Executive  Committee  Meeting   1  August  2015  /  2:00  PM   Willow  Park,  Logan,  Utah  

 

 

Welcome   Present   Liz  Woolcott,  Joseph  Anderson,  JaDene  Denniston,  Shawn  Bliss,  Shay  Woodruff-­‐Walton,  Dory   Cochran,  Karen  Bowling,   Approval  of  Minutes   The  minutes  of  the  previous  meeting  were  unanimously  approved  as  distributed.   24th  of  July  Parade  July  Business  Meeting  recap     See  attached  notes  taken  by  Dory   Jan  Brett  Results   We  are  one  of  the  recipients  of  the  Jan  Brett  Book  Tour  visits.  Julie  Barlow  will  ask  about  using   the  auditorium  at  Mt.  Logan  Middle  School.  We  need  to  inquire  about  permits  for  parking  the   tour  bus.  The  event  will  be  held  on  Friday,  December  11  at  6pm.  We  need  to  get  the  promoters   a  copy  of  our  local  media  and  our  media  contacts  (Dory  will  send  this  list  to  JaDene).  JaDene  will   talk  to  Penguin  and  ask  about  promotional  materials  and  will  e-­‐mail  them  about  a  priority  list.   JaDene  will  also  create  an  announcement  about  the  event  and  Karen  will  e-­‐mail  it  to  the   membership.  Let’s  be  sure  to  include  the  book  cover  for  The  Turnip  and  Jan  Brett’s  website  in   our  promotional  materials.   Fundraising  Preparation  Planning   Possibility  for  fund  raising  with  Jan  Brett  event  through  the  King’s  English.  We  decided  we  need   more  information  before  applying  for  501c  status.  Liz  will  try  to  find  someone  at  USU  to  help  us   with  this.  The  plan  is  to  set  up  a  meeting  that  everyone  can  attend.     Unconference  Planning   Dory  has  been  reading  up  on  Unconferences  and  will  continue  her  research.  Our  Unconference   is  planned  for  Saturday,  November  7  at  9:30-­‐11:30  am  or  10:00-­‐12:00  am.  Liz  will  contact  the  

North  Logan  library  about  using  their  facility  as  a  venue  for  the  conference.  Shawn  contacted   Summit  County  about  the  idea  and  they  really  liked  it.  We  need  to  get  the  information  out  in   the  newsletter  so  we  can  get  interest/consideration  started  about  collaboration  as  a  theme.  We   need  to  get  some  PR  points/ideas  out  and  create  a  theme/slogan.  Dory  will  create  an   Unconference  flyer.   Position  Descriptions   We  need  everyone  to  post  their  descriptions  in  Google  docs   Nominating  Committee   Lets  begin  working  on  a  list  of  names  for  the  committee  or  of  people  to  nominate   Ambassador  Programs   Everyone  has  agreed  to  participate  in  the  ambassador  program.  We  need  to  ask  someone  to   lead  the  group.  Liz  will  contact  Robert  Shupe  about  taking  on  this  role.  Shawn  will  work  on   promotional  materials.  We  need  to  have  the  leader  of  the  ambassadors  take  a  look  at  any   promotional  materials  before  they  are  finalized.   Upcoming  Member-­‐related  Events   August  13  or  14  is  Ginny  Tremaine’s  retirement  party  at  the  Hyrum  library.  Joseph  will  contact   Emily  Coltrin  to  find  out  the  date  and  let  us  know.  Also  the  Larsen-­‐Sant  library  Centennial   celebration  will  take  place  on  August  12  at  7  pm.  We  need  to  send  an  e-­‐mail  to  the   membership.   Update/Clean  Up  Membership   We  need  to  go  through  the  membership  and  e-­‐mail  lists  and  clean  up  errors,  delete  members   who  have  moved  and  attempt  to  update  incorrect  information.  Karen  will  begin  working  on  this   project.   Newsletter  Update   Dory  will  let  us  know  what  content  in  planned.  August  14th  is  the  next  publishing  date.   Webmaster  Update   There  was  a  big  spike  in  interest  in  the  events/activities  page  and  the  employment  continues  to   be  a  popular  page.   Upcoming  CVLA  Social  Events   The  social  committee  had  planned  a  croquet  activity  on  August  15  at  10  am  at  Lundstrom  park.     We  will  send  out  an  e-­‐mail  and  Joseph  will  create  an  event  page.  Remember  to  include  a  

reminder  to  bring  a  chair.  There  is  a  Corn  Maze  activity  planned  for  October  24  at  the  AWHS  (?   ?  Heritage  Center)   Upcoming  CVLA  Programming   The  next  business  meeting  will  be  held  on  Thursday,  September  10  at  5  pm  at  Stokes  Nature   Center  located  in  the  mouth  of  Logan  canyon.  Assignments  are  as  follows:   Flyer:  Shay  (2  weeks  prior)   Email:  Karen  (inc.  map)   Facebook  Event:  Joseph   Press  Release:  Dory   Sign-­‐In  Table:  JaDene  (Karen  will  send  out  role)   Program  Write-­‐up:  Joseph   Photography:  Liz   Minutes:  Dory   Future  business  meetings:  November  at  the  Smithfield  Public  Library  (Karen)  and  January  with   location  TBD  (JaDene).   Presidential  Initiatives   A:  Increase  membership/ownership  of  CVLA   B:  Still  working  on  outreach   C:  Increasing  visibility  is  going  forward   D:  As  organization  grows  we  need  to  look  for  small  opportunities  to  serve—talk  about  at   business  meeting   Next  Meeting   September  19  (3rd  Saturday)  at  Joseph  Anderson’s  home   Adjournment     Minutes  submitted  by:   Karen  Bowling   Approved  by: