OAKLAND UNIFIED SCHOOL DISTRICT  REQUEST FOR QUOTES (RFQ)  October 2, 2015  Chromebooks, carts, and services    I. BACKGROUND   The Oakland Unified School District (the District) wishes to receive quotes for  Chromebooks, carts,  and services.  To ensure equity of access to technology, to promote personalized learning, and to  complete online testing for Common Core State Standards (CCSS), the District plans to  provide a baseline amount of Chromebooks based on numbers of students needing to  take the CCSS assessments with the goal of completing testing in fifteen (15) days or  less. It also plans to purchase additional Chromebooks for targeted schools and  individuals.  The Information Technology Services Department of the District plans to deploy  Chromebooks at each site and manage them remotely with Google Management  Console. In use, the computers will connect to a Cisco Meraki wireless AC  network.  The computers will generally be securely stored in charging carts.  The District intends to select one vendor to provide all of the products and services for a  one year period. Please be aware of this when providing a price quotes for products and  services.    II. REQUIREMENTS  The District is asking for itemized pricing for Chromebooks, carts, and services based  on a minimum commitment of 2000 11” Chromebooks and 50 carts from 11/1/2015 to  10/31/2016 with a consistent price during the time period. Pricing should be based on a  package price of 34 Chromebooks, cart, and services and also a single chromebook in  2 sizes 11” and 14” and both with services. The district will select 4 purchasing windows  during the year: November, February, March and August.  Vendor and vendor​ ’​ s product offerings in response to this Request must have  current WSCA­NASPO Cooperative Purchasing Organization (WSCA)  competitively bid contract and WSCA pricing or better. VARs, resellers, partners,  etc. of awarded contractors (Indirect WSCA partners) may provide pricing, at the   

  option of the participating state and the awarded contractor. WSCA contract is  required.  This project is entirely contingent upon available funding from the Board of Education,  and the District, in its sole discretion, may withdraw this RFQ at any time prior to the  award of contract.    

III. SCHEDULE OF EVENTS  ● A vendor may submit questions via email to [email protected]. Questions and  answers will be posted at http://www.ousd.org/its. Final date for submission of  questions and posting of changes and addenda:   October  14, 2015 at 4:00pm PST.  ● Proposal Due Date: October 19, 2015 at 2:00pm PST  ● Preliminary Selection: October  23, 2015  ● Board Selection: October  28, 2015    IV. INSTRUCTION TO VENDORS  ● Written response packets/demo units shall be submitted to:  John Krull  Chief Technology Officer  Oakland Unified School District  2607 Mrytle St. Rm. 124   Oakland, CA 94607  ● Electronic responses may be submitted by e­mail to: John Krull at  [email protected].  ●

All responses must be received at the Technology Services office located at  2607 Mrytle St. Rm. 124​  ​ Oakland, CA 94607 no later than Oct 23, 2015 at  2:00pm. Responses will not be publicly opened. 

● All questions must be submitted in writing via e­mail to John Krull at  [email protected].  No questions will be accepted after October 14 at 4:00pm.  The District will attempt to post questions and answers within 48 hours of receipt  of question, but cannot guarantee a response to all questions. Vendors are  responsible for monitoring http://ousd.org/its for addenda, changes, and  questions & answers regarding this RFQ. 

 

  ● An individual authorized to legally bind the vendor must sign quotes.  ● The District​ ’​ s Request for Quotes, and the vendor's response, will be  incorporated into the agreement as exhibits.  ● Brochures and product sheets providing technical specifications for services and  systems described in this RFQ should accompany proposals. If the literature  differs in any manner from the systems and equipment being proposed, the  differences must be explained.  ● Quotes will be evaluated based on the following categories:  ● Durability and Usability of Chromebooks as determined by District  ● Demonstrated ability of product to work with grade 3­12 students in a  wireless testing environment  ● Cost of products and services  ● Support  Cost is the most important category, but not the only decision­making  factor. Including cost and other factors, the District reserves the right to  award not to the lowest cost provider but the best choice based on the  above factors  ● The vendor may submit a copy of its Statement of Work (SOW) indicating scope  of work to be provided for services. See required sevices below.  ● Identify and list all intended subcontractors to be used for this project.  The  selected vendor shall be responsible to the District for all work performed either  by its own personnel or its subcontractors  ● Per item pricing should not include tax or regulatory fees, but please note any  ●

Final prices (before tax and regulatory fees) will be based on per item (1. cart of  34 chromebooks with services and 2. single Chromebook plus services). Price  should be based of the minimum guaranteed amount (2000 Chromebooks and  50 carts) for the period of 1 year, November 1, 2015 to October 31, 2016.   

V. PRODUCT & SERVICE REQUIREMENTS    Vendor may submit options for both Chromebook and cart  a. Chromebook Specifications:  ●

 

11" and/or 14”  laptop designed to be a Chromebook and includes Google  Management console in pricing 

  ● ● ● ●

● ● ● ● ●

Product longevity (availability), minimum 1 year ­ the term of agreement  Prefer, but not required, Intel processor  4 GB RAM minimum  802.11ac wireless minimum  Prefer, but not required, touch screen  Prefer, but not required, matte finish  HDMI video out  Audio out  Audio in via USB 

  b. Laptop quantity    ● ●

Number required: 2000  Must provide a two (2) demo units during the evaluation period   

c. Charging cart quantity and configuration    ● Number required: 50  ● Cart should hold a minimum of 34 laptops  ● Cart should lock securely and move easily  ● Cart should charge all computers and have interior outlets  ● Cart should charge with one cord plugged into one standard grounded outlet    d. Services (​ as specified by OUSD)    ● ●

● ● ● ● ● ● ●

Etching of OUSD logo  Asset tagging, labeling, and documentation   Reporting of orders, status, assets information, and delivery  Updated and enrolled to OUSD Google Apps Domain and Google  Managment Console  Remotely added to OUSD Meraki wireless network  Direct delivery to OUSD sites.  Chromebooks set up in carts, labeled, with cord management  Cart includes labels and lock  Chromebooks must be ready to use upon delivery 

   

 

 

    VI. TEMPLATE FOR PRODUCT & SERVICES SUBMITTAL (​ ONE PER OPTION​ ):  VENDOR NAME:  CHROMEBOOK MODEL:  PRICE PER CHROMEBOOK (11” or 14”) with Google Management Console and all  services):  CART MODEL:  PRICE FOR 1 CART with 34 11” Chromebooks, Google Management Console,  and all  services: