SCLS​ NJ

BUDGET 2016 Presented to the 

Somerset County Library Commission    March 2, 2016

 

 

 

SCLS​ NJ​ BUDGET 2016

2015 IN REVIEW    We accomplished the following major objectives. Those in ​ bold​  are 2015 budget objectives.  Those in ​ bold italics​  are strategic plan objectives.    ● Absorbed the entire cost of the Bridgewater Lease. ​ We continue to seek better  terms.  ● Completed the reorganization of the upper management of the Library.  ● Led a community celebration of the Library’s 85th anniversary at the 4H  Fair.  ● Introduced a highly­successful “Lucky Day” Collection at each branch.  ● Moved the Marketing Department to space at the  Manville Library.  ● Made significant progress toward establishing a  model “community commons” space at Manville.  We also took advantage of a recarpeting project at  Warren to reconfigure a portion of the lower level  into the beginning of a “community commons”.  ● SCLS was named a “Star Library” once again by ​ Library  Journal,​  one of only six in New Jersey.  ● Continued consolidating and centralizing  system­level activities such as money handling,  bank deposits and reconciliations  ● Finished implementing recommendations of the marketing/publicity study.  ● Implemented the following positions: Director of Operations, Support  Services Manager.  ● Expanded hours and made uniform operating schedules throughout our  branches.  ● Conducted an innovative targeted marketing campaign to attract new users.  ● Developed a strategic technology plan.  ● Began a concerted effort at balancing and redeveloping branch collections.  ● Consolidated the Library’s social media presence.  ● Added notary services at every branch.  ● Centralized all press releases through the Marketing Department  ● Began a large­scale rollout of Chrome­based devices for staff use, at considerable savings  over the aging, traditional desktop PCs they are replacing  ● Rolled out Google for Work for staff and provided hands­on training for everyone 

1 

 

 

SCLS​ NJ​ BUDGET 2016

What’s in store for 2016?    Despite maintaining essentially flat budget growth, our plan for 2016 continues to support the  Library's strategic plan initiatives through a continued focus on streamlining, batching and  consolidating workflows.  ​ Goals that specifically support our strategic plan are in bold​ .   

We will ...  ● ● ●

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Implement CIPA compliant Internet filtering for public PCs and WiFi access  Update and modernize our network infrastructure system wide  Continue rolling out Chrome devices for  staff desktop use and appropriately­scaled  low­cost PCs elsewhere  Systematize copier contracts  Begin planning for a new Integrated  Library System  Streamline the hiring process for high  turnover positions  Implement an internship program in  Marketing  Expand efforts at “pushing” information to  users to market materials and programs  Implement a new events calendar  Transition to encumbrance­based  purchasing  Rework the performance evaluation process  to take advantage of Google for Work  Explore Open Borrowing  Enhance system programming collaboration  Better focus on and promote preschool programming around early literacy skills  Use outcome measures to evaluate the success of programs  Address accessibility issues system wide  Expand Sunday hours  Explore options for integrating health insurance with the County  Hold down increases in the tax rate to the amount needed to accommodate negotiated  pay increases, vendor price increases and increases to PERS.  Find suitable spaces for the reorganized management team.  Update our current classification system, now more than twenty years old, by conducting  a comprehensive classification and pay study using Hay methodology [carried over from 

2 

 

SCLS​ NJ​ BUDGET 2016 ●

2013].      Continue implementing key goals of the strategic plan.  ○ Continue consolidating and centralizing system­level activities  ○ Seek to provide at least one automated access point for DVDs and/or  other popular materials outside library walls [carried over from  2014].  ○ Completely revise the Library’s web and social media presence  [carried over from 2014]. 

 

 

 

3 

 

SCLS​ NJ​ BUDGET 2016 RESOLUTION SETTING THE 2016 BUDGET FOR THE SOMERSET  COUNTY LIBRARY SYSTEM  RESOLUTION #2016­023 

          WHEREAS, ​ the Somerset County Library Commission has carefully considered the budget requirements  for providing library services to the fifteen member municipalities it serves;      NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED​  ​ that the Commission adopts an operating budget in the  amount of $17,307,468 and sets the Library Tax Rate at a level to provide $16,716,759,      AND REQUESTS​  ​ that the Board of Chosen Freeholders accept this budget and the tax rate it requires.        DATED:  March 2, 2016   __________________________  Chris Corsini, Vice Chairman        I certify that the above is a true copy of a Resolution passed by the Somerset County Library Commission  at the meeting held on March 2, 2016.    __________________________  Brian K. Auger  Secretary to the Commission       

4 

 

SCLS​ NJ​ BUDGET 2016

REVENUES         

  Taxes  A&O Taxes  State Aid  Fines  Non­resident fees  Copying Fees  Interest  General Reserves  Total 

2015  $16,317,140  $40,000  $86,306  $50,000  $5,000  $1,500  $13,165  $300,000  $16,813,111 

2016  $16,716,759  $13,151  $92,058  $64,000  $5,000  $2,500  $14,000  $400,000  $17,307,468 

DELTA  2.45%  ­67.12%  6.66%  28.00%  0.00%  66.67%  6.34%  33.33%  2.94% 

  Notes: The 2016 tax increase without the spending for implementation of CIPA compliant  filtering is 1.99%     

   

5 

 

SCLS​ NJ​ BUDGET 2016

EXPENSES – PERSONNEL     

 

 

  2015 Budget  2015 Actual  2016  110  Salaries  $9,801,344  $9,617,966  $9,978,710  113  FSA Claims & Administration  $5,000  $5,065  $5,200  115  Waivers In Lieu of Benefits  $85,000  $85,386  $101,000  136  Health Benefits  $1,680,040  $1,661,030  $1,680,000  920  Dental Benefits  $72,000  $65,514  $71,000  137  Social Security  $756,305  $716,300  $771,098  139  Pension  $883,760  $883,759  $1,021,637  410  Staff Development  $89,960.00  $72,107.76  $89,960.00  Totals  $13,373,409  $13,107,128  $13,718,604 

 

Delta to  2015  Delta to  Budget  2015 Budget  $177,366  1.81%  $200  4.00%  $16,000  18.82%  ­$40  0.00%  ­$1,000  ­1.39%  $14,793  1.96%  $137,877  15.60%  $0  0.00%  $345,195  2.58% 

  Notes  1. Staff Development costs include training and conference costs. Industry standards  call for a staff development budget of 1% – 3% of total personnel costs. Our staff  development costs are 0.66% of the personnel budget.  2. Pension costs reflect the loss of the offset from last year’s credit of the overcharge  two years previously as well as a real increase of 5.4% for 2016.   

 

6 

 

SCLS​ NJ​ BUDGET 2016

EXPENSES – SERVICES     

   

 

    282  Preservation  281  Programs  330  Books  334  Periodicals  335  Videos/DVDs  336  Audio Materials  337  Circulating CD­ROMS  338  Electronic Databases & Microfilm  339  Digital Materials  Totals 

2015  $500  $124,000  $1,093,000  $115,000  $190,000  $170,000  $15,000  $225,000  $190,490  $2,122,990 

2016  $500  $134,000  $1,093,000  $115,000  $190,000  $170,000  $15,000  $225,000  $190,490  $2,132,990 

  Notes  1. The program budget was increased by $10,000.  2. Materials and programming expenses total 12.32% of the total budget.     

7 

 

SCLS​ NJ​ BUDGET 2016

EXPENSES – OPERATING     

 

  201  Outside Contracts  210  Advertising  220  Postage  230  Printing  TBD  Marketing  250  Auto Repairs  260  Automation Expenses  TBD  Equipment Service/Repairs  270  Legal  280  Audit  285  Consultants  283  Insurance/Bonding  284  Municipal payments  450  Travel Expenses  250  Vehicle Expenses  530  Equipment  570  Furniture/Fixtures  580  Medical Supplies  360  Supplies  740  Gasoline  940  Bibliographic/Resource services    Totals 

2015 Budget  2015 Actual  $8,668  $1,000  $25,000  $19,000    $11,000  $8,000  $356,000  $11,000    $48,000  $16,000    $0    $95,000    $561,844    $21,000  $0    $6,000  $32,000  $200  $57,000  $6,000  $34,000  $1,316,712 

$10,239  $533  $23,801  $28,163  $5,104  $390,704  $37,696 

$23,890  $7,397  $34,798  $0  $44,259  $4,746  $33,571  $644,901 

2016 

Delta to 2015  Delta to 2015  Budget  Budget 

$8,700  $750  $15,000  $19,000    $11,000  $6,000  $486,140  $11,000    $40,000  $6,975  $40,000  $97,850  $544,259    $22,000  $6,000  $9,000  $32,000  $200    $60,000  $6,000  $34,000  $1,455,874 

$32  ­$250  ­$10,000 

0%  ­25%  ­40%   

  ­$2,000  $130,140 

  ­25%  37%   

­$8,000  ­$9,025  $40,000  $2,850 

­17%  ­56%  100%  3%   

$1,000  $6,000  $3,000   

5%  100%  50%     

$3,000      $139,162 

5%      11% 

 

Notes  1. Where the 2015 Actual column is blank, it is because the County’s accounting  software subsumed the figure in a broader category. For example, “Printing” and  “Marketing” were combined. An additional result of this is that the column “Delta to  2015 Actual” does not total. This anomaly has been corrected for the 2016 budget  year.  2. Automation expenses include new costs for filtering software and payments to the  Improvement Authority for the new equipment required system wide.  3. Municipal payments are reduced in 2016 as a result of a lower assessment by the  Township of Bridgewater.     

8