didapati dalam keadaan berdebu 2) F3-No.5 Bahan bacaan didapati dalam keadaan tidak bersih dan tidak ceria 3) F3-No.7 Tong sampah yang disediakan tidak mencukupi. 4) F4-No.8 Persekitaran bilik saksi dalam keadaan tidak bersih. 5) F4-No.9 Etika dan peraturan penggunaan bilik saksi tidak disediakan. 6) F5-No.11 Etika dan peraturan penggunaan bilik sulh / runding cara tidak disediakan.

Tidak berkenaan.

Terdapat peningkatan berdasarkan auditan kedua berbanding auditan kali pertama dijalankan. Berikut disertakan carta sebagai penunjuk perbandingan audit bilangan 1 dan 2 bagi tahun 2015 mengikut kompenan dan zon masing-masing.

KOMPONEN A (KEPERLUAN UTAMA PERLAKSANAAN) 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Victoria

Light

Queen

AUDIT BIL 1/2015

80

78

60

84

AUDIT BIL 2/2015

87.27

85.45

81.81

89.09

15

Downing Armenian

King

Campbell

Induk

79

78

74

80

85.45

87.27

89.09

91.3

KOMPONEN B (RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT) 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Victoria

Light

Queen

Downing Armenian

1 AUDIT BIL 1/2015

83.3

84.2

76.1

89

2 AUDIT BIL 2/2015

89.77

87.65

90.43

92.76

King

Campbell

86.38

83.5

85.2

90.63

94.34

87.39

Induk

KOMPONEN C (TEMPAT UMUM) 100 95 90 85 80 75 70

Victoria

Light

Queen

1 AUDIT BIL 1/2015

84.8

86.9

80.9

92.9

2 AUDIT BIL 2/2015

91.51

93.07

83.63

96.47

16

Downing Armenian

King

Campbell

91.76

82.7

91.5

92.94

95.86

93.93

Induk

KOMPONEN D (KESELAMATAN PERSEKITARAN) 120 100 80 60 40 20 0 1 AUDIT BIL 1/2015 2 AUDIT BIL 2/2015

Victoria

Light

Queen

Downing Armenian

King

Campbell

72.3

86.7

91.4

87.14

85.71

91.4

90.8

83.63

83.33

90

92.85

95.71

98.57

86.15

Induk

KOMPONEN E (KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN) 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Victoria

Light

Queen

1 AUDIT BIL 1/2015

90

90

76

90

2 AUDIT BIL 2/2015

73.33

95

80

86.66

17

Downing Armenian

King

Campbell

86.66

88.5

86.7

86.66

82.85

90

Induk

KOMPONEN F (TEMPAT KHUSUS/MAHKAMAH) 120 100 80 60 40 20 0

Victoria

Light

Queen

Downing Armenian

1 AUDIT BIL 1/2015

88

96

94.66

2 AUDIT BIL 2/2015

92

96

94.66

King

Campbell

92

82.8

81.3

94.66

93.84

78.66

Induk

MARKAH PERBANDINGAN KESELURUHAN AUDIT 1 DAN 2/2015 94.00 92.00 90.00 88.00 86.00 84.00 82.00 80.00 78.00 76.00 74.00 72.00

Victoria

Light

Queen

King

Campbell

Induk

1 AUDIT BIL 1/2015

82.08

85.63

80.07

Downing Armenian 89.62

86.92

84.48

84.92

80.00

2 AUDIT BIL 2/2015

85.1

89.42

86.98

92.08

91.01

92.12

87.54

91.3

5. KESIMPULAN : Hasil audit dalaman bilangan 2/2015 menunjukkan impak yang positif terhadap pelaksanaan EKSA. Semua warga jabatan telah menunjukkan perubahan yang postif dan kefahaman tentang EKSA juga telah menunjukkan peningkatan yang mendadak di kalangan warga jabatan. Disiplin dan pematuhan terhadap kriteria juga meningkat dengan ketara dan ini merupakan petunjuk penerimaan warga jabatan terhadap pelaksaan EKSA secara keseluruhannya.

Laporan Audit Dalaman Bil 2/2015 disediakan oleh Pengerusi Jawatankuasa Audit EKSA Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang

18

GAMBAR – GAMBAR SEBELUM DAN SELEPAS PERLAKSANAAN EKSA JKSNPP MENGIKUT ZON.

1) LEBUH VICTORIA

1. Carta Pergerakan Pegawai Sebelum

Selepas

2. Sudut Kitar Semula Sebelum

Selepas

19

3. Ruang rehat Sebelum

Selepas

4. Bilik Stor Sebelum

Selepas

20

5. Sudut EKSA Sebelum

Selepas

2) LEBUH LIGHT 1. Wiring/Cable Sebelum

Selepas

21

2. Meja Pegawai Sebelum

Selepas

3. Stor Peralatan Pejabat Sebelum

Selepas

22

4. Laci Sebelum

Selepas

3) LEBUH QUEEN

1. Sudut Kitar Semula

23

2. Sudut EKSA

3. Bilik Stor

4. Rak Serbaguna (Ruang Pejabat)

24

5. Bilik/Ruang Dokumentasi

6. Pantry

7. Carta Pergerakan Pegawai

25

8. Rak fail kes aktif

9. Bilik Pegawai

26

4) LEBUH DOWNING 1. Bilik Fail Sebelum

Selepas

2. Bilik dokumentasi Sebelum

Selepas

27

3. Pantry Sebelum

Selepas

4. Bilik Stor dan fail pentadbiran Sebelum

Selepas

28

5. Ruang legar Sebelum

Selepas

6. Sudut kitar semula Sebelum

Selepas

29

7. Tandas Sebelum

Selepas

5) LEBUH ARMENIAN 6. Bilik dokumentasi Sebelum

Selepas

30

7. Bilik fail Sebelum

Selepas

8. Laci Sebelum

Selepas

31

9. Pantri Sebelum

Selepas

10. Rak Penyimpanan Sejadah/Telekung (Surau) Sebelum

Selepas

32

6) LEBUH KING 1. Ruang Informasi Sebelum

Selepas

2. Sudut EKSA Sebelum

Selepas

33

3. Bilik Pegawai Sebelum

Selepas

4. Rak Fail Aktif Sebelum

Selepas

34

7) LEBUH CAMPBELL

1) Peralatan gunasama

2) Alat tulis

3) Sudut Eksa

35

4) Sudut Kitar Semula

5) Laci

6) Pantry

36

7) Bilik Fail

8) INDUK

1. Sudut EKSA

37