BVA  Regular  Meeting  10/5/11     Meeting  called  to  order  by  Interim  Board  President  Brian  Greenshields  7:05pm.   Establish  Quorum   Brian  Greenshields   Cathy  Gomes   Bill  Shaw   Matt  Binder   Bob  Evans   Marilyn  McMasters   Nancy  Henderson   Ben  Nurse     Consent  Items   Nancy  makes  motion  to  approve  the  consent  items  of  the  agenda  and  the  meeting  minutes   from  9/28.    Bob  seconds.    All  in  favor.    Motion  passed.  Consent  items  approved.     Comments  from  Community   Sarah  Laflan  –  is  concerned  that  the  handbook  is  not  out  yet.    Comment  about  moving   school  –  she  likes  this  location,  but  there  is  support  to  move  back  to  Bay  View.   Cecile  McLean  –  volunteer  policy  –  wants  it  on  the  next  agenda.  1058  community  hours!  8   parents  have  also  made  their  30hours/year.   Marilyn  McMasters  –  Whole  Foods  fundraiser.    Marilyn  to  look  into  it  more.   Cathy  –  Rotary  club  to  donate  3rd  grade  thesauruses.   Carol  Royal  –  wanted  to  know  if  the  teachers  are  getting  help.    The  kids  bathrooms  need   to  be  fixed  by  MPUSD.   Jo  Greenshields  –  wondering  about  the  fire  marshal  inspection.      Mr.  Barlas  explained    that   the  MPUSD  Facilities  Director  has  a  inspection  on  file  from  June  and  that  the  MFD  will  be   coming  to  look  at  the  plan  for  emergency  egress.    Brian  asked  that  MFD  comes  out  again.   Camilo  Wilson  –  encourage  Board  to  send  emails  about  meeting  and  send  out  minutes.     There  has  been  no  direct  communications  from  the  Board  to  the  parents.    Camilo  feels   that  the  paragraph  about  not  responding  to  the  community  comments  is  illegal  from  the   Brown  Act  perspective.    Also  concerns  about  the  CVO  meeting  tomorrow.    He  feels  that   there  hasn’t  been  enough  communication.    Brian  explained  the  format  of  the  meeting  and   the  approval  of  the  by-­‐laws.      He  would  also  like  to  see  some  way  for  the  parents  to   connect  to  each  other.    Facebook,  emails,  etc.    Additionally  he  would  like  to  see  the  by-­‐ laws  changed  to  make  the  Board  President  the  CEO,  not  the  principal.  Model  lessons,   reading  about  techniques,,  watching  videos.     Teacher  Support   Board  and  Mitch  met  and  discussed  general  support  for  all  teachers  .    Mitch  reported  that   BVA  has  partnered  with  BTSA  program  to  help  new  teachers.    All  5  new  teachers  have   started  the  2  year  program.    Coach  to  come  here  and  the  teachers  will  go  observe  other   master  teachers.    Another  idea  was  that  the  teachers  goes  into  each  other  classrooms  and   help  each  other.    Matt  brought  up  the  idea  of  having  the  teachers  meeting  collaboratively   to  try  to  work  together.    Mitch  indicated  that  once  a  week  the  teachers  are  working   together.    Brian  thought  that  this  might  be  a  good  discussion  for  the  advisory  committee.     Cathy  asked  about  the  student  make-­‐up  and  if  the  teachers  have  enough  support  with  the   active  students.    Sarah  brought  up  about  bringing  on  an  aide.    Mitch  will  put  together  a   volunteer  handbook  will  the  help  of  Cecile.    Mitch  is  going  into  the  classrooms  informally  

right  now.    The  advisory  committee  is  recommending  the  formal  evaluation  process.    Ben   wants  to  see  Mitch  in  the  classrooms  now  to  see  what  the  issues  are  and  how  to  handle   them.     Student-­‐Parent-­‐Family  Handbook   Discussion  and  changes  made  on  the  handbook.    Bob  makes  motion  to  adopt  the  student-­‐ parent-­‐family  handbook  and  policies  herein.    Marilyn  seconds.    Discussion:  Bill  mentioned   that  we  are  now  adopting  a  number  of  policies.    All  in  favor.    Motion  passes.     CVO  Meeting   By-­‐laws  have  been  drafted.    Brian  presented  about  the  creation  of  the  CVO,  why  it  is   created  and  how  it  will  work.    Discussion  around  the  meeting  and  the  by-­‐laws.           Parent  Contribution  Letter   Ben  makes  motion  to  adopt  contribution  letter.  Marilyn  seconds.    No  discussion.    Motion   passes.       Prop  39   Due  November  1st.    Discussion  around  asking  for  Bay  View.    Separate  campaign  to  get   community  and  political  support.    Brian,  Bob  and  Bill  .   Cathy,  Matt,  Bill  and  Brian  to  help  with  the  application.    Look  at  the  CCSA  web  site.     Closed  Session   Return  to  open  session   Report:  Speech  therapist,  Laura    Heyden,  was  approved  to  be  hired  for  $55/hr.     After  School  Clubs   Cathy  proposes  letting  some  of  these  clubs  come  in.    Good  News  Club  and  the  Girl  Scouts.     Liability  insurance  needs  to  be  evaluated  and  then  we  will  allow  the  clubs  to  come  in  as   long  as  they  know  that  they  might  be  moved  around  as  our  programs  are  developed.     Principal  Report   CCSA  conference  Feb  27-­‐  March  1st.        Computers  from  MIIS  will  be  used  for  computer   labs.    Playground  will  be  resurfaced  over  Fall  break.    Teachers  are  developing  report   cards.     Agenda  for  next  meeting  10/19   Volunteer  policy  and  children  riding  in  cars  with  volunteers.   Communications  from  the  Board  to  the  community  –  respond  to  emails,    re-­‐examine  the   community  comments  in  the  agenda.   Should  we  change  by-­‐laws  to  not  have  the  principal  at  the  CEO,  but  put  that  on  the  Board   President.   Bathrooms  and  blacktop  cleaning   Prop  39   Fence  –  securing   CCSA  conference  decision  by  Oct  21  –  how  many  and  who   Aide  –  how  much  and  how  many?   Complaint  policy     Meeting  adjourned  10:45pm